Personal Assistant / Head of Office (m/w/d)

Im Auftrag unseres Mandanten sucht HAPEKO, die Personalberatung für Spezialisten und Führungskräfte, eine erfahrene Persönlichkeit (m/w/d) für eine vielseitige Position im Bereich Assistenz und Office Management in Festanstellung.

Unser Mandant ist ein dynamisch wachsendes Unternehmen in der Luft- und Raumfahrt- sowie Verteidigungsbranche mit Hauptsitz in München und europaweiter Ausrichtung und hat sich als leistungsstarker Akteur in seinem Segment etabliert.

Die Position vereint Senior-Level Assistenz, operatives Office Management sowie übergreifende organisatorische Koordination. Sie agieren als zentrale Schnittstelle im Unternehmen, behalten auch in einem dynamischen Umfeld den Überblick und sorgen für reibungslose Abläufe im Tagesgeschäft.

Die Rolle erfordert ein hohes Maß an Diskretion, Eigenständigkeit sowie operative Stärke und ein proaktives Handeln. Gleichzeitig bietet sie die Möglichkeit, Strukturen aktiv mitzugestalten und Verantwortung in einem wachsenden, internationalen Umfeld zu übernehmen.

Wenn Sie gerne koordinieren, vorausschauend arbeiten und sich in einer verantwortungsvollen Schlüsselposition sehen, bietet diese Aufgabe eine spannende und langfristige Perspektive.

Executive & Leadership Support

• Unterstützung der Geschäftsleitung auf höchstem Niveau (Kalenderpflege, Reiseplanung, Meeting-Vorbereitung, Agenden, Protokolle, Nachverfolgung)
• Vertrauensvolle Unterstützung des Managements bei der Priorisierung von Themen
• Mitarbeit an ad-hoc Projekten sowie sensiblen und strategischen Aufgaben

Office & Operations Management

• Verantwortung für den täglichen Bürobetrieb, Facility Management sowie Steuerung von Dienstleistern und Lieferanten
• Organisation von Büroabläufen, Events, internen Meetings und Besuchen von Führungskräften

Cross-funktionale Koordination

• Koordination von Aktivitäten zwischen verschiedenen Teams in Europa (Sales, Business Development, Engineering, R&D, Produktion, Verwaltung)
• Zentrale Ansprechperson für interne und externe Stakeholder
• Proaktive Identifikation von Problemen, Risikomanagement und Sicherstellung der Umsetzung von Maßnahmen

• Mindestens 5 Jahre Erfahrung als Personal Assistant, Executive Assistant, Head of Office oder im Office Management
• Erfahrung in High-Tech-, Engineering-, Aerospace- oder technischen Umfeldern von Vorteil
• Deutsch auf Muttersprachniveau und sehr gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift
• Hervorragende Organisations-, Multitasking- und Priorisierungsfähigkeiten
• Hohes Maß an Diskretion, Professionalität und souveränem Auftreten
• Proaktive, zuverlässige und flexible Arbeitsweise
• Sicherer Umgang mit Microsoft Office und gängigen Kollaborationstools

Von Vorteil

• Kenntnisse im Bereich Luft-/Raumfahrt oder Verteidigung (EU-Regularien, Administration, Compliance)
• Erfahrung mit europaweiten Reisen, Visa-Prozessen und Logistik
• Erfahrung in schnell wachsenden, internationalen Organisationen

• Eine verantwortungsvolle Schlüsselrolle in einem stark wachsenden Unternehmen
• Einblick in verschiedene Geschäftsbereiche auf europäischer Ebene
• Langfristige Entwicklungsmöglichkeiten
• Abwechslungsreiches Aufgabenpaket mit breiter Schnittstellenwirkung und Gestaltungsspielraum in Office- und Prozessfragen

Als mehrfach ausgezeichnete Personalberatung ist HAPEKO die erste Adresse für Fach- und Führungskräfte in Deutschland und Österreich. Wir schaffen Verbindungen zwischen qualifizierten Kandidaten und spannenden Unternehmen. Mit insgesamt mehr als 20 Standorten begleiten wir Sie auf Ihrem Weg zum nächsten Karriereschritt.