Executive Assistant (gn) – CEO Office | Sales & People Ops

Du suchst einen Job, in dem Gestaltungsspielraum, Teamspirit und Sicherheit

zusammenkommen?

Oder willst du in einem jungen, dynamischen Umfeld starten – mit dem Rückhalt eines finanzstarken Konzerns?

Bei SmartHomecare findest du beides: den Gründerspirit eines Start-ups und die Stabilität eines internationalen Unternehmens – Clinisupplies Ltd.

Wir bieten dir spannende Perspektiven in einem Umfeld mit Sinn und Wirkung – ohne starre Strukturen, mit echter Freiheit zur Mitgestaltung und Fokus auf Ergebnisse.

• Flexible Arbeitsmodelle: Hybrid in Münster – 2 Tage Home-Office & 3 Tage vor Ort (bei Teilzeit anteilig)
• Fokus auf Ergebnisse statt Präsenzpflicht – mit Gleitzeit und Vertrauensarbeitszeit
• Echte Wertschätzung für dich als Mensch & deine Arbeitsergebnisse
• Junges Team mit Duz-Kultur, flachen Hierarchien und echtem Teamspirit
• Sinnstiftende Aufgaben – wir sichern die Versorgung von Patient:innen in ganz Deutschland
• Persönliche, wertschätzende Einarbeitung
• Entwicklungschancen & Weiterbildung in einem wachsenden Unternehmen
• Betriebliche Altersvorsorge und weitere, individuelle Benefits

Deine Mission

• Pflege/Qualitätscheck der Vertriebsdaten (Leads, Deals, Aktivitäten)
• Freundlicher 1st-Touch für Kund:innen per Telefon/E-Mail im CEO Office
• Anpassung von Angebotsvorlagen, Follow-ups & Support bei Sales-Aktionen (Mailings, Calls)
• Unterstützung bei Marketing-Kampagnen sowie Vor-/Nachbereitung von Vertriebsmeetings (Agenda, Unterlagen, Minutes)
• Einkauf & Verwaltung von Bürobedarf/Ausstattung (inkl. Küche), Lieferantenkoordination
• Organisation von Meetings & Reisen, Posteingang/-ausgang, Scans, Schriftverkehr, smarte Ablage
• Pflege & kleine Verbesserungsprojekte für Vorlagen, Checklisten und Tools
• Dokumenten- & Vertragsmanagement: Vorbereiten von Vertragsunterlagen, Verlängerungen, Addenda; Abstimmung mit UK; Einholen von Unterschriften (digital/physisch)
• Stammdaten & HRIS: Pflege von Mitarbeitendaten im HR-System (z. B. Bob/HiBob), Dokumentenablage, Datenqualität & einfache Reports
• On-/Offboarding: Checklisten steuern (Equipment, Berechtigungen, Zugänge), Welcome-Agenda, Unterweisungen, Austrittsunterlagen/Zeugnisse zuarbeiten
• Zeit/Abwesenheit: Erfassung/Prüfung von Abwesenheiten (Urlaub, Krankmeldung, Bescheinigungen), Nachhalten von Fristen
• Recruiting-Admin: Anzeigen posten, CV‑Vorscreening, Interviewkoordination, Feedback einsammeln, Kandidatenkommunikation
• Bescheinigungen & Schreiben: Standardbriefe, Bestätigungen, Referenz‑/Zwischenzeugnis‑Entwürfe zuarbeiten
• Payroll‑Vorbereitung (Basic): Sammeln/prüfen von variablen Bewegungsdaten (Ein‑/Austritte, Änderungen), Übergabe an Payroll‑Dienstleister
• Compliance & Datenschutz: Arbeiten nach Richtlinien (DSGVO), sorgfältige Aktenführung & Vertraulichkeit

Dein Profil

• Abgeschlossenes Studium (BWL, Kommunikation, Wirtschaft o. ä.) oder alternativ eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung mit einschlägiger Weiterbildung (z. B. Gepr. Fachwirt:in, Betriebswirt:in (IHK/VWA), Bachelor Professional)
• Erste praktische Erfahrung im Assistenz-, Office-, Projekt-, HR- oder Sales‑Umfeld (Praktika/Werkstudium willkommen)
• Klare, freundliche Kommunikation auf Deutsch & Englisch; strukturierte, zuverlässige Arbeitsweise und Diskretion
• Hands‑on‑Mindset: Du packst an, priorisierst smart und lernst schnell
• Nice to have: CRM (HubSpot/Salesforce), Grundkenntnisse in HRProzessen/ Arbeitsrecht‑Basics, Erfahrung mit HRIS (z. B. Bob/HiBob).

Dann freuen wir uns auf Deine Bewerbung!

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