Executive Assistant – Recruitment Focus (m/w/d)

Über pplwise

pplwise unterstützt führende, schnell wachsende Unternehmen in ganz Europa dabei, ihre Wachstumsziele zu erreichen. Unsere Dienstleistungen umfassen Recruiting as a Service und Executive Search, mit einer Spezialisierung auf Technologieunternehmen in Wachstumsphasen.
Wir arbeiten mit Unternehmen wie Uber, Wolt und JustEatTakeaway, Unicorns wie Clark, TIER und Taxfix sowie zahlreichen Startups und Scale-ups zusammen, die von führenden Venture-Capital-Firmen wie Sequoia Capital, HV Capital und Cherry Ventures finanziert werden.
Gegründet im Jahr 2021, ist pplwise in über 20 Ländern in Europa tätig und verfügt über ein Team von mehr als 30+ talentierten Talent Partnern, die ehrgeizige Tech-Unternehmen bei der Bewältigung ihrer Wachstumsphasen unterstützen.

Executive Assistant – Recruitment Focus (m/w/d)

Standort: Remote in Deutschland

Die Herausforderung

Als Executive Assistant (m/w/d) bei pplwise spielst du eine zentrale Rolle darin, das Management und insbesondere unserem Founder in seinem Tagesgeschäft zu entlasten.
Du übernimmst administrative, organisatorische und operative Aufgaben, um sicherzustellen, dass sich unsere Führungskräfte auf ihre strategischen und vertriebsrelevanten Aktivitäten konzentrieren können.

Deine Aufgaben im Überblick:

• Eigenständiges Inbox- und Kalender-Management inkl. Terminplanung und Priorisierung
• Organisation von Meetings, Events und Calls sowie Vorbereitung relevanter Unterlagen
• Unterstützung bei der Erstellung von Sales- und Financial-Decks
• Betreuung und Pflege von Toolings (z. B. LinkedIn Recruiter, Notion)
• Überwachung von Kosten, Kündigungen und Vertragsverlängerungen
• Unterstützung im Recruiting-Operations-Bereich (zB Datenpflege, Reporting)
• Erstellung von Analysen und Auswertungen zur Prozess- und Performanceverbesserung
• Unterstützung bei Onboarding- und Vertragsprozessen

Dein Profil

Du hast bereits Erfahrung als Executive Assistant, Operations Manager oder in einer ähnlichen Rolle, idealerweise in einem schnelllebigen Umfeld (Startups, Scale-ups oder Agenturen).
Du arbeitest schnell, zuverlässig und selbstständig – auch unter Zeitdruck.
Idealerweise hast du schon in einem ähnlichen Umfeld gearbeitet (Recruitment).
Du bist sehr gut organisiert und liebst strukturierte Arbeitsweisen.
Du arbeitest analytisch, denkst mit und hast Spaß daran, Prozesse zu verbessern.
Fließende Deutschkenntnisse und sehr gute Englischkenntnisse sind erforderlich.

Was dich erwartet

Eine zentrale Rolle mit direkter Zusammenarbeit mit der Geschäftsführung und Senior Leadership.
Abwechslungsreiche Aufgaben an der Schnittstelle zwischen Recruiting, Operations und Administration.
Hohes Maß an Verantwortung, Eigenständigkeit und Gestaltungsspielraum.
Remote-first Kultur mit flexiblen Arbeitszeiten.
Ein ambitioniertes, kollaboratives und internationales Team, das sich gegenseitig unterstützt.

pplwise fördert aktiv ein vielfältiges und inklusives Umfeld, das die Individualität jedes Teammitglieds unterstützt. Wir ergreifen affirmative Maßnahmen, um Chancengleichheit im Bewerbungsprozess sicherzustellen – unabhängig von Nationalität, ethnischer oder nationaler Herkunft, Hautfarbe, Religion, Behinderung, Geschlecht, sexueller Orientierung oder Geschlechtsidentität.

Auch wenn du nicht alle Anforderungen erfüllst, ermutigen wir dich, dich zu bewerben.

Wir freuen uns auf deine Bewerbung!