Office & Executive Assistant + ERFOLGSBETEILIGUNG (m/w/d)

Co-Founder und Geschäftsführer der Fröhlich Vital GmbH

Standort:Berlin ·Anstellung:Teilzeit (20-30Std./Woche) ·Start:ASAP

Über uns

Wir wachsen und suchen jemanden, der uns den Rücken freihält: Kommunikation sortieren, Termine orchestrieren, Post & Orga vor Ort im Griff.

Deine Mission

Du bringst Struktur in Postfächer, Kalender, Posteingang und kleine HR-/Orga-Routinen. Zusätzlich hilfst du dabei, eingehende Anfragen (Leads) sauber zu erfassen, damit daraus neue Kund:innen werden können – und wirst bei erfolgreichen Abschlüssen beteiligt.

Aufgaben

• E‑Mail‑Triage & Priorisierung, Terminierung, Reise‑/Meeting‑Orga.
• Posteingang (digital & physisch) Scannen, Ablegen, Zuweisen.
• Pflege von Vorlagen, Kontaktlisten & Fristenkalender.
• Unterstützung bei On‑/Offboarding (Checklisten, Accounts, Doku).

Eingehende Leads erfassen & weiterreichen:

• Anfragen über allgemeine E-Mail-Adressen (z. B. info@…, kontakt@…) und andere Kanäle systematisch sichten,
• relevante Leads strukturiert in unsere Systeme einpflegen,
• sie sauber an Sales übergeben und bei Bedarf nachfassen

Erfolgsbeteiligung: Für Leads, die du erfasst hast und die zu erfolgreichen Abschlüssen werden, erhältst du eine transparente Erfolgsbeteiligung nach vorher definierten Kriterien.

• Stark in Schrift & Struktur, freundliche Durchsetzung, Hands-on-Mentalität.
• Erfahrung in Assistenz/Office-Management oder vergleichbaren Rollen.
• Sehr gutes Deutsch in Wort & Schrift, sicheres Auftreten per E-Mail und Telefon.
• Erfahrung mit ERP/CRM-Systemen.
• Grundverständnis, wie aus einer Anfrage ein Kunde wird (Sales-Prozesse).
• Basic-Kenntnisse in Tabellen/Docs/Cloud-Ablage.

Warum wir

• Verantwortung ab Tag 1, direkte Wirkung, enge Zusammenarbeit mit der Geschäftsführung.
• Flexible Stunden (ideal als „Core-Team“-Teilzeitrolle neben Studium, Familie o. Ä.).
• Moderne Tools, klare Prozesse, ehrliches Feedback.
• Finanziell spannend: Fixgehalt +zusätzliche Erfolgsbeteiligung für von dir erfasste Leads, die zu Kund:innen werden.

Bewerbung

• Schick uns 2 Vorlagen, die du gern nutzt (E‑Mail‑Antwort & Termineinladung) wir lieben Pragmatismus.

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