Teamassistenz (w/m/d) Geschäftsleitung Vorstand

kbo – Kliniken des Bezirks OberbayernMünchen

Stellenbeschreibung:

Überblick

Die Kliniken des Bezirks Oberbayern – kbo – arbeiten unter dem Dach eines Kommunalunternehmens zusammen. Wir sind ein Verbund von Kliniken und ambulanten Einrichtungen für Psychiatrie, Psychotherapie und Psychosomatik für Kinder, Jugendliche und Erwachsene, Neurologie und Sozialpädiatrie. Doch vor allem sind wir ein Team von rund 9.100 Mitarbeitern und etwa 450 Auszubildenden. Wir behandeln, pflegen und betreuen rund 140.000 Patienten jährlich. Unsere Leistungen bieten wir stationär, teilstationär und ambulant – ortsnah an über 50 Standorten in ganz Oberbayern.

Teamassistenz (w/m/d) Geschäftsleitung Vorstand

In Vollzeit oder in Teilzeit mit mindestens 29 Stunden/Woche.

Aufgaben

Sie sind gemeinsam mit der Leitung Sekretariat und Organisation die zentrale Anlaufstelle des kbo-Kommunalunternehmens und stellen die persönliche, telefonische und digitale Erreichbarkeit des Hauses sicher.
Sie übernehmen eigenverantwortlich klassische Assistenz- und Sekretariatsaufgaben, insbesondere Korrespondenz, die Betreuung von Postfächern und Kalendern, das Dokumentenmanagement sowie Ablage und Archivierung.
Sie koordinieren Termine, Besprechungen, Workshops und Veranstaltungen und übernehmen deren organisatorische Vor- und Nachbereitung.
Sie empfangen und betreuen Gäste, Geschäftspartner und Besucher.
Sie organisieren Dienstreisen für den Vorstand sowie für die Mitarbeiter des kbo-Kommunalunternehmens.
Sie übernehmen die Organisation von Bewirtung und Unterbringung von Gästen.
Sie verantworten die Büroorganisation einschließlich Materialverwaltung, Bestellwesen, Rechnungsbearbeitung, Vertragsmanagement und Koordination externer Dienstleistungen.
Sie unterstützen die Leitung der Stabsstelle Vorstand bei administrativen und organisatorischen Aufgaben sowie bei der Vorbereitung von Arbeitskreisen und Projekten.
Sie koordinieren die Nutzung und Betreuung des Poolfahrzeugs sowie organisatorische Aufgaben rund um die Dienstwagenflotte.
Sie wirken bei der Organisation interner Veranstaltungen sowie weiterer bereichsübergreifender Aufgaben des kbo-Kommunalunternehmens mit.
Sie übernehmen Vertretungsaufgaben innerhalb des Bereichs Sekretariat und Organisation und tragen zu einem reibungslosen Ablauf der Verwaltungsprozesse bei.

Die Tätigkeit erfordert eine regelmäßige persönliche Präsenz vor Ort sowie eine verlässliche telefonische Erreichbarkeit. Mobiles Arbeiten ist für diese Funktion nicht vorgesehen.

Ihr Profil

Sie verfügen über eine erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation.
Sie bringen mehrjährige Berufserfahrung im Sekretariats- oder Assistenzbereich mit.
Sie sind sicher im Umgang mit den gängigen MS-Office-Anwendungen sowie SharePoint und MS Teams.
Sie überzeugen durch ein freundliches und verbindliches Auftreten sowie eine strukturierte, sorgfältige und zuverlässige Arbeitsweise.
Sie zeichnen sich durch eine selbstständige, engagierte und verantwortungsbewusste Arbeitsweise aus und behalten auch bei hohem Arbeitsaufkommen den Überblick.
Sie erkennen Handlungs- und Gestaltungsspielräume, nutzen diese aktiv und bringen eigene Ideen ein.
Sie arbeiten serviceorientiert und schätzen die Zusammenarbeit im Team.

Wir bieten Ihnen

ein sicherer Arbeitsplatz (öffentlicher Dienst) bei einem Klinikverbund.
eine von gegenseitiger Wertschätzung geprägte Unternehmenskultur.
eine gute Vereinbarkeit von Beruf und Familie: Zuschuss zur Kinderbetreuung (null bis drei Jahre), Zuschuss zur Ferienbetreuung (drei bis 15 Jahre) und Unterstützung bei pflegebedürftigen Angehörigen.
eine Vielzahl von betrieblichen Sozialleistungen (z. B. beitragsfreie Betriebsrente (ZVK), Entgeltumwandlung, vergünstigtes IsarCard‑Ticket, Wohnraum nach Verfügbarkeit, Gesundheitsangebote, kostenlose Bereitstellung von Getränken und Kantine).
eine strukturierte Einarbeitung.
die individuelle Abstimmung Ihrer Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten.
eine sehr gute Erreichbarkeit aufgrund der zentralen Lage in München (U‑Bahn Lehel/Odeonsplatz, Bus, Tram und S-Bahn).