Personal Assistant / Assistenz (m/w/d)

Personal Assistant / Assistenz (m/w/d)

Vollzeit

Stellenbeschreibung

Sie möchten mehr als Termine koordinieren? Sie gestalten aktiv den Alltag eines Geschäftsführers und tragen so maßgeblich zum Erfolg des Unternehmens bei? Dann übernehmen Sie eine Schlüsselrolle in einem Unternehmen, das pragmatische Organisation mit persönlicher Exzellenz verbindet: effizient, zuverlässig und diskret den Kalender, die Kommunikation und das Office‑Management des Geschäftsführers steuert.

Worum es in dieser Rolle geht:

Sie verbinden organisatorische Exzellenz mit unternehmerischem Gespür, erkennen Prioritäten, managen Termindruck und schaffen klare Strukturen – proaktiv, lösungsorientiert und mit hoher Eigenverantwortung.

Kurz gesagt: Sie schaffen Struktur, wo andere nur reagieren.

Ihre Aufgaben:

• Proaktives Management des Terminkalenders des Geschäftsführers inklusive Priorisierung von Terminen
• Vorbereitung von Meetings: Agenda, Präsentationen, Protokolle, Status‑Updates
• Bearbeitung von E‑Mails, Telefonaten und schriftlicher Korrespondenz
• Dokumenten‑ und Aktenorganisation, digitales Archivmanagement
• Reisemanagement, -buchungen sowie Reisekostenabrechnung
• Unterstützung bei der Erstellung von Berichten, PowerPoint‑Präsentationen und Entscheidungsgrundlagen
• Koordination mit internen Abteilungen und externen Partnern
• Vertrauliche Behandlung sensibler Informationen

Qualifikationen:

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, wirtschaftswissenschaftliches Studium oder vergleichbare Qualifikation
• Mehrjährige Berufserfahrung im Sekretariat oder in der Assistenz der Geschäftsführung
• Organisationsstärke, ausgeprägte Kommunikationsfähigkeit und Diskretion
• Selbstständige, strukturierte und lösungsorientierte Arbeitsweise
• Sicherer Umgang mit MS Office (insbesondere Outlook, Word, Excel, PowerPoint), Projektmanagementsoftware
• Verhandlungssichere Deutschkenntnisse in Wort und Schrift sowie sehr gute Englischkenntnisse
• Serviceorientierung, Hands‑on‑Mentalität und Freude an der Koordination unterschiedlicher Stakeholder

Vorteile für Mitarbeitende

• Rabatte für Mitarbeitende
• Weiterbildungen
• Betriebliche Altersvorsorge
• Dienstwagen
• Gute Verkehrsanbindung
• Moderne technische Ausstattung