Sachbearbeiter*in (w/m/d) Rechte & Lizenzen

Über uns

In der Abteilung Rechts & Lizenzen bündeln wir den gesamten Rechteeinkauf sowie den weltweiten Lizenzverkauf (von Hörbuch über Auslandsrechte bis hin zur Dramatisierung). Im Zuge einer internen Neuordnung suchen wir zum nächstmöglichen Zeitpunkt – idealerweise zum 1. Juli oder 1. August 2026 – befristet auf 2 Jahre eine organisierte und strukturierte Persönlichkeit, die unser Team im operativen Tagesgeschäft administrativ entlastet und so den Erfolg unserer Geschäfte sichert.

Ihre Aufgaben bei uns

In dieser administrativen Schlüsselrolle sorgen Sie mit viel Sorgfalt für reibungslose Abläufe und unterstützen das gesamte Team.

• Vertragsmanagement: Sie sind für die zuverlässige und exakte Erfassung aller Verträge in unserem zentralen Verlagssystem (PPM) verantwortlich.
• Ordnung & Überblick: Sie sorgen für die lückenlose, sorgfältige Archivierung und Dokumentation aller Vertragsunterlagen – digital und physisch.
• Logistik & Versand: Sie organisieren eigenverantwortlich den Belegexemplar- und Vorschauversand an die Deutsche Nationalbibliothek, Urheber, Agenturen und internationale Partner.
• Operative Unterstützung: Sie übernehmen operative Aufgaben wie jährliche Titelmeldungen, Recherche, Listenführung und -auswertung, Abdruckanfragen oder Ähnliches.

Was Sie mitbringen: Ihre Expertise in Organisation und Sorgfalt

• Präzision ist Ihr Prinzip: Sie arbeiten exakt, gewissenhaft und konzentriert, denn fehlerfreie Datenerfassung ist die unverzichtbare Basis für unseren Erfolg. Sie haben eine Affinität für administrative Prozesse.
• Daten und Dokumente: Der Umgang mit Datenbanken macht Ihnen Spaß und Sie haben ein sicheres Verständnis für formale Verträge und Dokumente.
• Hintergrund & Quereinstieg: Ein kaufmännischer Kontext (z. B. eine Ausbildung oder entsprechende Berufserfahrung) ist hilfreich. Eine explizite Verlagsausbildung ist keine Voraussetzung – wir heißen engagierte Quereinsteiger:innen, administrative Organisationstalente oder Werkstudierende herzlich willkommen.
• Sprachen & Tools: Sie verfügen über sehr gute Deutschkenntnisse. Zusätzlich sind gute Englischkenntnisse Voraussetzung, um Verträge sicher zu verstehen und exakt zu erfassen. Der routinierte Umgang mit PC und Cloud‑Systemen (z. B. Google for Work) ist selbstverständlich; Kenntnisse in Branchensoftware (Klopotek/PPM) sind ein Plus, aber kein Muss.
• Struktur & Flexibilität: Sie organisieren sich hocheffizient. Ihre Arbeitszeit von 18 Stunden teilen Sie idealerweise auf mindestens 4 Tage pro Woche auf. Da uns der persönliche Austausch im Team wichtig ist, sind Sie bereit, an mindestens 3 Tagen pro Woche in unserem Büro in Köln zu arbeiten.

Ihr Mehrwert bei Kiepenheuer & Witsch

• Spannendes Umfeld: eine vielseitige und verantwortungsvolle Aufgabe in einem hochmotivierten, dynamischen und kollegialen Team.
• Kultur & Team: Einbindung in einen international agierenden, traditionsreichen Buchverlag im Herzen von Köln sowie eine offene und diverse Unternehmenskultur, in der jede Bewerbung gleichermaßen willkommen ist.
• Konditionen: attraktive Sozialleistungen und ein faires, wertschätzendes Arbeitsumfeld.

Vielfalt und Inklusion

Wir setzen uns für Vielfalt und Inklusion ein und erkennen die vielen Vorteile einer diversen Belegschaft mit gleichen Chancen für alle an. Wir streben nach einem inklusiven Arbeitsumfeld, das allen Mitarbeitenden die Möglichkeit gibt, sich weiterzuentwickeln. Unsere Suche nach den besten Talenten umfasst und fördert diese Werte und Prinzipien in vollem Umfang.