Sachbearbeiter*in im Personalwesen (Recht und Grundsatz)

Wir sind ver.di!

Gemeinsam Zukunft gestalten – mit ver.di! Rund 1,9 Millionen Menschen aus über 1.000 privaten und öffentlichen Dienstleistungsberufen haben sich in ver.di zusammengeschlossen. Als eine der größten freien Gewerkschaften weltweit kämpfen wir für ihre Interessen – in Tarifverhandlungen, in den Betrieben, in den Dienststellen und gegenüber politisch Verantwortlichen. Ob im Krankenhaus, im Einzelhandel, bei der Post, im Theater oder in der öffentlichen Verwaltung: Haupt- und Ehrenamtliche von ver.di stehen Seite an Seite für faire Löhne, sichere Jobs und bessere Arbeitsbedingungen. Bereit, etwas zu bewegen? Sei dabei!

Mehr über das Arbeiten bei ver.di erfährst du unter:

Wir besetzen zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine bis zum befristete Teilzeit/Vollzeitstelle als Sachbearbeiter*in im Personalwesen mit dem Schwerpunkt Individual- und Kollektivrecht im Bereich Personal am Standort Berlin. Die Besetzung soll perspektivisch entfristet werden. ver.di interne Bezeichnung nach GBV-Entgelt: 5b.1 - Sekretariatsaufgaben mit speziellen Anforderungen. Der Stab „Recht und Grundsatz“ im Bereich Personal ist bundesweit zuständig für die juristische Beratung sowie eigenständige Wahrnehmung und Koordination der außergerichtlichen und gerichtlichen Vertretung in allen Belangen der Personalarbeit von ver.di in der Rolle als Arbeitgeber. Ein weiterer Schwerpunkt besteht in der konzeptionellen Erstellung und Weiterentwicklung einheitlicher Beschäftigungsbedingungen für ver.di in tarifersetzenden Regeln, Gesamtbetriebsvereinbarungen und Betriebsvereinbarungen für die Personalleitung von ver.di. Wir suchen eine*n sekretariatserfahrene*n, freundliche*n, engagierte*n Kolleg*in, die*der unser Team bei der Umsetzung dieser Kernaufgaben tatkräftig unterstützt.

Als Teammitglied bist du zuständig für:

Allgemeine Sekretariatsaufgaben

• Verwaltung und selbstständige Pflege der Rechtsakten in Papier- und elektronischer Form
• Fristenmanagement sowie Überwachung / Kontrolle und Führung des Fristenkalenders
• Erstellen von Schriftsätzen nach Diktat
• Selbstständige Beantwortung von Anfragen im Rahmen des Zuständigkeitsbereiches
• Selbstständige Bearbeitung bestimmter übertragener komplexer Sachverhalte
• Überprüfung von Zahlungsläufen (Gerichtskosten und RA-Kosten)
• Terminplanung und –koordination
• Organisation von Veranstaltungen, Sitzungen und Besprechungen

Postbearbeitung, auch elektronische

• Posteingang und –ausgang, Kontrolle Funktionspostfach
• Selbstständige Beantwortung im Rahmen des Aufgabengebietes
• Verteiler aufbauen und pflegen

Organisatorische Zuarbeit

• Vorbereiten von Sitzungen und Besprechungen einschließlich Zusammenstellung der Unterlagen
• Führen des Protokolls
• Beschaffen, Auswählen und ggf. Aufbereiten der vom Vorgesetzten benötigten Informationen im Rahmen definierter Vorgabe
• Selbständige Bearbeitung von Standardsachverhalten im Zuständigkeitsbereich

Inhaltliche Zuarbeit

• Erstellen von Texten, Vorlagen, Materialien, Beschlussvorlagen nach Vorgaben bzw. im Aufgabengebiet
• Recherche nach Vorgabe

Terminplanung und –koordination

• Terminplanung, -überwachung und Koordination
• Termin- und Fristenüberwachung und -kontrolle

Schriftverkehr

• Selbstständiges Erstellen von Briefen und/oder Mails nach allgemeinen Vorgaben
• Selbstständige Text- und Präsentationsgestaltung im Rahmen des Aufgabengebietes

Telefonanfragen

• Sachverhalte im Rahmen allgemeiner Vorgaben und des Aufgabengebietes klären und erledigen

Büroverwaltende Tätigkeiten

• Allgemeine Bürotätigkeiten (Kopieren, Materialbestellung, Versand von Informationsmaterial)
• Informationsbeschaffung (auch im Internet/Intranet)
• Wiedervorlagen
• Ablage
• Pflege von Internet-/Intranet-Auftritt
• Zuarbeiten für Tarifvertragsverfahren

Allgemeine organisatorische Tätigkeiten

• Reiseplanung und -organisation
• Bestellen von Räumen, Organisation der Bewirtung
• Selbstständige Organisation von Veranstaltungen, Konferenzen, Seminaren nach Vorgaben bzw. im Aufgabengebiet
• Auftragsvergabe mit Druckereien, Hotels, Veranstaltern
• Bürotechnische Abläufe und Arbeitsmittel organisieren

Auswertungen

• Selbstständige Ermittlung von Datenmaterial
• Pflege von Datenbanken
• Abfragen aller Art im MIBS (Mitgliederinformations- und Betreuungssystem)
• Bestehende Statistiken abrufen und ggf. grafisch aufbereiten, Selektionen vornehmen
• Tabellen erstellen, führen und ggf. grafisch aufbereiten

Rechnungswesen

• Reisekostenabrechnung erstellen und/oder überprüfen
• Vorprüfung von Rechnungen
• Abrechnungen von Sachmittel etc. erstellen
• Kostenstellen ermitteln und eintragen
• Controlling im eigenen Zuständigkeitsbereich z.B. Budgetplanung, Haushaltsüberwachung/Abrechnung öffentlicher Mittel

Das bringst du mit:

Fachliche Qualifikation und Erfahrung

• Eine abgeschlossene Ausbildung als Rechtsanwaltsfachangestellte*r ist wünschenswert
• Einschlägige Berufserfahrung, idealerweise 3–5 Jahre
• Sehr gute Fachkenntnisse im Aufgabenbereich, erworben durch Ausbildung, Zusatzqualifikationen oder vergleichbare praktische Erfahrungen
• Grundkenntnisse im Arbeitsrecht
• Erfahrung in der Aktenverwaltung und -führung