Office Manager (m/w/d) Buchhaltung & Assistenz der Geschäftsführung

Du wirst zum administrativen und buchhalterischen Rückgrat unseres Unternehmens. Du sorgst dafür, dass alle kaufmännischen Abläufe sauber, rechtssicher und termingerecht laufen von der Eingangsrechnung über die Lohnvorbereitung bis zur Behördenpost.

Gleichzeitig bist du die enge Vertrauensperson der Geschäftsführung in allen organisatorischen und administrativen Belangen. Eine Rolle für jemanden, der gerne Ordnung schafft, mitdenkt und Verantwortung übernimmt.

Aufgaben

• Vorbereitende Finanzbuchhaltung in Abstimmung mit dem Steuerberater (DATEV Unternehmen Online oder vergleichbar)
• Bearbeitung der Eingangs- und Ausgangsrechnungen, Kontierung, Mahnwesen
• Vorbereitung der monatlichen Lohn- und Gehaltsabrechnung in Abstimmung mit dem Steuerberater
• Allgemeine schriftliche Korrespondenz: Briefe, Behörden, Versicherungen, Vermieter, Lieferanten
• Personalverwaltung: Verträge, Personalakten, Urlaubsplanung, Krankmeldungen, Arbeitszeugnisse
• Allgemeine administrative Aufgaben und Office Management (Bestellung Büromaterial, Verträge, Versicherungen)
• Direkte Assistenz der Geschäftsführung: Termine, Reisebuchungen, Vorbereitung von Entscheidungsvorlagen
• Schnittstelle zu Steuerberater, Versicherungen, Behörden und der BGHW
• Pflege und Verwaltung relevanter Dokumente und Verträge

Qualifikation

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung (z. B. Industriekaufmann/-frau, Steuerfachangestellte/r, Bürokaufmann/-frau, Kaufmann/-frau für Büromanagement) oder vergleichbare Qualifikation
• Mind. 5 Jahre Berufserfahrung in vergleichbarer Position
• Solide Kenntnisse in der vorbereitende Finanzbuchhaltung (DATEV, Lexware oder vergleichbare Systeme)
• Sicherer Umgang mit MS Office (insbesondere Excel, Word, Outlook)
• Strukturierte, zuverlässige und eigenständige Arbeitsweise
• Diskretion und absolute Vertrauenswürdigkeit — du arbeitest mit sensiblen Unternehmensdaten
• Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift; Englischkenntnisse von Vorteil
• Hands‑on‑Mentalität und Lust, in einem dynamischen Umfeld mit anzupacken
• Idealerweise erste Erfahrung im E‑Commerce oder Versandhandel (kein Muss)
• Wohnort im Großraum Jüchen / Neuss / Mönchengladbach / Grevenbroich / Korschenbroich / Düsseldorf oder Umzugsbereitschaft

Benefits

• Attraktives Gehalt: 4.000 – 4.800 € brutto/Monat (je nach Erfahrung)
• Unbefristete Festanstellung in Vollzeit
• 30 Tage Urlaub
• Eigenverantwortliche Schlüsselrolle mit direktem Draht zur Geschäftsführung — du bist die rechte Hand des CEO
• Flache Hierarchien, kurze Entscheidungswege — kein Konzern, keine Politik
• Junges, kompaktes Team mit echtem Teamgeist und persönlichem Umgang
• Wachsendes Team mit echten Aufstiegs‑ und Entwicklungsmöglichkeiten — wir wachsen, du wächst mit
• Modernes Büro in Jüchen (geplanter Umzug in den Neubau Mitte 2026)
• Eigenes Firmengelände mit ausreichend kostenlosen Parkplätzen direkt vor der Tür
• Echte Mitgestaltungsmöglichkeiten in einem wachsenden, profitablen Unternehmen
• Sicherer Arbeitsplatz in einem profitablen, etablierten Unternehmen — kein riskantes Startup