Office Manager / Team Assistenz (gn)

Wer wir sind

Die TelemaxX Telekommunikation GmbH ist Betreiber von vier Hochsicherheitsrechenzentren in der TechnologieRegion Karlsruhe. Erfolgreich seit 1999 haben wir uns stetig weiterentwickelt und darauf spezialisiert, individuelle Rechenzentrumsflächen, Housing- sowie Managed-Service-Lösungen für die Anforderungen unserer Geschäftskunden zu realisieren. Klassische Telekommunikationsdienste runden unser Gesamtportfolio ab.

Position

Office Manager / Team Assistenz (gn) – Festanstellung, Vollzeit (40 h/Woche)

Sie möchten unsere Büroorganisation nicht nur durchführen, sondern aktiv gestalten und weiterentwickeln? Dann sind Sie bei uns genau richtig!

Aufgabengebiet

• Freundlicher Empfang von Gästen sowie Sicherstellung eines reibungslosen internen Informations- und Kommunikationsflusses
• Verwaltung des Ticketsystems und des zentralen E-Mail-Posteingangs inklusive strukturierter Priorisierung und Bearbeitung
• Steuerung und kontinuierliche Weiterentwicklung unserer Büro- und Verwaltungsprozesse in enger Zusammenarbeit mit Ihrem Team
• Ganzheitliche Koordination der Büroorganisation inklusive Ausstattung, Materialverwaltung und Facility-Management
• Analyse bestehender Abläufe sowie eigenständige Umsetzung nachhaltiger Prozessoptimierungen
• Steuerung externer Dienstleister und Handwerker inkl. Nachverfolgung von Reparaturen und Wartungsarbeiten
• Verantwortung für die Schlüsselverwaltung sowie organisatorische Mitwirkung im Fuhrparkmanagement
• Professionelle Organisation und Vor- bzw. Nachbereitung von Meetings, Workshops und internen Veranstaltungen

Qualifikationen

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation
• Mehrjährige Erfahrung im Office Management, in der Assistenz oder einer vergleichbaren Rolle
• Ausgeprägtes Organisationstalent und strukturierte, eigenständige Arbeitsweise
• Souveränes und professionelles Auftreten – persönlich wie telefonisch
• Sehr gute Kommunikationsfähigkeit und Serviceorientierung
• Sicherer Umgang mit MS Office und idealerweise Erfahrung mit Verwaltungs- oder Ticketsystemen
• Verantwortungsbewusstsein, Diskretion und Teamgeist

Was Sie bei uns erwartet

Eine verantwortungsvolle Position in einem zukunftsorientierten Unternehmen mit viel Raum für Gestaltung und Wachstum. Sie arbeiten in einem engagierten Team, das sich auf Augenhöhe begegnet – mit kurzen Entscheidungswegen, echten Entwicklungsmöglichkeiten und spannenden technologischen Herausforderungen.

Wir bieten Ihnen

• Moderne Arbeitsplätze: Neue, moderne Räumlichkeiten, IT-Equipment und ein Smartphone Ihrer Wahl
• Attraktive Benefits: JobBike, betriebliche Altersvorsorge, kostenlose Getränke, frisches Obst, individuelle Gutscheine, regelmäßige Teamevents, kostenlose Parkplätze und E‑Ladesäulen direkt vor der Haustür
• Work‑Life‑Balance: 30 Tage Urlaub und zusätzlich frei am 24. und 31. Dezember

EEO

Bei uns zählen Persönlichkeit, Kompetenz und Teamgeist – unabhängig von Geschlecht, Herkunft oder Hintergrund. Wir freuen uns auf Sie!