Senior Referent:in Einkauf und Vergabe (d/w/m) NUM

Sie verantworten den Aufbau der zentralen Funktion Einkauf und Vergabe für die künftige eigenständige Organisationsstruktur des NUM und übernehmen dabei sowohl konzeptionelle als auch operative Verantwortung. Ziel ist es, wirtschaftliche, rechtskonforme und serviceorientierte Beschaffungsprozesse aufzubauen und dauerhaft sicherzustellen.
In der Aufbauphase entwickeln Sie Strukturen, Prozesse und Standards für Einkauf und Vergabe. Gleichzeitig übernehmen Sie die operative Durchführung und Steuerung von Beschaffungs- und Vergabeverfahren. Mit dem weiteren Organisationsaufbau gestalten Sie die Übergabe administrativer Tätigkeiten an unterstützende Funktionen und steuern externe Dienstleister.

Ihre konkreten Aufgaben

• Aufbau, Ausgestaltung und Weiterentwicklung der zentralen Funktion Einkauf und Vergabe
• Entwicklung und Etablierung wirtschaftlicher, standardisierter und vergaberechtskonformer Beschaffungs- und Vergabeprozesse unter Berücksichtigung vergabe-, zuwendungs- und haushaltsrechtlicher Anforderungen
• Eigenverantwortliche Planung, Durchführung und Dokumentation nationaler Vergabeverfahren sowie Steuerung komplexer oder EU-weiter Vergaben gemeinsam mit externen Vergabeberatungen – von der Bedarfsaufnahme über die Wahl der Vergabestrategie, Angebotseinholung und Angebotswertung bis zur Zuschlagserteilung und Vertragsvorbereitung
• Aufbau eines Einkaufs- und Vergabecontrollings sowie Erstellung von Auswertungen, Kennzahlen und Entscheidungsgrundlagen für die Geschäftsleitung
• Mitwirkung bei der Auswahl, Einführung und Weiterentwicklung einer digitalen Einkaufs- und Vergabesoftware einschließlich der Gestaltung von Workflows und Dokumentationsstandards
• Aufbau und Weiterentwicklung eines Vertrags- und Lieferantenmanagements einschließlich Pflege relevanter Register, Vertragslaufzeiten und Fristen
• Steuerung externer Dienstleister, insbesondere Vergabeberatungen – von der Bedarfsaufnahme über die Wahl der Vergabestrategie, Angebotseinholung und Angebotswertung bis zur Zuschlagserteilung und Vertragsvorbereitung
• Beratung der Fachbereiche bei Beschaffungsvorhaben sowie Unterstützung bei derErstellung von Leistungsbeschreibungen, Kostenschätzungen und Vergabeunterlagen
• Entwicklung von Richtlinien, Prozessbeschreibungen, Vorlagen, Wertgrenzen und Dokumentationsstandards für den Einkauf sowie Vergaben
• Koordination und Qualitätssicherung der Einkaufs- und Vergabeprozesse in enger Abstimmung mit Finance, Recht, IT sowie den weiteren Fachbereichen
• Sicherstellung der Einhaltung vergabe-, zuwendungs-, vertrags-, datenschutz- und compliancebezogener Anforderungen
• Identifikation von Optimierungspotenzialen sowie kontinuierliche Weiterentwicklung der Einkaufs- und Vergabefunktion im Zielbetrieb

• Abgeschlossenes Hochschulstudium (Master), z. B. in Betriebswirtschaft, Wirtschaftsrecht, Verwaltungswissenschaften, Public Management oder einer vergleichbaren Fachrichtung
• Einschlägige mehrjährige Berufserfahrung im Einkauf und der öffentlichen Vergabe, vorzugsweise in einer zentralen Funktion oder beim Aufbau einer Einkaufsorganisation.
• Erfahrung im Aufbau, in der Weiterentwicklung oder in der Steuerung von Einkaufs- und Vergabeprozessen, idealerweise in einer öffentlichen oder öffentlich geförderten Organisation
• Sichere und praxiserprobte Kenntnisse des öffentlichen Vergaberechts (insbesondere GWB, VgV, UVgO sowie idealerweise VOB/A) und Verständnis für zuwendungsrechtliche Anforderungen oder die Bereitschaft, sich diese kurzfristig anzueignen
• Erfahrung in der Vorbereitung, Steuerung oder Begleitung komplexer Vergabeverfahren sowie im Umgang mit externen Vergabeberatungen
• Erfahrung mit Einkaufs-, Vergabe- oder Vertragsmanagementsystemen; Kenntnisse bei der Einführung digitaler Systeme sind von Vorteil
• Fähigkeit, unklare Anforderungen zu strukturieren, tragfähige Prozesse aufzubauen und praktikable Standards zu entwickeln
• Dienstleistungsorientierung und Kommunikationsstärke bei der Beratung interner Fachbereiche Ausgeprägtes wirtschaftliches Verständnis sowie analytisches und konzeptionelles Denkvermögen
• Sicheres Auftreten im Umgang mit internen Stakeholdern, externen Dienstleistern und unterschiedlichen Fachbereichen
• Strukturierte, lösungsorientierte und eigenverantwortliche Arbeitsweise sowie Freude daran, neue Organisationsstrukturen aktiv mitzugestalten
• Sicherer Umgang mit MS Office; Erfahrung mit digitalen Kooperations-, Dokumentations- oder Vergabesystemen ist wünschenswert.
• Sehr gute Deutschkenntnisse sowie gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift