Projektkoordinator – Finanzen und Administration (m/w/d)

Als Projektkoordinator – Finanzen und Administration (m/w/d) für ein DFG-gefördertes Graduiertenkolleg (m/w/d) sind Sie für die administrative und organisatorische Koordination des Forschungs- und Qualifizierungsprogramms verantwortlich. Sie übernehmen das Finanz- und Projektcontrolling, koordinieren die Zusammenarbeit mit internen und internationalen Projektpartnern, organisieren wissenschaftliche Veranstaltungen und unterstützen die erfolgreiche Umsetzung des Graduiertenkollegs durch eine strukturierte Projektadministration.
Das Graduiertenkolleg (GRK/RTG) coHu – „Human-in-the-Loop Co-design of Interactive Systems“ ist ein von der Deutschen Forschungsgemeinschaft (DFG) gefördertes, interdisziplinäres Forschungs- und Qualifizierungsprogramm der Friedrich-Alexander-Universität Erlangen-Nürnberg (FAU). Im Mittelpunkt stehen die Erforschung innovativer Mensch-System-Schnittstellen sowie die Ausbildung des wissenschaftlichen Nachwuchses in den Bereichen Medizintechnik und medizinische Robotik.
Dreizehn Principal Investigators (PIs) aus unterschiedlichen Fachrichtungen arbeiten gemeinsam mit internationalen Kooperationspartnern an zukunftsweisenden Forschungsvorhaben. Insgesamt werden 20 Promovierende in zwei Kohorten in das Graduiertenkolleg aufgenommen; bei einer Verlängerung der DFG-Förderung ist die Einrichtung einer dritten Kohorte vorgesehen.
Zur Unterstützung der administrativen und organisatorischen Umsetzung des Forschungs- und Ausbildungsprogramms suchen wir eine engagierte Persönlichkeit, die das Projektmanagement, die Koordination der Teilvorhaben sowie die Zusammenarbeit aller Beteiligten aktiv begleitet und damit maßgeblich zum Erfolg des Graduiertenkollegs beiträgt.

Wir haben einiges zu bieten: Unsere Benefits

• Regelmäßiger Stufenanstieg und steigendes Gehalt nach Tarifvertrag für den öffentlichen Dienst der Länder (TV-L) beziehungsweise Besoldung nach BayBesG sowie zusätzliche Jahressonderzahlung
• Urlaubsanspruch von 30 Tagen pro Kalenderjahr bei fünf Arbeitstagen pro Woche, mit zusätzlichen freien Tagen am 24. und 31. Dezember
• Flexible Arbeitszeitregelungen und -modelle sowie die Möglichkeit, Mehrarbeit durch Freizeit auszugleichen
• Betriebliche Altersversorgung sowie vermögenswirksame Leistungen
• Familienfreundliche Umgebung mit Ferien- und Kinderbetreuungsangeboten
• Homeoffice nach Einarbeitung grundsätzlich möglich
• Vielfältige Weiterbildungs- und Fortbildungsmöglichkeiten
• Kollegiales Arbeitsumfeld mit sehr gutem Betriebsklima
• Büroräume in fußläufiger Nähe zum öffentlichen Nahverkehr

Ihre Aufgaben

• Eigenständige Mittelbewirtschaftung und Finanzcontrolling für das Graduiertenkolleg (GRK/RTG), insbesondere Planung und Überwachung des Projektbudgets, Budgetanpassungen, Prüfung von Haushalts- und Drittmitteln, Abwicklung des Zahlungsverkehrs, Buchführung sowie Ressourcenumschichtungen im Rahmen der geltenden Vorgaben
• Koordination administrativer und organisatorischer Prozesse des Graduiertenkollegs (GRK/RTG), einschließlich Begleitung der Projektumsetzung, Abstimmung mit beteiligten Arbeitsgruppen, Fakultäten und Kooperationspartnern sowie Überwachung und Unterstützung bei der Einhaltung der Förder- und Verfahrensvorgaben
• Mitwirkung bei der Personal- und Ressourcenplanung
• Planung, Organisation und Nachbereitung von Veranstaltungen, Meetings, Tagungen, Seminaren, Workshops und Gremiensitzungen, einschließlich Terminmanagement und Programmentwicklung
• Koordination der internen und externen Kommunikation in deutscher und englischer Sprache, Bearbeitung der Korrespondenz mit nationalen und internationalen Projektpartnern sowie Weitergabe projektbezogener Informationen
• Bereitschaft zu gelegentlichen Dienstreisen im Rahmen der Projektanforderungen

Ihr Profil

• Abgeschlossene kaufmännische oder verwaltungsbezogene Ausbildung oder eine vergleichbare Qualifikation mit einschlägiger Berufserfahrung
• Idealerweise Berufserfahrung in der administrativen Betreuung von Projekten, vorzugsweise im Hochschul- oder Wissenschaftsbereich
• Kenntnisse im Haushalts-, Finanz- und Drittmittelmanagement sowie im Budgetcontrolling sind von Vorteil
• Erfahrung in der Buchhaltung, der Abwicklung des Zahlungsverkehrs sowie der Erstellung und Bearbeitung von Finanzunterlagen
• Idealerweise Erfahrung in der administrativen Betreuung personalbezogener Prozesse
• Erfahrung in der Organisation und Koordination von wissenschaftlichen Veranstaltungen, Kolloquien, Seminaren oder Workshops ist wünschenswert
• Exzellente Deutschkenntnisse (mind. C2-Niveau) sowie gute Englischkenntnisse (mind. B2-Niveau)
• Ausgeprägtes Organisationsgeschick sowie eine selbstständige, strukturierte und sorgfältige Arbeitsweise
• Gute Kommunikations- und Koordinationsfähigkeit sowie Freude an der Zusammenarbeit mit unterschiedlichen Zielgruppen
• Flexibilität, Zuverlässigkeit und ein hohes Maß an Verantwortungsbewusstsein