Projektassistenz / Technischer Projektkoordinator (m/w/d)

Quick Infos

Position: Projektassistenz / Technischer Projektkoordinator (m/w/d)
Arbeitsmodell: Flexible Arbeitsgestaltung – mobiles Arbeiten oder Tätigkeit im Büro möglich
Reisetätigkeit: Nein
Erfahrungsniveau: Keine Einstiegsrolle
Vergütung: Bis zu 45.000€ Jahresbruttogehalt – abhängig von Erfahrung, Verantwortungsumfang und individueller Entwicklungsperspektive
Entwicklungsperspektive: Langfristige Weiterentwicklung innerhalb des Geschäftsbereichs möglich
Urlaub: 28 Urlaubstage zzgl. Sonderurlaubstage nach interner Regelung

Dein Job bei uns

Diese Position ist kein klassisches Backoffice und keine Einstiegsrolle. Sie ist zentral für das tägliche Projektgeschäft und bildet als Herzstück der Abteilung den organisatorischen Dreh‑ und Wendepunkt zwischen Projektleitung, Fachbereichen, Nachunternehmen und Verwaltung.

Projektleiter müssen sich auf diese Rolle blind verlassen können, um sich auf ihre fachlichen Kernaufgaben zu konzentrieren. Genau dafür suchen wir eine erfahrene, souveräne Persönlichkeit.

Projekt- & Organisationsmanagement

• Bearbeitung von Kundenaufträgen sowie Erstellung und Pflege von Projektunterlagen
• Operative Unterstützung der Projektleitung im Tagesgeschäft, insbesondere durch:
  • Führung und Nachhaltung von Revisionsprotokollen
  • Bestellung von Nachunternehmen
  • Strukturierte und nachvollziehbare Projektdokumentation
  • Unterstützung im Rechnungswesen, u.a. durch Prüfung, Erstellung und Weiterleitung von Rechnungen
  • Mitarbeit bei der Termin-, Daten- und Fristverwaltung

Schnittstellenrolle & Kommunikation

• Zentrale Ansprechperson für interne Teams, Projektleiter, Dienstleister und externe Partner
• Enge Unterstützung der Fach- und Geschäftsbereichsleitung bei administrativen und organisatorischen Aufgaben

Mitdenken ausdrücklich erwünscht

• Eigenständiges Arbeiten mit Überblick und Priorisierung
• Proaktives Erkennen von Engpässen, Risiken und Verbesserungspotenzialen
• Einbringen von Struktur und Klarheit in ein dynamisches Tagesgeschäft

Das bringst du mit

Fachlich

• Abgeschlossene kaufmännische oder technische Ausbildung oder eine vergleichbare Qualifikation
• Mindestens 2-3 Jahre relevante Berufserfahrung
• Technisches Grundverständnis sowie Routine im Umgang mit projektbezogenen Unterlagen, Tools und Abläufen
• Erfahrung im Umgang mit Warenwirtschaftssystemen von Vorteil
• Sehr gute MS‑365‑Kenntnisse (Word, Excel, Outlook, Teams, SharePoint)
• Sichere Kommunikation in deutscher Sprache in Wort und Schrift, Englischkenntnisse von Vorteil

Persönlich

• Eigenverantwortliche, strukturierte Arbeitsweise mit klarem Prioritätenverständnis
• Ausgeprägtes Verantwortungsbewusstsein für Aufgaben, Termine und Ergebnisse
• Klarer, sachlicher Kommunikationsstil sowie die Fähigkeit, Themen sauber zu adressieren
• Souveränität im Umgang mit unterschiedlichen – auch herausfordernden – Persönlichkeiten
• Strukturierter und pragmatischer Arbeitsstil mit Blick für Zusammenhänge
• Bereitschaft, Verantwortung über das eigene Aufgabengebiet hinaus zu übernehmen

Was uns wichtig ist

• Klare Kommunikation und die Fähigkeit, Positionen sachlich zu vertreten – auch bei Gegenwind
• Verlässlichkeit und Teamorientierung im täglichen Projektgeschäft
• Durchsetzungsfähigkeit gepaart mit kooperativem Arbeiten auf Augenhöhe
• Professioneller Umgang mit Konflikten und unterschiedlichen Erwartungshaltungen
• Ausgeprägter Dienstleistungsgedanke gegenüber Projektleitung, internen Teams und externen Partnern
• Strukturierter, pragmatischer Arbeitsstil mit Blick für Prioritäten und Zusammenhänge

Deine Vorteile bei uns

• Nachhaltige Unternehmenswerte und echte Wertschätzung für dich als Mensch
• Unbefristete Anstellung in einem systemrelevanten Infrastrukturunternehmen
• Abwechslungsreiche Aufgaben mit Gestaltungsspielraum und Eigenverantwortung
• Raum für eigene Ideen, regelmäßiges Feedback und gezielte Weiterentwicklung
• Ein wertschätzendes Miteinander mit echter Teamkultur
• Praxisnahe Einarbeitung durch direkte Zusammenarbeit im Team vor Ort
• Vielfältige Schulungsangebote zur fachlichen und persönlichen Entwicklung
• Sonderfreie Tage sowie eine flexible, moderne Unternehmenskultur
• Modernes Equipment und ein hochwertig ausgestatteter Arbeitsplatz
• Kollegialität und Hands‑on‑Mentalität als gelebte Unternehmenskultur
• Team‑ und Firmenevents sowie eine lockere, kollegiale Atmosphäre
• Bike‑Leasing nach der Probezeit
• Betriebliche Altersvorsorge nach der Probezeit
• Attraktive Mitarbeiterrabatte (Corporate Benefits)
• Mobiles Arbeiten möglich