Spezialist Facility & Office Services (m/w/d)

• Sicherstellung eines reibungslosen, sicheren und serviceorientierten Büro- und Standortbetriebs.
• Verantwortung für die Organisation, Steuerung und kontinuierliche Weiterentwicklung zentraler Arbeitsplatz Services, insbesondere Besucher- und Zutrittsverwaltung, On- und Offboarding-Prozesse, Post- und Dokumentenmanagement sowie Arbeitsplatz- und Raummanagement.
• Betreuung und laufende Optimierung von Arbeitsplätzen, Besprechungsräumen und Gemeinschaftsflächen zur Sicherstellung eines professionellen und angenehmen Arbeitsumfelds.
• Durchführung regelmäßiger Qualitäts- und Servicekontrollen sowie Ableitung und Umsetzung geeigneter Verbesserungsmaßnahmen.
• Steuerung und Koordination externer Dienstleister, Lieferanten und standortbezogener Services unter Einhaltung definierter Qualitäts- und Servicelevel.
• Planung und Begleitung von Wartungs-, Instandhaltungs- und Infrastrukturmaßnahmen sowie Unterstützung bei kleineren technischen Aufgaben vor Ort.
• Pflege standortbezogener Informationen auf internen Kommunikationsplattformen sowie Unterstützung der internen Kommunikation zu relevanten Standort- und Service-Themen.
• Ansprechpartner für Mitarbeitende, Führungskräfte und externe Partner in allen Office-, Arbeitsplatz- und Facility-Management-Themen.
• Unterstützung bei der Einhaltung von Arbeitsschutz-, Sicherheits-, Notfall- und Krisenmanagementanforderungen am Standort.
• Erfolgreich abgeschlossene Berufsausbildung, idealerweise im kaufmännischen Bereich, in der Hotellerie, im Eventmanagement oder in einer vergleichbaren Fachrichtung.
• Erste Berufserfahrung im Office Management, Workplace Management, Corporate Services oder in einem serviceorientierten Umfeld wünschenswert.
• Ausgeprägte Service- und Kundenorientierung sowie ein professionelles und verbindliches Auftreten.
• Hohe Eigeninitiative, Hands-on-Mentalität und ausgeprägte Lösungsorientierung.
• Strukturierte, selbstständige und zuverlässige Arbeitsweise mit hohem Verantwortungsbewusstsein.
• Ausgeprägte Organisationsfähigkeit sowie die Fähigkeit, auch in einem dynamischen Umfeld Prioritäten sicher zu setzen.
• Kommunikationsstärke und Freude an der Zusammenarbeit mit unterschiedlichen Stakeholdern und Hierarchieebenen.
• Sicherer Umgang mit MS Office-Anwendungen sowie digitalen Kollaborations- und Kommunikationsplattformen.
• Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift.
• Grundlegendes Verständnis im Umgang mit KI-Tools wie ChatGPT, Copilot, etc.

Ihre Aufgaben

• Sicherstellung eines reibungslosen, sicheren und serviceorientierten Büro- und Standortbetriebs.
• Verantwortung für die Organisation, Steuerung und kontinuierliche Weiterentwicklung zentraler Arbeitsplatz Services, insbesondere Besucher- und Zutrittsverwaltung, On- und Offboarding-Prozesse, Post- und Dokumentenmanagement sowie Arbeitsplatz- und Raummanagement.
• Betreuung und laufende Optimierung von Arbeitsplätzen, Besprechungsräumen und Gemeinschaftsflächen zur Sicherstellung eines professionellen und angenehmen Arbeitsumfelds.
• Durchführung regelmäßiger Qualitäts- und Servicekontrollen sowie Ableitung und Umsetzung geeigneter Verbesserungsmaßnahmen.
• Steuerung und Koordination externer Dienstleister, Lieferanten und standortbezogener Services unter Einhaltung definierter Qualitäts- und Servicelevel.
• Planung und Begleitung von Wartungs-, Instandhaltungs- und Infrastrukturmaßnahmen sowie Unterstützung bei kleineren technischen Aufgaben vor Ort.
• Pflege standortbezogener Informationen auf internen Kommunikationsplattformen sowie Unterstützung der internen Kommunikation zu relevanten Standort- und Service-Themen.
• Ansprechpartner für Mitarbeitende, Führungskräfte und externe Partner in allen Office-, Arbeitsplatz- und Facility-Management-Themen.
• Unterstützung bei der Einhaltung von Arbeitsschutz-, Sicherheits-, Notfall- und Krisenmanagementanforderungen am Standort.
• Erfolgreich abgeschlossene Berufsausbildung, idealerweise im kaufmännischen Bereich, in der Hotellerie, im Eventmanagement oder in einer vergleichbaren Fachrichtung.
• Erste Berufserfahrung im Office Management, Workplace Management, Corporate Services oder in einem serviceorientierten Umfeld wünschenswert.
• Ausgeprägte Service- und Kundenorientierung sowie ein professionelles und verbindliches Auftreten.
• Hohe Eigeninitiative, Hands-on-Mentalität und ausgeprägte Lösungsorientierung.
• Strukturierte, selbstständige und zuverlässige Arbeitsweise mit hohem Verantwortungsbewusstsein.
• Ausgeprägte Organisationsfähigkeit sowie die Fähigkeit, auch in einem dynamischen Umfeld Prioritäten sicher zu setzen.
• Kommunikationsstärke und Freude an der Zusammenarbeit mit unterschiedlichen Stakeholdern und Hierarchieebenen.
• Sicherer Umgang mit MS Office-Anwendungen sowie digitalen Kollaborations- und Kommunikationsplattformen.
• Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift.
• Grundlegendes Verständnis im Umgang mit KI-Tools wie ChatGPT, Copilot, etc.

