Teamassistent in (w/m/d) - Kirchhoff-Institut für Physik

Am Kirchhoff-Institut für Physik ist ab folgende Stelle unbefristet zu besetzen:

Das Kirchhoff-Institut für Physik ist ein experimentalphysikalisches Institut mit zahlreichen Forschungs- und Servicegruppen. Zur Unterstützung unseres Teams von Physiker innen, die auf dem Gebiet der Quantenphysik forschen, suchen wir eine engagierte, motivierte und gut organisierte Persönlichkeit als Teamassistenz. Diese vielseitige Position kombiniert klassische Sekretariatsaufgaben mit moderner Teamunterstützung und bietet die Möglichkeit, aktiv zum Erfolg unserer Forschung und Lehre beizutragen.

• Förderung eines positiven und kollaborativen Arbeitsklimas
• Organisation kleiner Teamveranstaltungen und Teambuilding-Aktivitäten
• Zuverlässige Durchführung allgemeiner Organisationsarbeiten (z. B. Terminkoordination, Korrespondenz, Organisation und Optimierung interner Abläufe)
• Planung und Abrechnung von Dienstreisen
• Betreuung nationaler und internationaler Gäste, Austauschprogramme und Besuchsgruppen
• Mitarbeit bei der Organisation von Workshops, Seminaren und wissenschaftlichen Veranstaltungen
• Unterstützung bei externer Kommunikation (z. B. mit Kooperationspartner innen, Fördergeber innen, Studierenden)
• Unterstützung bei Outreach-Arbeit (z. B. Website, Social Media, Newsletter)
• Mitarbeit im Budgetmanagement (Mittelverwaltung, Verwendungsnachweise, Bestellungen)
• Mitarbeit in der Personalverwaltung

• Organisationsgeschick, Eigeninitiative und Kommunikationsstärke
• Abgeschlossene Berufsausbildung im Verwaltungs-, Büro- oder Assistenzbereich oder eine vergleichbare Qualifikation
• Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift
• Sicherer Umgang mit gängigen Office-Programmen (insbesondere Word, Excel, Outlook)
• Selbstständige, zuverlässige und serviceorientierte Arbeitsweise
• Erfahrung im wissenschaftlichen oder internationalen Umfeld ist von Vorteil

• Ein abwechslungsreiches Aufgabengebiet in einem inspirierenden wissenschaftlichen Umfeld
• Eine dynamische, offene und kooperative Arbeitsatmosphäre
• Vielfältige Möglichkeiten zur Weiterbildung und persönlichen Entwicklung
• Flexible und familienfreundliche Arbeitsbedingungen
• Unterstützung der Mobilität durch ein bezuschusstes Deutschlandticket

Die Vergütung erfolgt nach TV-L. Die Stelle ist grundsätzlich teilbar.

Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung, die Sie bitte mit den üblichen Unterlagen (Lebenslauf, Zeugnisse etc.) bis zum in einer einzigen PDF-Datei per E-Mail an (Ref.: Teamassistenz 2026) senden.

Bei Rückfragen wenden Sie sich bitte an Frau Elke Schmetzer, Tel. 06221/, .

Die Universität Heidelberg steht für Chancengleichheit und Diversität. Menschen mit Schwerbehinderung werden bei gleicher Eignung vorrangig berücksichtigt. Informationen zu Stellenausschreibungen und zum Datenschutz finden Sie unter unter