Office Manager / Executive Assistant /m/w/d)

Zur Verstärkung unseres suchen wir eine Executive Assistant / Office Manager (m/w/d), die Professionalität, Struktur und Serviceorientierung mit einem hohen Qualitätsanspruch verbindet.

Aufgaben

Sie sind die zentrale organisatorische Schnittstelle unseres Hauses.

Sie sorgen für einen reibungslosen Ablauf im Büro – vorausschauend, diskret und mit einem Blick fürs Detail.

Sie arbeiten eng mit der Geschäftsführung zusammen, unterstützen unsere Teams und repräsentieren Captiva nach außen mit Souveränität.

Ihre Aufgaben im Detail:

• Organisation und Sicherstellung eines professionellen Büroalltags
• Unterstützung der Geschäftsführung (Terminplanung, Reiseorganisation, Reisekosten, Vorbereitung von Meetings)
• Koordination von Investorenterminen und externen Partnern
• Rechnungsprüfung in Zusammenarbeit mit Finance
• Post- und Dokumentenmanagement inkl. strukturierter Archivierung
• Lieferantenmanagement und Bestellwesen
• Organisation von Events, Messebesuchen und internen Terminen
• Unterstützung bei Präsentationen und administrativen Projekten
• Verwaltung von Firmenwagen, Mobiltelefonen und Hardware
• Sicherstellung eines gepflegten und repräsentativen Erscheinungsbildes der Büro- und Außenbereiche

Qualifikation

• Erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Berufsausbildung oder eine vergleichbare kaufmännische Weiterbildung
• Erste Berufserfahrung als Assistenz oder im Office Management in einem dynamischen Umfeld sind wünschenswert
• Selbständige, strukturierte, lösungsorientierte und präzise Arbeitsweise sowie ein hohes Maß an Eigeninitiative und Kommunikationsstärke in Wort und Schrift
• Souveränes, gepflegtes und verbindliches Auftreten
• Sehr gute Kenntnisse in MS-Office

Benefits

• Direkte Zusammenarbeit mit der Geschäftsführung
• Kurze Wege, klare Kommunikation, echte Verantwortung
• Eine hochwertige, professionelle Arbeitsumgebung
• Ein Team mit Anspruch, aber ohne Allüren
• Raum für Eigeninitiative und Mitgestaltung
• Langfristige Perspektive in einem stabilen, erfolgreichen Unternehmen

Wir suchen keine reine Assistenz im Hintergrund.

Wir suchen eine Persönlichkeit, die mitdenkt, mitgestaltet und Verantwortung übernimmt.