Ihr Profil

• Erfolgreich abgeschlossene Berufsausbildung, idealerweise im kaufmännischen Bereich, in der Hotellerie, im Eventmanagement oder in einer vergleichbaren Fachrichtung.
• Erste Berufserfahrung im Office Management, Workplace Management, Corporate Services oder in einem serviceorientierten Umfeld wünschenswert.
• Ausgeprägte Service- und Kundenorientierung sowie ein professionelles und verbindliches Auftreten.
• Hohe Eigeninitiative, Hands-on-Mentalität und ausgeprägte Lösungsorientierung.
• Strukturierte, selbstständige und zuverlässige Arbeitsweise mit hohem Verantwortungsbewusstsein.
• Ausgeprägte Organisationsfähigkeit sowie die Fähigkeit, auch in einem dynamischen Umfeld Prioritäten sicher zu setzen.
• Kommunikationsstärke und Freude an der Zusammenarbeit mit unterschiedlichen Stakeholdern und Hierarchieebenen.
• Sicherer Umgang mit MS Office-Anwendungen sowie digitalen Kollaborations- und Kommunikationsplattformen.
• Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift.
• Grundlegendes Verständnis im Umgang mit KI-Tools wie ChatGPT, Copilot, etc.

Das bringen Sie mit

Sie schaffen gerne ein Umfeld, in dem sich Menschen wohlfühlen und effizient arbeiten können. Mit Ihrer Serviceorientierung, Ihrem Organisationstalent und Ihrer positiven Ausstrahlung sorgen Sie für einen professionellen, modernen und einladenden Arbeitsplatz. Dabei behalten Sie auch in einem dynamischen Umfeld den Überblick, handeln pragmatisch und finden lösungsorientierte Wege, um einen reibungslosen Büroalltag sicherzustellen.

| Operations | Professional | Non-Executive | Allianz Partners | Full-Time | Permanent

Die Allianz Gruppe ist eines der vertrauenswürdigsten Versicherungs- und Vermögensverwaltungsunternehmen der Welt. Dass wir uns um unsere Mitarbeitenden, ihre Ambitionen, Träume und Herausforderungen kümmern, macht uns zu einem einzigartigen Arbeitgeber. Gemeinsam können wir ein Umfeld schaffen, in dem sich jeder gestärkt fühlt und das Vertrauen hat, neue Wege zu gehen, zu wachsen und eine bessere Zukunft für unsere Kundinnen und Kunden sowie die Welt um uns herum zu gestalten.

Bei Allianz stehen wir für Zusammenhalt: Wir sind überzeugt, dass eine vereinte Welt eine wohlhabendere Welt ist, und wir setzen uns konsequent für Chancengleichheit für alle ein. Die Grundlage dafür ist unser inklusiver Arbeitsplatz, an dem sowohl Menschen als auch Leistung zählen und an dem eine Kultur gefördert wird, die auf Integrität, Fairness, Inklusion und Vertrauen basiert.

Deshalb begrüßen wir Bewerbungen unabhängig von ethnischer oder kultureller Herkunft, Alter, Geschlecht, Nationalität, Religion, sozialer Herkunft, Behinderung oder sexueller Orientierung sowie von allen anderen Merkmalen, die durch geltende lokale Gesetze und Vorschriften geschützt sind.

Kommen Sie zu uns. Lassen Sie uns gemeinsam für morgen sorgen.