Office Manager (m/w/d) (20 Std./Woche | Präsenzrolle vor Ort)

Office Manager (m/w/d) (20 Std./Woche | Präsenzrolle vor Ort)

Leverkusen – Festanstellung

Es ist spannend und abwechslungsreich bei uns:

• Unterstützung des Vorstands, der Geschäftsführung sowie der Geschäftsleiter:innen in administrativen und organisatorischen Themen
• Montag und Dienstag sind feste Präsenztage im Büro mit jeweils 8 Stunden Regelarbeitszeit sowie zusätzlichen 4 Stunden, die bedarfsorientiert abgestimmt werden
• Professionelle Ansprechperson für interne und externe Anliegen mit exzellenter, adressatengerechter Kommunikation in deutscher und englischer Sprache
• Strukturierte Koordination von Terminen – inklusive Vor- und Nachbereitung und Ablage relevanter Dokumente
• Planung und Organisation von Dienstreisen sowie eigenständige Abwicklung und Dokumentation verschiedenster Abrechnungen in Abstimmung mit der Finanzbuchhaltung
• Sicherstellung einer professionellen Büroorganisation und eines strukturierten Office-Umfelds einschließlich Betreuung von Gästen und Mitarbeitenden, Organisation von Post-, Paket- und Versandprozessen, Catering- und Veranstaltungskoordination sowie Sicherstellung der täglichen Office-Versorgung und relevanter Warenbestellungen (z. B. Kaffee, Tee, Milch, Snacks und Verbrauchsmaterialien)
• Pflege von Dokumenten und Daten sowie Unterstützung bei Recherchen und administrativen Projekten
• Unterstützung im Bereich Fleet Management einschließlich Koordination, Pflege und Verwaltung des Fuhrparks sowie organisatorischer Betreuung fahrzeugbezogener Prozesse und Unterlagen
• Betreuung der Telefonzentrale einschließlich professioneller Annahme, Weiterleitung und Dokumentation eingehender Anrufe sowie Verwaltung der Klingel- und Zutrittssysteme
• Idealerweise Interesse an personalbezogenen Themen sowie Bereitschaft, sich perspektivisch in ausgewählte HR-Prozesse und administrative People-Themen einzuarbeiten

Passen wir zueinander? Du hast...

• Erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation sowie idealerweise mehrjährige Berufserfahrung im Assistenz- oder Office-Management-Umfeld, bevorzugt in einem internationalen Unternehmen oder einer börsennotierten Aktiengesellschaft
• Eine selbstständige und strukturierte Arbeitsweise, gepaart mit Pragmatismus und Durchsetzungsvermögen
• Eine ausgeprägte Teamorientierung sowie eine Hands‑on‑Mentalität – du arbeitest gerne agil und flexibel mit anderen und packst dort mit an, wo Unterstützung gebraucht wird
• Kommunikationsstärke sowie einen souveränen, empathischen und professionellen Umgang mit unterschiedlichsten Menschen und Situationen in einem internationalen Umfeld
• Die Fähigkeit, Prioritäten zu setzen und den Überblick zu behalten – sehr gutes Selbst‑ und Zeitmanagement
• Ein sicherer, routinierter Umgang mit MS Office sowie mit digitalen Arbeits‑ und Kommunikationstools
• Exzellente Deutsch‑ und sehr gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift