Zweisprachige Personalassistenz Französisch-Deutsch (m/w/d)

Zweisprachige Personalassistenz Französisch-Deutsch (m/w/d)

Das Deutsch-Französische Forschungsinstitut Saint-Louis (ISL) ist eine internationale Forschungseinrichtung mit Sitz im Dreiländereck Deutschland - Frankreich - Schweiz. Wir suchen eine zweisprachige Personalassistenz Französisch-Deutsch (m/w/d) zur Verstärkung der Personalabteilung.

Kurzüberblick

• Standort: Dreiländereck Deutschland - Frankreich - Schweiz
• Arbeitsmodell: Vollzeit
• Anstellungsart: Beauftragte/r

Aufgaben

Als Personalassistenz werden Sie an der administrativen Betreuung des Personals während seines gesamten beruflichen Werdegangs innerhalb des Instituts mitwirken.

• Administrative Betreuung von Praktikanten/-innen und Auszubildenden:
• Erstellung der Personalakten, Ausarbeitung, Nachverfolgung und Kontrolle von Praktikumsvereinbarungen und zugehörigen Dokumenten, Bearbeitung der damit verbundenen Verwaltungsformalitäten
• Durchführung der Austrittsformalitäten (Bescheinigungen, Abschlussunterlagen usw.), Bearbeitung von administrativen Formalitäten bei den zuständigen Stellen
• Berechnung des Dienstalters sowie der damit verbundenen Ansprüche (Vergütung, Urlaub)
• Administrative Assistenz: Unterstützung des Leiters der Personalabteilung bei der Vorbereitung und der Organisation des jährlichen Beförderungsverfahrens
• Vorbereitung und Nachverfolgung von Beurteilungs- und Beförderungsverfahren, Vorbereitung, Betreuung und Erstellung von Unterlagen im Zusammenhang mit Arbeitsmedaillen sowie Ehrungen im Rahmen nationaler Orden
• Pflege der Datenbanken und HR-Übersichten, Erstellung von Statistiken, Berichten und monatlichen Reportings
• Mitwirkung bei der Erstellung von Schreiben, Vermerken und Verwaltungsdokumenten, Mitwirkung an der Verbesserung und Aktualisierung von HR-Verfahren
• Durchführung von Sekretariats- und Verwaltungsassistenzaufgaben für den Leiter der Personalabteilung sowie die Verantwortliche für die Personalverwaltung

Anforderungen

• Ausbildung in den Bereichen Sekretariat, Assistenz, Verwaltungsmanagement oder Personalwesen oder Bachelorabschluss im Bereich Personalwesen
• Zwingend erforderliche Zweisprachigkeit Französisch-Deutsch
• Englischkenntnisse sind von Vorteil
• Ausgeprägtes Organisationsvermögen, Genauigkeit und Diskretion
• Gute Kommunikationsfähigkeit und Serviceorientierung
• Sicherer Umgang mit Bürosoftware (Textverarbeitung und Tabellenkalkulation) sowie mit HR-Informationssystemen (SIRH)

Benefits

• Direkte Mitwirkung an strukturellen und statutarischen Entwicklungen
• Internationales, wissenschaftliches und institutionelles Umfeld auf hohem Niveau
• Arbeiten an einer Top-Einrichtung im Herzen Europas
• Hohe Lebensqualität im Dreiländereck Deutschland-Frankreich-Schweiz mit Schwarzwald/Oberrhein, Vogesen und Schweizer Jura
• Eine attraktive Vergütung, großzügige Gleitzeitregelung, berufliche und persönliche Weiterbildung, Kantine, Parkplatz inkl. Ladestation, betriebsärztlicher Dienst, Elternzeit und Teilzeitmodelle und ein umfangreiches Sportangebot