Specialist Office Management (m/w/d)

Für einen Kunden in Karlsruhe suchen wir eine Fachkraft im Specialist Office Management (m/w/d). In dieser Position unterstützen Sie die Büroorganisation und stellen sicher, dass administrative Abläufe strukturiert und effizient umgesetzt werden. Sie arbeiten eng mit verschiedenen Fachbereichen zusammen und tragen dazu bei, dass interne Prozesse, Dokumentationen und Kommunikationswege verlässlich koordiniert werden. Im Rahmen der Arbeitnehmerüberlassung sind Sie Teil des Adecco-Netzwerks und profitieren von einer professionellen Betreuung.

Ihre Vorteile

• Eine interessante Tätigkeit in einem zukunftsorientierten Unternehmen mit der Option auf Übernahme durch Kundenbetrieb
• Hervorragende Entwicklungs- und Karriereperspektiven in einem innovativen Unternehmen
• Attraktive, übertarifliche Vergütung sowie Sonderzahlungen (zwischen 25,67 € - 28,84 € Stundenlohn)
• Hybrides Arbeiten mit durchschnittlich 2 Tagen Homeoffice pro Woche
• Urlaubsanträge, Überstundenauszahlung, Lohnabrechnungen und vieles mehr per App steuerbar
• Persönliche Beratung und Betreuung durch das Adecco-Team in Karlsruhe

Ihre Aufgaben

• Unterstützung von Mitarbeitenden bei organisatorischen und administrativen Anliegen
• Koordination von Terminen, Meetings und organisatorischen Aktivitäten
• Organisation von Raumbelegungen, Besucherempfängen, Parkplätzen und Catering-Services
• Unterstützung bei personalbezogenen Organisationsprozessen, Zeiterfassung, Abwesenheitsmeldungen und Schulungsadministration
• Verwaltung bürobezogener Bestell- und Serviceprozesse, beispielsweise Zugangsberechtigungen, Hardware-Anforderungen, Büromaterial, Visitenkarten und Werbemittel
• Unterstützung des Workplace Managements einschließlich Arbeitsplatzplanung, Flächenmanagement und Bürobelegung
• Planung und Organisation von Workshops, Teamveranstaltungen, Onsite-Wochen und internen Events
• Bearbeitung von Rechnungen sowie administrative Nachverfolgung mit internen Fachbereichen und externen Dienstleistern
• Anwenderunterstützung für interne Tools und Prozesse, insbesondere Lern- und Trainingsplattformen

Ihr Profil

• Erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, Ausbildung im Bereich Büromanagement oder vergleichbare Qualifikation
• Mehrjährige Berufserfahrung im Office Management, in der Teamassistenz, Administration oder einem vergleichbaren Umfeld
• Ausgeprägte Organisations- und Koordinationsfähigkeiten sowie hohe Zuverlässigkeit und Sorgfalt
• Sicherer Umgang mit Microsoft Office, Microsoft Teams und SharePoint
• Fähigkeit, mehrere Themen parallel zu koordinieren und flexibel auf wechselnde Anforderungen zu reagieren
• Hohe Service- und Kundenorientierung
• Strukturierte, selbstständige und lösungsorientierte Arbeitsweise
• Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift (mindestens Englisch B2)

Über uns

Seit über 60 Jahren ist es unsere Leidenschaft, Menschen und Unternehmen zusammenzubringen – zuverlässig, engagiert und branchenübergreifend. Ob Berufseinsteiger:innen, Expert:innen oder Quereinsteiger:innen: Bei uns finden Talente ihren Weg. Mit der Auszeichnung der Adecco Group als führender Personaldienstleister Deutschlands und einer Weiterempfehlungsrate von 84% auf kununu belegen wir täglich aufs Neue unsere Qualität. Der nächste Karriereschritt beginnt genau hier.