Office & Operations Manager (m/w/d) - Teilzeit (20h)

Bei Blue Farm denken wir seit 2021 herkömmliche Haferdrinks neu: natürlicher, nachhaltiger und ehrlicher.

Was mit einem innovativen Haferdrink-Pulver begann, ist heute ein ganzheitliches Sortiment an natürlichen Drinks – von Oat Bases bis zu SuperLattes, die unsere Kund:innen im Alltag auf einfache Weise unterstützen.

Von der ersten Idee über die Auswahl der Rohstoffe bis hin zur finalen Rezeptur entsteht alles bei uns im Haus.

Aufgaben

Du hältst die Farm am Laufen: Verwaltung, Customer Support, Vorbereitende Buchhaltung – du sorgst dafür, dass das Team sich aufs Wachsen konzentrieren kann, während bei dir nichts liegen bleibt:

• Du bist die Stimme zu unseren Kund:innen. Vom Lieferstatus bis zur Abo-Änderung beantwortest du Anfragen schnell und auf den Punkt und erkennst, wo wir als Brand besser werden können.
• Du hältst unsere Zahlen sauber. Eingangsrechnungen prüfen und freigeben, Belege erfassen – Hand in Hand mit unserem Steuerberater.
• Du wickelst unsere B2B-Bestellungen ab. Du nimmst Großkundenbestellungen auf, koordinierst mit Lager und Produktion und sorgst dafür, dass alles korrekt und pünktlich beim Kunden ankommt.
• Du sorgst dafür, dass im Hintergrund alles läuft. Verträge, Versicherungen, Tools, Hardware, Post, Lieferungen – du weißt, was wann fällig ist und wer was braucht, bevor jemand fragt.

Dabei erledigst du deine Aufgaben nur gewissenhaft, sondern überlegst auch, wo interne Prozesse brechen und wie wir Probleme unserer Kund:innen beheben können.

Qualifikation

• Meister:in der Routine: Du hast mind. 2 Jahre Erfahrung mit Themen wie Customer Support, Buchhaltung und/oder Prozessoptimierung. Idealerweise hast du bereits Erfharung mit Customer-Support-Tools, ERP-Systemen, Shopify und/oder DATEV.
• KI-nativ: Du löst KI, um deine Arbeit effizienter zu gestalten – Claude, Google Gemini oder ChatGPT sind fester Bestandteil deines Setups. Erfahrung mit No-Code-Tools wie Make und/oder n8n sind ein Plus.
• Organisationstalent: Du jonglierst mehrere Aufgaben, Themen und Prioritäten gleichzeitig, ohne den Überblick zu verlieren – und bei dir bleibt nichts liegen.
• Empathie und Kommunikationsstärke zeichnen dich aus – im Team genauso wie im Kontakt mit Kund:innen.
• Proaktiv und pragmatisch: Du erkennst Probleme früh, findest eine Lösung und setzt sie um, statt zu warten, bis dich jemand drauf stößt.
• Sprachgefühl: Du sprichst Deutsch auf Muttersprach-Niveau und beherrscht konversationssicheres Englisch

Benefits

• Flache Hierarchien, schnelle Entscheidungen – du gestaltest, statt nur abzuarbeiten.
• Ein kleines, motiviertes Team in einer wachsenden Brand, in der deine Arbeit sichtbar zählt.
• Hafer-Flatrate im Office & Mitarbeiterrabatte für deinen gesunden Lifestyle.
• Flexible Arbeitszeiten, hybrides Arbeitsmodell und Co-Working-Space im Herzen von Berlin (Alexanderplatz).