Verwaltungsfachkraft (m/w/d) - Vrees

Die Gemeinde Vrees stellt zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine Verwaltungsfachkraft (m/w/d) in Vollzeit ein. Die Stelle ist grundsätzlich teilzeitgeeignet.

Aufgaben:

• Allgemeine Büro- und Verwaltungsarbeiten
  • Digitalisierung und Archivierungstätigkeiten
  • Erstellung von Präsentationen, Berichten und Dokumentationen
  • Bestellung von Büromaterial, etc.
• Bearbeitung des Ratsinformationssystems (SD.Net)
  • Pflege und Aktualisierung von Sitzungsunterlagen im SD.Net
  • Bereitstellung von Tagesordnungen, Vorlagen und Beschlüssen im System
  • Unterstützung der Mandatsträger:innen beim Zugriff auf Unterlagen
  • Sicherstellung, dass alle Informationen aktuell, korrekt und vollständig vorliegen
• Organisation und Koordination der eingehenden Korrespondenz
  • Annahme, Sichtung, Verteilung und termingerechte Weiterleitung (E-Mails, Briefe u. Telefonate)
  • digitale Erfassung von Schriftstücken
  • Kurierdienste
• Terminplanung, -vorbereitung und -koordination
  • Abstimmung interner und externer Termine, organisatorische Vorbereitung von Besprechungen
  • Empfang und Betreuung von Bürgerinnen und Bürgern sowie Gästen
  • Unterstützung bei der Bewirtung und beim Service
• Unterstützung bei der Planung und Durchführung von Veranstaltungen
  • Terminabstimmungen und Einladungsmanagement
  • Erstellung und Versand von Einladungen, Teilnahmebestätigungen und Informationsmaterialien
  • Abstimmung mit internen Fachbereichen (z.B. Technik, Öffentlichkeitsarbeit)
  • Reservierung, Herrichtung von Räumlichkeiten
  • Vorbereitung und Bewirtung, Catering oder Getränkeservice
  • Unterstützung bei der Erstellung von Programmen, Präsentationen und Ablaufplänen

Qualifikationen:

• wünschenswert ist eine erfolgreich abgeschlossene Ausbildung zum Verwaltungsfachangestellten (m/w/d) oder zum Verwaltungswirt (Angestelltenlehrgang I) (m/w/d) oder eine vergleichbare Ausbildung
• hervorragende organisatorische Fähigkeiten und eine strukturierte Arbeitsweise
• ausgeprägte Kommunikationsfähigkeiten und ein freundliches Auftreten
• hohe Diskretion und Zuverlässigkeit im Umgang mit sensiblen Informationen
• sicherer Umgang mit den gängigen MS-Office-Anwendungen
• Bereitschaft, sich auf wechselnde Aufgabenstellungen einzustellen und diese eigenständig zu organisieren
• Teamfähigkeit sowie die Fähigkeit, eigenverantwortlich zu arbeiten

Angebot:

• eine Vollzeitstelle in einem unbefristeten Beschäftigungsverhältnis
• jährliche Leistungsprämie und Jahressonderzahlung nach dem TVöD
• betriebliche Zusatzversorgung
• eine interessante und vielseitige Tätigkeit in einem motivierten Team
• attraktive Fortbildungsmöglichkeiten zur fachlichen und persönlichen Weiterentwicklung
• eine Vergütung je nach Aufgabenübertragung und Erfüllung der persönlichen Voraussetzungen bis zu Entgeltgruppe 7 nach dem TVöD

Die Gemeinde Vrees fördert ausdrücklich die Gleichstellung. Deshalb begrüßt sie Ihre Bewerbung unabhängig von Ihrem Geschlecht und Alter, Ihrer Herkunft und Religion oder einer möglicherweise bestehenden Behinderung.