Senior Executive Assistant (m/w/d)

Du möchtest zwei Vorstände nicht nur organisatorisch entlasten, sondern auch inhaltlich mitarbeiten? In dieser Rolle bereitest du Entscheidungen vor, koordinierst Projekte und vertrauliche Sonderthemen und hältst im Tagesgeschäft die Fäden zusammen. Du verbindest klassische Vorstandsassistenz mit anspruchsvollen Aufgaben an der Schnittstelle von Management, Operations und IT.

Für eine etablierte, technologieorientierte Versicherungsgruppe suchen wir eine vorausschauende Persönlichkeit,

die zwei Vorstände in einem dynamischen und anspruchsvollen Tagesgeschäft unterstützt – mit Eigeninitiative, einem klaren Blick für Prioritäten und dem Gespür dafür, wann sie selbst aktiv werden sollte.

Deine Aufgabe: Überblick behalten, vorausschauend handeln, Themen voranbringen

Als Senior Executive Assistant denkst du dich in Themen ein, erkennst Handlungsbedarf und sorgst dafür, dass wichtige Aufgaben nicht zwischen Terminen und Zuständigkeiten liegen bleiben.

• Du steuerst das Tagesgeschäft beider Vorstandsbüros – von Kalendern und Reisen bis zur zuverlässigen Vorbereitung und Nachbereitung von Sitzungen.
• Du verdichtest Informationen, klärst offene Fragen und bereitest Präsentationen sowie Entscheidungsunterlagen adressatengerecht auf.
• Du behältst parallele Themen im Blick, machst Prioritäten und Abhängigkeiten sichtbar und hältst vereinbarte Schritte und Zuarbeiten verbindlich nach.
• Du koordinierst Abstimmungen zwischen Vorständen, Bereichsleitungen und weiteren Beteiligten – mit Klarheit, Fingerspitzengefühl und dem nötigen Nachdruck.
• Du übernimmst eigenständige Arbeitspakete in Projekten und vertraulichen Sonderthemen und bringst dich auch bei Managementformaten und Workshops ein.

Dein Beitrag: Du schaffst Freiraum für die Vorstände und sorgst dafür, dass aus Abstimmungen konkrete nächste Schritte werden. Dabei denkst du mit und übernimmst Verantwortung, ohne selbst im Mittelpunkt stehen zu müssen.

Das bringst du mit

Du hast mehrjährige Erfahrung in der Unterstützung von Vorstand oder Geschäftsführung und bereits Aufgaben jenseits des klassischen Office Managements übernommen. Komplexe Themen erschließt du dir zügig; Unterlagen bereitest du klar und adressatengerecht auf.

Du trittst souverän auf, fasst freundlich und bestimmt nach und bleibst auch bei hoher Taktung, wechselnden Prioritäten ruhig und handlungsfähig. Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse sowie Sicherheit in PowerPoint und Excel runden dein Profil ab. Versicherungserfahrung ist hilfreich, aber keine Voraussetzung.

Das macht das Umfeld interessant

Das Unternehmen verbindet ein etabliertes Versicherungsgeschäft mit moderner Technologie und einer neuen Wachstumsphase. Du erhältst Einblicke in zwei zentrale Ressorts und begleitest die weitere Entwicklung aus unmittelbarer Nähe.

Dich erwarten ein attraktives Gehalt, hybrides Arbeiten mit zwei bis drei Präsenztagen pro Woche, 30 Urlaubstage sowie eine stundengenaue Arbeitszeiterfassung mit Freizeitausgleich für Mehrarbeit