Office Manager & Vorstands Assistenz – befristet 9-12 Monate (m/w/d

Die LAIQON AG ist ein innovatives, börsennotiertes Finanzhaus, das mit aktiven nachhaltigen und digitalen Investmentlösungen Rendite für seine Kunden und Partner erzielt. Unser Geschäftsmodell stützt sich auf drei Säulen. Im Geschäftsfeld LAIQON Asset Management erfolgt eine Positionierung als Spezialanbieter benchmarkfreier Aktien-, Renten- und Mischfonds. Alle Fonds berücksichtigen einen integrierten Nachhaltigkeitsansatz im Investmentprozess. Im Geschäftsfeld LAIQON Wealth Management erfolgt eine proaktive, ganzheitliche 360°Umsetzung der individuellen Ziele von vermögenden Kunden in einer persönlichen Vermögensverwaltung. Im Geschäftsfeld LAIQON Digital Wealth werden über das WealthTech LAIC und dem FinTech growney digitale und risikooptimierte Anlagelösungen für Privatanleger und institutionelle Kunden angeboten.

Zur Unterstützung im Bereich XXX in Hamburg suchen wir zum nächstmöglichen Zeitpunkt in Vollzeit einen

Office Manager & Vorstands Assistenz – befristet 9-12 Monate (m/w/d)

Deine Aufgaben

Als Office Manager (m/w/d) bist du die zentrale Anlaufstelle für den reibungslosen Betrieb unserer Offices. Du verantwortest das Office Management für unseren Hauptstandort mit rund 50 Mitarbeitenden vor Ort und steuerst darüber hinaus weitere Standorte in ganz Deutschland.

In deiner Rolle verbindest du operative Exzellenz mit Serviceorientierung, Prozessdenken und Organisationstalent. Zudem übernimmst du die fachliche Führung eines weiteren Office Assistenten und arbeitest eng mit dem Vorstand zusammen.

• Koordination und Steuerung aller Office-Dienstleistungen (z.B. Lieferanten, Reinigung, Wartung)
• Kontinuierliche Optimierung der Office-Services mit Blick auf Qualität, Kosten und Nutzerzufriedenheit
• Sicherstellung eines professionellen, einladenden und gut organisierten Arbeitsumfelds

• Verantwortung für die Steuerung und Weiterentwicklung weiterer Offices deutschlandweit
• Fachliche Führung und Koordination eines Office Assistenten
• Enge Abstimmung mit internen Stakeholdern und externen Dienstleistern

• Verantwortung für das Bestellwesen von Büromaterialien
• Analyse, Strukturierung und Optimierung der Bestell- und Lieferprozesse

• Verwaltung und Weiterentwicklung des Fuhrparks (ca. 30 Fahrzeuge deutschlandweit)
• Koordination von Leasing, Übergaben, Rückgaben, Schäden und Dienstleistern

• Verantwortung für Sicherheits- und Gesundheitsbelange an den Standorten Hamburg und München
• Koordination relevanter Maßnahmen, Dienstleister und Dokumentationen

• Organisation und Durchführung interner Veranstaltungen und Events
• Vor- und Nachbereitung von Meetings (inkl. Raumorganisation, Catering, Ausstattung)

• Unterstützung des Vorstands im Kalender- und Terminmanagement
• Organisation und Koordination von Geschäftsreisen

Dein Profil

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, ein Studium oder eine vergleichbare Qualifikation
• Erste Berufserfahrung im Office Management, Assistenzbereich, Hotellerie (z. Front Office), Eventmanagement oder einer serviceorientierten Funktion – oder starke Motivation, dich fachlich in diese Themen einzuarbeiten
• Ausgeprägte Service- und Gastgebermentalität
• Strukturierte, zuverlässige und lösungsorientierte Arbeitsweise
• Organisationsstärke, Hands-on-Mentalität und Blick fürs Detail
• Kommunikationsstärke sowie professionelles Auftreten gegenüber Mitarbeitenden, Dienstleistern und dem Vorstand
• Sicherer Umgang mit MS Office; Freude an Prozessoptimierung
• Sehr gute Deutschkenntnisse, gute Englischkenntnisse von Vorteil

Unser Angebot

• Entdecke eine innovative Unternehmenskultur, Raum für Eigenverantwortung, individuellen Gestaltungsspielraum und schnelle Entscheidungen
• Wir legen großen Wert auf nachhaltiges und verantwortungsvolles Handeln
• Flexible Arbeitszeitgestaltung, attraktives Gehalt, Möglichkeit zum mobilen Arbeiten und Förderung der betrieblichen Altersvorsorge
• Zielgerichtetes Fort- und Weiterbildungsangebot
• Moderne, innovative Arbeitsumgebung in zentraler Lage an all unseren Standorten sowie neueste mobile Arbeitsgeräte
• Zuschuss zum Deutschlandticket für bequemes und umweltfreundliches Pendeln
• Essensgeldzuschuss (LunchIt) für die tägliche Mittagspause, kostenlose Getränke (Kaffee, Wasser, Tee) sowie kostenfreies Obst

Wir sind fest davon überzeugt, dass man alles lernen kann, wenn man gut zueinander passt! Deshalb bewerben Sie sich gerne auch bei uns, wenn Sie nicht alle Job-Anforderungen erfüllen. Vielfalt bereichert unser Team – bei LAIQON sind alle Bewerbungen willkommen. Bewerben Sie sich jetzt!

Arbeitnehmer-Typ: Vollzeit

Berufserfahrung: Berufserfahren

Standort: Hamburg

Bereich: Finanzdienstleistungen

Start ab: