Office Manager (m/w/d) – Vollzeit oder Teilzeit (min. 50%)

Über uns

Bei Viscan verwandeln wir jede Herausforderung in eine spannende Reise. Als Vorreiter der digitalen Transformation im Bauwesen schaffen wir mit modernster Technologie und intelligenten Softwarelösungen die Grundlage für die Infrastruktur von morgen. Unsere Leistungen verbinden Vermessung, Ingenieurwesen, BIM, Digitalisierung und Projektmanagement zu innovativen Gesamtlösungen für anspruchsvolle Infrastruktur- und Bauprojekte.

Zur Verstärkung unseres Teams am Standort Stuttgart suchen wir ab sofort eine engagierte Persönlichkeit für die Position Office Manager (m/w/d), die unsere technischen und kaufmännischen Prozesse unterstützt und aktiv zur Weiterentwicklung unserer Unternehmensgruppe beiträgt

Deine Aufgaben

Kaufmännische Verwaltung

• Erstellung, Bearbeitung und Nachverfolgung von Angeboten
• Vorbereitung und Erstellung von Rechnungen
• Unterstützung bei Angebots- und Auftragsverfolgung
• Pflege von Kunden-, Lieferanten- und Projektstammdaten
• Bearbeitung des Postein- und -ausgangs
• Termin- und Fristenüberwachung
• Allgemeine Korrespondenz mit Kunden, Behörden und Geschäftspartnern

Projektunterstützung

• Administrative/kaufmännische Unterstützung der Projektleiter und Fachbereiche
• Anlage und Pflege von Projekten im ERP-System
• Dokumentenmanagement und digitale Projektaktenführung
• Erstellung von Projektübersichten, Auswertungen und Statusberichten
• Nachverfolgung von Projektständen und Fristen
• Unterstützung bei Ausschreibungen und Vergabeverfahren

Finanz- und Rechnungswesen

• Vorbereitung von Buchhaltungsunterlagen für die Steuerberatung
• Prüfung und Bearbeitung von Eingangsrechnungen
• Mitwirkung im Controlling und Berichtswesen

Einkauf, Verträge und Fuhrpark

• Einholung und Vergleich von Angeboten
• Koordination externer Dienstleister und Lieferanten

Organisation, Digitalisierung und Qualitätsmanagement

• Unterstützung bei der Pflege und Weiterentwicklung von Managementsystemen (z. B. ISO 9001 und ISO 27001)
• Dokumentation und Optimierung von Prozessen und Arbeitsanweisungen
• Mitwirkung bei Audits und Zertifizierungen
• Pflege von Unternehmensvorlagen und Dokumentationen
• Unterstützung bei der Digitalisierung kaufmännischer Prozesse

Dein Profil

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, z. B. als Kaufmann/Kauffrau für Büromanagement , Industriekaufmann/Industriekauffrauoder vergleichbare Qualifikation
• Mehrjährige Berufserfahrung in kaufmännischen Verwaltungsprozessen
• Idealerweise Erfahrung in einem Ingenieur-, Architektur- oder technischen Dienstleistungsunternehmen
• Kenntnisse im Rechnungswesen und Controlling von Vorteil
• Sicherer Umgang mit Microsoft 365 (Outlook, Excel, Word, Teams)
• Erfahrung mit ERP-Systemen (z. B. Xentral, DATEV oder vergleichbare Systeme)
• Strukturierte, selbstständige und sorgfältige Arbeitsweise
• Ausgeprägtes Organisationsgeschick und Kommunikationsstärke
• Hohe Service- und Kundenorientierung
• Zuverlässigkeit, Diskretion und Verantwortungsbewusstsein
• Freude an Teamarbeit sowie Interesse an digitalen Prozessen und neuen Technologien

Wir bieten

• Eine vielseitige und verantwortungsvolle Position mit Entwicklungsmöglichkeiten
• Mitarbeit in einem innovativen Unternehmen an der Schnittstelle von Ingenieurwesen und Digitalisierung
• Flexible Arbeitszeitmodelle (Vollzeit oder Teilzeit)
• Möglichkeit zum hybriden Arbeiten
• Moderne Arbeitsmittel und digitale Prozesse
• Kurze Entscheidungswege und ein kollegiales Umfeld
• Individuelle Weiterbildungs- und Entwicklungsmöglichkeiten
• Leistungsgerechte Vergütung
• Langfristige Perspektive in einer wachsenden Unternehmensgruppe

Warum Viscan?

Bei uns übernimmst du nicht nur klassische Verwaltungsaufgaben, sondern wirst Teil eines innovativen Umfelds, das die Digitalisierung der Bau- und Infrastrukturbranche aktiv gestaltet. In deiner Rolle unterstützt du mehrere Gesellschaften unserer Unternehmensgruppe und wirkst an der Weiterentwicklung kaufmännischer, organisatorischer und digitaler Prozesse mit.