Specialist Internal Communications & Executive Support (m/w/d)

Werde Teil eines der weltweit größten und innovativsten Unternehmen im Bereich der digitalen Immobilientechnologie.

Mit der Rückendeckung der globalen Investmentführer KKR und CPP Investments gestaltet die AVIV Group die Art und Weise neu, wie Menschen in Europa Immobilien kaufen, verkaufen, mieten, vermieten und bewerten.

Mit einer starken Präsenz in Europa stehen wir hinter einigen der bekanntesten digitalen Immobilienplattformen in verschiedenen Ländern – darunter Immoweb , SeLoger und Meilleurs Agents (Frankreichs führende Plattform für Immobilienbewertung) sowie immowelt und Homeday (eines der am schnellsten wachsenden PropTech-Unternehmen in Deutschland). Ergänzt wird unser europäisches Netzwerk durch unsere dynamischen Tech- und Engineering-Hubs in Rumänien und Kroatien.

Unsere Mission?

Wir vereinfachen die wichtigsten Transaktionen im Leben. Durch die Verbindung von Daten, Technologie und menschlicher Expertise ermöglichen wir es Millionen von Menschen, das perfekte Zuhause zu finden!

Du bringst Kommunikation auf den Punkt, behältst auch bei vielen parallelen Themen den Überblick und arbeitest gerne nah an strategischen Entscheidungen? Dann ist die Rolle Specialist Internal Communications & Executive Support (w/m/d) genau die richtige für dich. Die Stelle ist in Vollzeit am Standort Berlin zu besetzen.

In dieser vielseitigen Schnittstellenrolle verbindest du Internal Communications mit Executive Support. Du sorgst dafür, dass wichtige Unternehmensinformationen die richtigen Menschen erreichen, bereitest Themen des Executive Leadership Teams verständlich und zielgruppengerecht auf und unterstützt unser Leadership dabei, Termine, Meetings und Formate effizient zu organisieren.

Kurz gesagt: Du verbindest Kommunikation, Organisation und Leadership Support – und machst damit einen echten Unterschied.

Was dich erwartet

Du bist eine zentrale Schnittstelle zwischen unserem Executive Leadership Team, unseren Mitarbeitenden und weiteren Stakeholdern. Dabei übernimmst du eigenständig Verantwortung für Themen der internen Kommunikation und sorgst gleichzeitig dafür, dass unser Leadership Team organisatorisch bestens unterstützt wird.

Interne Kommunikation (ca. 70%)

• Du planst, erstellst und steuerst Inhalte für unsere internen Kommunikationskanäle, z. B. Newsletter und Slack, und stellst sicher, dass relevante Informationen transparent, verständlich und zielgruppengerecht kommuniziert werden.
• Du bereitest Botschaften und Informationen unseres Executive Leadership Teams für die interne Kommunikation auf und bringst komplexe Themen auf den Punkt.
• Du unterstützt bei der inhaltlichen Vorbereitung und Kommunikation von Townhalls, All Hands und weiteren unternehmensweiten Formaten und begleitest diese organisatorisch.
• Du identifizierst relevante Themen im Unternehmen und entwickelst daraus interessante Inhalte und Geschichten für unsere Mitarbeitenden.
• Du begleitest Change Communication rund um Veränderungen, Projekte und neue Initiativen und sorgst für eine rechtzeitige und konsistente Kommunikation.
• Du entwickelst unsere internen Kommunikationsformate und -kanäle kontinuierlich weiter und bringst eigene Ideen ein, wie wir unsere Mitarbeitenden noch besser erreichen und einbinden können.
• Du nimmst Fragen und Feedback aus der Organisation auf und sorgst dafür, dass relevante Themen bei den richtigen Ansprechpartner ankommen.

Executive Support (ca. 30%)

• Du unterstützt unser Executive Leadership Team bei der Organisation und Vorbereitung von Meetings, Workshops, Offsites und Events und sorgst dafür, dass auch komplexe Abläufe reibungslos funktionieren.
• Du koordinierst Kalender und Termine vorausschauend und behältst auch bei kurzfristigen Änderungen den Überblick.
• Du organisierst Geschäftsreisen inklusive Reiseplanung und Abrechnung und unterstützt unsere Führungskräfte bei Bedarf auch vor Ort.
• Du bereitest Präsentationen, Unterlagen und Entscheidungsgrundlagen vor und stellst sicher, dass relevante Informationen zur richtigen Zeit verfügbar sind.
• Du koordinierst bereichsübergreifende Themen und bist eine verlässliche Schnittstelle zwischen Leadership, Teams und externen Partnern.
• Du bringst Struktur in komplexe Abläufe, entwickelst Prozesse weiter und übernimmst eigenständig kleinere Projekte.

Gelegentliche Geschäftsreisen – insbesondere innerhalb Deutschlands und bei Bedarf innerhalb Europas – gehören zu deiner Rolle.

Das bringst du mit

Du musst nicht jede Anforderung zu 100 % erfüllen. Wichtig ist uns, dass du Verantwortung übernehmen möchtest, mitdenkst und Lust darauf hast, Kommunikation und Organisation aktiv mitzugestalten.

Du Passt Besonders Gut Zu Uns, Wenn Du

• bereits mindestens 3 Jahre Erfahrung in der internen Kommunikation, im Executive Support oder in einer vergleichbaren Schnittstellenrolle gesammelt hast
• vielseitige, komplexe Themen klar, verständlich und zielgruppengerecht aufbereiten kannst
• ein gutes Gespür für Employee Communication und relevante Unternehmensthemen mitbringst
• auch in einem dynamischen Umfeld den Überblick behältst und Prioritäten sicher setzt
• eigenständig arbeitest, Verantwortung übernimmst und pragmatische Lösungen findest
• souverän mit unterschiedlichen Persönlichkeiten und Hierarchieebenen kommunizierst
• ein hohes Maß an Vertrauenswürdigkeit und Diskretion mitbringst
• sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift hast
• mit Google Workspace und modernen Collaboration-Tools sicher arbeitest oder dich schnell darin zurechtfindest.

Was uns besonders wichtig ist

Wir suchen eine Person, die nicht nur Aufgaben abarbeitet, sondern mitdenkt, vorausplant und eigene Ideen einbringt .

Du hast ein gutes Gespür dafür, welche Informationen für unsere Mitarbeitenden relevant sind und wie sich auch komplexe Themen verständlich vermitteln lassen. Gleichzeitig macht es dir Freude, unser Leadership Team organisatorisch zu unterstützen und dafür zu sorgen, dass Themen zuverlässig und professionell vorankommen.

Warum immowelt?

Weil du hier nicht nur organisierst, sondern aktiv mitgestaltest .

Du arbeitest eng mit unserem Executive Leadership Team zusammen, erhältst Einblicke in strategische Themen und kannst unmittelbar dazu beitragen, wie wir bei immowelt kommunizieren und zusammenarbeiten.

Dich erwartet ein Umfeld mit viel Vertrauen, kurzen Entscheidungswegen und Kolleg, die gemeinsam Dinge voranbringen. Wir schätzen Eigeninitiative, neue Ideen und Menschen, die bestehende Prozesse hinterfragen und verbessern möchten.

Wenn du Internal Communications, Organisation und die Zusammenarbeit mit Leadership miteinander verbinden möchtest und Lust hast, Verantwortung zu übernehmen, freuen wir uns darauf, dich kennenzulernen.