Sekretariat/Assistenz für den Fachbereich III - Infrastruktur & Bauen (m/w/d)

Sekretariat/Assistenz für den Fachbereich III - Infrastruktur & Bauen (m/w/d)

Umfang

20 Std./Woche

Befristung

unbefristet

Vergütung

EG 6 TVöD

Beginn

nächstmöglicher Zeitpunkt

Wir suchen zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine Sekretärin/Assistentin bzw. einen Sekretär/Assistenten für den Fachbereich III Infrastruktur & Bauen.

Aufgabenbereich:

• Allgemeine Sekretariats- und Assistenzaufgaben zur Unterstützung der Fachbereichsleitung und der stellvertretenden Fachbereichsleitung (Führung des Schriftverkehrs, Entgegennahme und Weiterleitung von Telefonaten, Terminplanung und -organisation, Beantwortung allgemeiner Anfragen, Auskunft über Verfahren und Projekte)
• Terminanfragen und Koordinationsaufgaben für den Fachbereich III
• Mitwirkung bei organisatorischen Aufgaben im Fachbereich
• Entgegennahme und Weiterleitung von Telefonaten im Fachbereich sowie Bearbeitung von Bürgeranfragen, Anträgen, Meldungen und sonstigen Anliegen
• Organisation, Koordination sowie Vor- und Nachbereitung von Terminen, Besprechungen und Veranstaltungen (Reservierung von Räumlichkeiten, Vorbereitung der Sitzungsräume, Zusammenstellen von Beratungsunterlagen, Protokollieren der Beratungsergebnisse)
• Unterstützung bei der Erstellung von Sitzungsunterlagen und Protokollen (Sachdarstellungen und Zusammenstellen von Unterlagen der Ausschusssitzungen, Vorbereitung der Sitzungsräume)
• Postbearbeitung im Fachbereich (analog und digital)
• Pflege von Ablagen sowie Wiedervorlagen
• Digitalisierung von Unterlagen, Plänen und Akten
• Vertretung für das Sekretariat des Bürgermeisters

Wir erwarten von Ihnen:

• Abgeschlossene Ausbildung als Verwaltungsfachangestellte/r (m/w/d), erfolgreicher Abschluss des Verwaltungslehrgangs I oder einer vergleichbaren kaufmännischen Ausbildung (z. B. Kauffrau/Kaufmann für Büromanagement) wünschenswert: Berufserfahrung im kommunalen Bereich
• sicherer Umgang mit MS Office (Word, Excel, PowerPoint)
• gute mündliche und schriftliche Ausdrucksfähigkeit
• strukturierte, sorgfältige und eigenverantwortliche Arbeitsweise
• Organisationsgeschick und Zuverlässigkeit
• Diskretion und Verantwortungsbewusstsein
• Teamfähigkeit sowie ein freundliches und serviceorientiertes Auftreten gegenüber Bürgerinnen und Bürgern
• Bereitschaft zur Fortbildung und flexiblen Arbeitszeitgestaltung

Wir bieten Ihnen:

• unbefristetes Arbeitsverhältnis
• Vergütung nach EG 6 TVöD
• betriebliche Altersversorgung
• flexible Arbeitszeiten / Gleitzeit
• Homeoffice (nach Vereinbarung)
• regelmäßige Fortbildungsmöglichkeiten

  Interessiert? Dann freuen wir uns auf Ihre Online-Bewerbung!

  Gemeinde Laer
  Personalamt
  Mühlenhoek 1
  48366 Laer

  Bitte senden Sie uns Ihre Bewerbung bis zum unter Angabe Ihres frühestmöglichen Eintrittstermins zu.