Sachbearbeitung im Schulsekretariat (m/w/d)

Sachbearbeitung im Schulsekretariat (m/w/d)

Im Fachgebiet Schule innerhalb der Abteilung Schule, Sport und Inklusion der Stadt Langenhagen ist für das Schulsekretariat der IGS Süd zum eine unbefristet Teilzeitstelle (durchschnittliche wöchentliche Arbeitszeit 25 Stunden) zu besetzen. Die Tätigkeit ist nach Entgeltgruppe 5 TVöD bewertet und die Eingruppierung erfolgt nach den persönlichen Voraussetzungen. Erholungsurlaub sowie Freizeitausgleich für anfallende Über- bzw. Mehrarbeitsstunden können nur in den Ferien genommen werden; in diesem Zeitraum werden die tatsächliche wöchentliche Arbeitszeit und die Weihnachtsperiode reduziert.

Tätigkeitsschwerpunkte

• Informationsaustausch sicherstellen (Telefonvermittlung, telefonische Auskünfte, Umläufe veranlassen und überwachen), Aushänge veranlassen, Vordrucke/Informationsmaterial beschaffen und verwalten
• Besucherverkehr abwickeln, Beratung der Schüler/innen und Erziehungsberechtigten in Fragen zum allgemeinen Schulbetrieb
• Termine vereinbaren/koordinieren
• Akten anlegen und führen, Wiedervorlage führen, Loseblattsammlungen pflegen, Betreuung von schulspezifischen Verwaltungsprogrammen
• Posteingänge bearbeiten (sichten/inhaltlich vorsortieren, stempeln, verteilen, weiterleiten, ggf. eigenständig beantworten), Postausgänge kuvertieren, frankieren und versenden
• Bei Ein-, Um- und Ausschulungen, speziellen Überprüfungen und der Schulpflichtüberwachung mitwirken
• Schülerakten/Schülerdateien anlegen und führen, Schülerausweise und Schulbescheinigungen ausstellen, Zeugnisabschriften fertigen und Beglaubigungen vornehmen
• Fahrkartenausgabe, Anträge auf Kostenerstattung ausgeben und verwalten
• Unfall-, Diebstahls-, Schadens- sowie Einbruchmeldungen u.ä. aufnehmen und weiterleiten
• Anträge auf Kostenerstattung für Schullandheimaufenthalte, Wandertage, Studienfahrten, Austauschprojekte, u.ä. an den Schulträger bearbeiten und abrechnen, Anträge auf spezielle Leistungen (Zuschüsse, BAföG) ausgeben
• Schreibarbeiten in Absprache mit der Schulleitung erledigen sowie Sitzungsunterlagen zusammenstellen
• Listen bzw. Dateien führen und nach Vorgaben auswerten, Statistiken erstellen und führen
• Terminpläne für Prüfungen erstellen, Listen der Prüfer fertigen, Prüfungsunterlagen zu mündlichen Prüfungen für die Prüfungskommission zusammenstellen
• Schulinspektionen vorbereiten und bei der Durchführung mitwirken
• Versorgung bei kleineren Verletzungen und gesundheitlichen Beeinträchtigungen der Schüler/innen

Voraussetzungen

• Befähigung für den allgemeinen Dienst, Laufbahngruppe 1, 2. Einstiegsamt bzw. abgeschlossene Ausbildung zum/zur Verwaltungsfachangestellten, Angestelltenlehrgang I oder Kaufmann/Kauffrau für Büromanagement oder vergleichbare Ausbildung
• Stressresistenz, Selbstorganisation und vertrauensvolle Aufgabenerledigung
• sichere EDV‑Kenntnisse in Word, Excel sowie die Bereitschaft, sich in die Schulsoftware einzuarbeiten
• sicheres und freundliches Auftreten, hohe Kommunikationsfähigkeit, Teamfähigkeit, Flexibilität
• ein sicherer Arbeitsplatz mit unbefristetem Arbeitsvertrag nach dem Tarifvertrag des öffentlichen Dienstes (TVöD)
• eine Bezahlung nach TVöD, die Brutto‑Vergütung bei Vollzeit bei Entgeltgruppe 5 TVöD liegt zwischen 3 124,08 und 3 783,33 (je nach Berufserfahrung, Tarifstand Mai 2026)
• die Vorzüge des TVöD, z. B. 30 Tage Tarifurlaub bei einer 5‑Tage‑Woche pro Kalenderjahr, Jahressonderzahlung, Leistungsentgelt, Zusatzversorgung als Betriebsrente etc., sowie als übertarifliche Leistung einen erhöhten Arbeitgeberzuschuss zu Ihrem Vertrag über vermögenswirksame Leistungen
• unser betriebliches Gesundheitsmanagement, wie z. B. Betriebssport oder Massage
• die Möglichkeit der Altersteilzeit für ältere Beschäftigte
• ein vergünstigtes Job‑ bzw. Deutschlandticket
• eine Partnerschaft mit der Fluxx‑Notbetreuung für Kinder und unterstützungsbedürftige Angehörige
• eine Teilnahme an Corporate Benefits für zahlreiche vergünstigte Einkaufsmöglichkeiten
• Zugang zu Fitnessstudios, Schwimmbädern und vielen weiteren Sporteinrichtungen mit Hansefit
• Möglichkeit des Fahrradleasings
• individuelle Fort‑ und Weiterbildungsmöglichkeiten
• Mitarbeit in einem aufgeschlossenen und engagierten Team
• eine vielseitige, interessante und verantwortungsvolle Tätigkeit

Quoten‑ und Gleichstellungsmaßnahmen

Die Stadt Langenhagen strebt an, dass sich die Vielfalt der Bevölkerung auch in der Verwaltung abbildet. Sie erkennt damit Vielfalt als Teil ihrer Unternehmenskultur an und ist bestrebt, ein Arbeitsumfeld zu schaffen, das alle Personen unabhängig von deren kultureller und sozialer Herkunft, Alter, Religion, Weltanschauung oder sexueller Orientierung gleiche Chancen bietet.

Schwerbehinderte Personen werden bei gleicher Eignung bevorzugt berücksichtigt.

Die Stadt Langenhagen ist an einer ausgewogenen Geschlechterquote interessiert. Aus diesem Grund besteht bei gleicher Eignung ein höheres Interesse an der Besetzung der Stelle mit einer weiblichen oder diversgeschlechtlichen Person.

Bei Fragen zum Verfahren steht Ihnen Frau Kallinich (Tel. 0511/7307‑1117) gern zur Verfügung. Bei Fragen inhaltlicher Art wenden Sie sich bitte direkt an den Abteilungsleiter Herrn Jakubowski (Tel. 0511/7307‑4010).