Assistenz (m/w/d) Department Management Office

Stellenbeschreibung

Für unseren Kunden suchen wir Sie als Assistenz (m/w/d) Department Management Office!

Ihre Aufgaben

• Sie verantworten sämtliche Assistenzaufgaben und unterstützen die Bereichsleitung sowie die Bereichsmitarbeiter bei Planungs- und Reportingprozessen.
• Ansprechperson für zeitwirtschaftliche Fragestellungen und Erfassung von Daten der Leitung sowie Mitarbeiter.
• Wahrnehmung von Key‑User‑Rollen für bereichsspezifische Applikationen (z. B. SAP HR) sowie Unterstützungsfunktion bei Prozessen und IT‑Systemen.
• Durchführung des On‑ und Off‑boarding‑Prozesses für interne und externe Mitarbeiter im SAP‑System.
• Beantwortung von Anfragen und Auskünfte der Mitarbeiter (z. B. Reisekostenabrechnung, zeitwirtschaftliche Fragestellungen).
• Anlage von Bestellungen für Beauftragungen und Kleinmaterial.
• Zusammenarbeit mit dem Einkauf des Unternehmens bei Beschaffungsvorgängen.
• Telefonische und schriftliche Korrespondenz in Deutsch und Englisch mit Stakeholdern und Dienstleistern.
• Pflege der Ablage/Dokumentation sowie Management der Postfächer.
• Unterstützung bei standortspezifischen Themen (z. B. Onboarding, Raumbuchungen, Cateringbuchungen).
• Planung und Organisation von Veranstaltungen (Workshops, etc.) sowie Besprechungen, inkl. Besuchermanagement und Vor-Ort‑Koordination.

Qualifikationen

• Berufserfahrung in einer Schnittstellenfunktion in einem international agierenden Unternehmen mit mehr als 500 Mitarbeitern.
• Quereinsteiger werden willkommen.
• Erfahrung im Assistenz‑ oder Sachbearbeitungsbereich sowie in bürowirtschaftlichen und organisatorischen Abläufen.
• Sehr gute Deutschkenntnisse sowie gute bis sehr gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift.
• Gute Kenntnisse im Umgang mit MS Office-Anwendungen und im Vendor Invoice Management (z. B. SAP); Kalenderpflege, Meeting Organisation.
• Teamfähigkeit, Organisationstalent, Kommunikationsgeschick sowie eine engagierte, zuverlässige und selbständige Arbeitsweise.
• Bereitschaft zu kurzer Reisetätigkeit (ca. 10 Tage im Jahr).

Das bieten wir Ihnen

• Einen generell unbefristeten Anstellungsvertrag.
• Übertarifliche Vergütung mit attraktiven Zuschlägen.
• Durchgehende persönliche Betreuung durch einen festen Ansprechpartner.
• Steigendes Urlaubs- und Weihnachtsgeld innerhalb der ersten 4 Jahre.
• Prämienzahlung „Mitarbeiter werben Mitarbeiter“ von bis zu 1.000 EUR.
• Betriebliche Altersvorsorge.
• Möglichkeit auf Home‑Office in Absprache mit dem Kunden.
• Flexible Arbeitszeiten über ein persönliches Gleitzeitkonto.
• Individuelle Weiterbildungsmöglichkeiten.
• Option auf Übernahme durch den Kunden.

Chancengleichheit ist für uns als Arbeitgeber ein essenzieller Bestandteil unserer Unternehmenskultur und der Schlüssel zu einer vielfältigen und inklusiven Arbeitswelt. Wir fördern Diversität, Inklusion, die Vereinbarkeit von Beruf und Familie sowie die Chancengleichheit aller Menschen.