Werkstudent / Pflichtpraktikant - Office Management & Empfang (m/w/d)

Deine Mission

Als Werkstudent:in oder Pflichtpraktikant:in im Office Management & Empfang (m/w/d) bist Du das freundliche Gesicht und das organisatorische Rückgrat unseres Büros. Du schaffst eine einladende Atmosphäre für Kolleginnen und Kollegen, Kunden und Besucher und sorgst gleichzeitig dafür, dass unser Tagesgeschäft reibungslos läuft.

An der Schnittstelle zwischen Eventorganisation, Office Management und Empfangsaufgaben spielst Du eine zentrale Rolle dabei, wie unser Büro von allen erlebt wird, die durch unsere Türen kommen. Ob Du ein internes Event koordinierst, eingehende Anfragen bearbeitest oder das Team bei administrativen Aufgaben unterstützt – Dein Beitrag ist jeden Tag sichtbar und geschätzt.

Deine Aufgaben

Empfang & Front Desk

• Empfang und Betreuung von Besuchern, Kunden und Kolleginnen und Kollegen am Empfang
• Bearbeitung eingehender Anrufe, E-Mails und allgemeiner Anfragen sowie Weiterleitung an die richtigen Ansprechpartner
• Sicherstellung eines gepflegten und einladenden Empfangsbereichs zu jeder Zeit

Eventorganisation

• Planung, Koordination und Durchführung interner und externer Events
• Übernahme der Logistik, einschließlich Raumvorbereitung, Catering, Einladungsmanagement und Nachbereitung
• Unterstützung des Teams bei der Vor- und Nachbereitung von Meetings und Firmenveranstaltungen

Office Management Support

• Unterstützung des Office Management Teams bei administrativen Aufgaben im Tagesgeschäft
• Mitwirkung bei der Verwaltung von Büromaterialien, Lieferantenkoordination und allgemeinen Facility-Anfragen
• Aktiver Beitrag zu einem gut funktionierenden und angenehmen Büroumfeld

Dein Profil

Deine Arbeitsweise

• Du bist eine zuverlässige und sympathische Person, die es genießt, erste Anlaufstelle für andere zu sein
• Du behältst den Überblick und einen kühlen Kopf, auch wenn mehrere Dinge gleichzeitig passieren
• Du bringst Eigeninitiative mit und erkennst proaktiv, was zu tun ist, ohne dass es dir gesagt werden muss
• Du arbeitest gerne mit Menschen und bringst eine positive, serviceorientierte Einstellung in alles, was Du tust
• Du bist ein Teamplayer, der offen kommuniziert und ein kollaboratives Arbeitsumfeld schätzt

Deine Qualifikation

• Aktuell eingeschrieben in einem Bachelor- oder Masterstudiengang, idealerweise in Betriebswirtschaft, Hospitality, Eventmanagement, Kommunikation oder einem verwandten Bereich
• Erste praktische Erfahrung im Office Management, am Empfang, in der Eventkoordination oder in einer ähnlichen Rolle ist ein Plus – aber kein Muss
• Ausgeprägte Organisationsfähigkeiten und ein gutes Auge für Details
• Sicherer Umgang mit MS Office Anwendungen (Word, Excel, Outlook)
• Ein freundliches, professionelles Auftreten und echte Freude am Umgang mit Menschen

Verfügbarkeit

• Werkstudent:innen: Idealerweise drei bis fünf Tage pro Woche verfügbar, vorzugsweise ab Mittag bzw. frühem Nachmittag
• Pflichtpraktikant:innen: Wir bieten Pflichtpraktika mit einer Dauer von 6 Monaten an
• Wir sind flexibel und finden gerne eine Lösung, die sich gut mit Deinem Stundenplan vereinbaren lässt

Sprachkenntnisse

• Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift
• Sehr gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift

Unser Angebot

• Spannende Herausforderung in einem aufgeschlossenen und internationalen Team
• Ausgezeichnete Entwicklungschancen und Möglichkeit zur langfristigen Zusammenarbeit auch nach dem Studium
• Flache Hierarchien und kurze Kommunikationswege
• Attraktive Vergütung: 16 €/Std.
• Moderner Arbeitsplatz im Herzen Münchens mit Blick auf die Theresienwiese
• Freie Getränke und Obst sowie im Sommer eine immer gut gefüllte Eisbox