Sachbearbeiter/in Auftragszentrum (m/w/d)

Stellenbeschreibung

Tätigkeitsbeschreibung für diese Position:

• Angebote für Produkte und Produktvarianten erstellen
• Annahme von Anfragen (tel./schriftl./Fax/E-Mail)
• Verfügbarkeit der angefragten Produkte im ERP‑System prüfen
• Angebote nach Vorgabe erstellen. Eventuelle Rabatte und Preisnachlässe ermitteln, ggf. mit Leiter AZ, Leiter Vertrieb bzw. jeweiligem Key‑Account klären. Termine ermitteln und Angebote erstellen.
• Angebote versenden und in Kopie an entsprechenden Ablageorten ablegen
• Aufnahme von Bestellungen / Liefereinteilungen (tel./schriftl./Fax/E-Mail)
• Ermittlung der Produktspezifikationen anhand technischer Daten nach Kundeninformation bzw. Angaben lt. Bestellung/Liefereinteilung
• Auftrag ggf. mit Angebotsdaten bzw. mit Kunden-/Materialstammdaten abgleichen und bei Unstimmigkeiten mit Leiter AZ abklären sowie ggf. mit Kunde Kontakt aufnehmen
• Bestellung auf vertragliche Richtlinien überprüfen und zur Auftragserfassung vorbereiten
• Auftrag ins ERP‑System eingeben unter Berücksichtigung der terminlichen und vertraglichen Rahmenbedingungen
• Ggf. Auftragsbestätigung auf Richtigkeit prüfen und an Kunden senden
• Neue Lieferplaneinteilungen einpflegen
• Terminliche Nachverfolgung der Auftragspositionen
• Verwaltung der kundenspezifischen Ablage (Archivierung)
• Bei Bedarf Sendungsverfolgung anstoßen und Stand ermitteln lassen und Ergebnisse an Kunden übermitteln
• Lieferscheine und sonstige Dokumente an entsprechenden Ablageorten ablegen
• Bearbeitung des Faktura‑Vorrats und Versand der geprüften Fakturen an Kunden. Datenpflege im ERP‑System
• Kundensonderpreise und sonstige kundenspezifische Regelungen überprüfen und bei Änderung aktualisieren
• Verwaltung kundenspezifischer Vorgaben (Verpackung/Kennzeichnungen u. Ä.)

Kundenbetreuung

• Kundenanfragen bearbeiten und ggf. schwierigere technische Fragestellungen zur Beantwortung an die zuständigen Fachkollegen weiterleiten. Beantwortung verfolgen.
• Abstimmung mit Kunden in auftragsspezifischen Bedarfsfällen (z. B. Liefertermine / Vertragsfragen I Transportorganisation / techn. Anpassungen)

Erstellung von Statistiken und Berichten

• Aufgrund im ERP‑System vorhandener Daten verschiedenste Statistiken (teilw. Auf Anforderung) erstellen und weitergeben
• Reklamationsbearbeitung
• Bei Reklamationen (Mengen od. Qualität) Kontrolle mit entsprechenden Abteilungen (Versand, Technik VBG) veranlassen und weitere Bearbeitung ggf. in Abstimmung mit Leitung AZNertrieb durchführen
• Retouren/Gutschriften/Lastschriften über das ERP‑System bearbeiten (Erfassung / Prüfung / Erstellung und Versand der Dokumente)

Vertretung für andere MA im AZ bei deren Abwesenheit

• Abrufen der E‑Mails, Angebotserstellung, Auftragsabwicklung, Lieferung von Aufträgen, Rückstandsliste, telefonische Kundenbetreuung und Kundenkorrespondenz und ggf. Weiterleitung von Dokumenten zur weiteren Bearbeitung

EDV‑Kenntnisse

• ERP‑Kenntnisse, idealerweise IFS; fundierte MS‑Office‑Kenntnisse; Sicheres Beherrschen von Outlook und Internet

Stellenmerkmale

• Quereinstieg möglich
• Vollzeit
• Unbefristet
• Industriekaufmann/-frau