Projektadministration mit dem Schwerpunkt Veranstaltungsorganisation - Standort BERLIN

Projektadministration mit dem Schwerpunkt Veranstaltungsorganisation – Standort Berlin

Arbeitgeber: Universität Duisburg-Essen

Arbeitsort: Berlin-Mitte (regelmäßige Reisetätigkeit nach Bremen und Duisburg)

Anstellungsart: Vollzeit

Homeoffice möglich

Ihre Aufgabenschwerpunkte

Veranstaltungsorganisation und Öffentlichkeitsarbeit

• organisatorische Planung, administrative Unterstützung, Durchführung und Nachbereitung von wissenschaftlichen, öffentlichen Veranstaltungen am Standort Berlin sowie von anderen Veranstaltungen
• organisatorische Unterstützung bei der Erstellung und Durchführung des Begleitprogramms für interne und externe Veranstaltungen
• Gestaltung von Flyern und Einladungen zu Veranstaltungen, Kontrolle von Druckfahnen, Kooperation mit Grafikagenturen
• Betreuung von Teilnehmenden, Referierenden und externen Partner:innen
• Raumbuchungen, Organisation des Caterings, Technik- und Materialbereitstellung
• administrative Unterstützung der Verantwortlichen bei der Evaluation und Weiterentwicklung von Veranstaltungsformaten
• Kontrolle und Bearbeitung der Rechnungen für Veranstaltungen

Allgemeine Büro- und Sekretariatsaufgaben

• Unterstützung beim Aufbau und Betrieb des Berliner Büros des DIFIS-SOFO
• Büroorganisation und damit zusammenhängende Korrespondenz
• Zusammenarbeit mit der Leitung des DIFIS-SOFO und den Teams der drei DIFIS-SOFO Standorte und Forschungsprojekte sowie dem IAQ und dem DIFIS
• Zusammenarbeit und Abstimmung mit dem MTV-Bereich des IAQ und des DIFIS

Beschaffung im Rahmen der freihändigen Vergabe

• Ausfüllen der Bestellformulare
• Prüfen der Lieferscheine
• Kontrolle der Waren
• Kontrolle und Bearbeitung von Rechnungen und Kontierungsbelegen
• Vorbereitung und Abrechnung von Honoraren
• abgeschlossene Berufsausbildung als Kauffrau/-mann für Büromanagement (w/m/d) mit mind. der Note „befriedigend“ oder vergleichbare Berufserfahrung im kaufmännischen Bereich
• Berufserfahrung in der Planung, Organisation und Durchführung von Veranstaltungen, idealerweise im wissenschaftsnahen oder hochschulischen Kontext
• ausgeprägte organisatorische Fähigkeiten sowie eine strukturierte, selbstständige und zuverlässige Arbeitsweise
• Kommunikationsstärke im Umgang mit Teilnehmenden, Referierenden und externen Partner:innen
• Erfahrung in der Koordination logistischer Abläufe (Räume, Technik, Catering)
• Grundkenntnisse in Budgetplanung und Kostenkontrolle von Veranstaltungen
• Kenntnisse hochschulinterner Verwaltungsprozesse sind von Vorteil
• sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift, gute Englischkenntnisse wünschenswert
• Teamfähigkeit, Serviceorientierung und Belastbarkeit auch in arbeitsintensiven Phasen

Sie erwartet

• ein abwechslungsreiches, vielseitiges Aufgabengebiet
• Arbeit in einem engagierten Team
• Fort- und Weiterbildungsangebote
• Gleitende Arbeitszeit (GLAZ) und die Möglichkeit, teilweise im Home Office zu arbeiten

Frauen werden nach Maßgabe des Landesgleichstellungsgesetzes bei gleicher Qualifikation bevorzugt berücksichtigt.

Bewerbungen geeigneter Schwerbehinderter und Gleichgestellter im Sinne des § 2 Abs. 3 SGB IX sind erwünscht.