Operations & Project Coordination Manager

Berlin Italian Communication è un’agenzia indipendente specializzata in comunicazione, relazioni pubbliche, partnership strategiche ed eventi.

Negli ultimi anni siamo cresciuti rapidamente e oggi stiamo lavorando per rendere la nostra organizzazione interna più strutturata ed efficiente.

Per questo cerchiamo una persona che diventi un punto di riferimento operativo dell’agenzia: qualcuno che sappia coordinare attività, monitorare priorità, far rispettare processi e aiutare il team a lavorare con maggiore ordine, continuità e responsabilità.

Non stiamo cercando una figura focalizzata principalmente sull’organizzazione di eventi, né una persona alla prima esperienza di coordinamento.

Cerchiamo qualcuno che abbia già lavorato in contesti professionali strutturati e che sappia trasformare processi, strumenti e decisioni in abitudini operative quotidiane.

Il ruolo

Lavorerai a stretto contatto con founder, management team e project manager.

Il tuo compito principale sarà garantire che i workflow interni, le procedure operative e gli strumenti di lavoro vengano utilizzati in modo coerente dal team.

Non ti chiediamo di progettare da zero l’organizzazione dell’agenzia, ma di presidiare l’esecuzione: seguire l’avanzamento dei progetti, fare follow‑up, individuare criticità, mantenere allineate persone e priorità, e contribuire al miglioramento continuo del modo in cui lavoriamo.

• Coordinerai l’avanzamento dei progetti insieme ai Project Manager e ai responsabili delle diverse attività.
• Monitorerai scadenze, priorità, deliverable e carichi di lavoro.
• Ti assicurerai che workflow, procedure e strumenti vengano applicati correttamente dal team.
• Organizzerai e faciliterai momenti di allineamento, follow‑up e verifica dell’avanzamento delle attività.
• Supporterai il management nel monitoraggio delle performance operative e nell’identificazione di criticità.
• Aiuterai a trasformare decisioni e priorità in azioni concrete.
• Collaborerai con stakeholder interni ed esterni mantenendo chiarezza organizzativa e fluidità operativa.
• Contribuirai al miglioramento continuo dei processi e delle modalità di lavoro dell’agenzia.
• Supporterai il founder nel ridurre la complessità operativa quotidiana.

Chi cerchiamo

Cerchiamo una persona molto organizzata, affidabile, precisa e orientata all’esecuzione.

Qualcuno che sappia gestire più attività contemporaneamente, fare follow‑up costanti, mantenere alta l’attenzione sui dettagli e aiutare il team a rispettare scadenze, procedure e responsabilità condivise.

Ci interessa una persona che abbia già visto da vicino come funzionano processi, workflow e sistemi di coordinamento in un’organizzazione strutturata, anche se non ha necessariamente ricoperto un ruolo senior di operations.

• Almeno 3 anni di esperienza professionale in ruoli di Operations, Project Management, Project Coordination, PMO o funzioni equivalenti.
• Esperienza concreta nel coordinamento di attività, persone e stakeholder multipli.
• Esperienza nell’utilizzo di strumenti di project management e collaborazione.
• Ottima capacità di organizzazione e gestione delle priorità.
• Forte attenzione al dettaglio e orientamento all’esecuzione.
• Capacità di lavorare in autonomia e assumersi responsabilità operative.
• Ottime capacità comunicative e relazionali.
• Italiano professionale.

Costituiscono un plus

• Esperienza in agenzie di comunicazione, consulenza, marketing o contesti imprenditoriali in crescita.
• Esperienza nell’implementazione, monitoraggio o miglioramento di processi operativi.
• Familiarità con KPI, dashboard e sistemi di reporting.
• Esperienza in ambienti internazionali.
• Conoscenza di Notion, Asana, ClickUp, Monday o strumenti equivalenti.
• Un ruolo centrale nell’operatività dell’agenzia.
• Collaborazione diretta con founder e management team.
• Possibilità di contribuire concretamente all’evoluzione organizzativa dell’azienda.
• Ambiente internazionale, dinamico e in crescita.

Contratto a tempo pieno.

RAL compresa tra €44.000 e €52.000, in base all’esperienza.

Dopo il periodo iniziale di inserimento, possibilità di lavorare da remoto un giorno a settimana secondo le modalità previste dall’agenzia.

Invia il tuo CV e una breve presentazione all’indirizzo email

Nella candidatura ti chiediamo di raccontarci brevemente:

• un progetto o un’attività che hai coordinato direttamente;
• una situazione in cui hai dovuto far rispettare procedure, scadenze o modalità di lavoro condivise;
• qualche risultato che hai ottenuto.

Le candidature inviate esclusivamente tramite LinkedIn non saranno prese in considerazione.

Se il tuo profilo sarà in linea con la posizione, verrai contattato per un primo colloquio conoscitivo.