Assistenz Operations & Administration (Vor Ort – Berlin)

Wir suchen eine zuverlässige und strukturierte Assistenz zur Unterstützung der täglichen Abläufe. Ziel der Rolle ist es, eingehende Informationen zu filtern, zu priorisieren und klar aufzubereiten sowie operative und administrative Aufgaben zu übernehmen, um den Arbeitsalltag effizient zu entlasten.

Die Arbeit erfolgt im Alltag sowohl auf Deutsch als auch auf Englisch, je nach Kontext.

Die Position ist zunächst in Teilzeit ausgelegt, mit der Möglichkeit, bei entsprechender Leistung und Bedarf in eine Vollzeitstelle überzugehen.

Aufgaben

• Sichtung, Filterung und Priorisierung eingehender E-Mails, Anfragen und allgemeiner Kommunikation
• Klare und prägnante Aufbereitung relevanter Informationen in Form von strukturierten Briefings, Tabellen und übersichtlichen Zusammenfassungen
• Eigenständige Beantwortung wiederkehrender Anfragen nach Einarbeitung und auf Basis definierter Vorgehensweisen
• Vorselektion von Bewerbungen nach klaren Kriterien und strukturierte Aufbereitung zur finalen Entscheidung
• Organisation, Strukturierung und Einordnung von Dokumenten, Dateien, Posteingängen und sonstigen eingehenden Inhalten
• Zusammentragen und Nachverfolgen offener Punkte
• Unterstützung bei vorbereitenden Aufgaben für Buchhaltung, z. B. Strukturierung von Auslagen und einfachen Übersichten
• Allgemeine operative Unterstützung im Tagesgeschäft
• Umsetzung von Aufgaben auf Basis klar definierter Prozesse und nach Einarbeitung
• eigenständiges Arbeiten
• Sehr freundliches, respektvolles und professionelles Auftreten
• Positive Grundhaltung und angenehme Ausstrahlung im Arbeitsalltag
• Hohe Zuverlässigkeit und ein ruhiger, strukturierter Arbeitsstil
• Sehr gute organisatorische Fähigkeiten und ein ausgeprägter Blick für Details
• Fähigkeit, Informationen zu filtern, zu priorisieren und sauber aufzubereiten
• Selbstständiges Arbeiten nach klarer Einarbeitung
• Klare und strukturierte Kommunikation in Englisch
• Sorgfältiger und gewissenhafter Umgang mit Aufgaben und Informationen
• Vertrauensvoller Umgang mit sensiblen Daten und Informationen wird vorausgesetzt
• Erfahrung in einer strukturierten, administrativen oder operativen Rolle ist erforderlich
• Gewähr sicherer Umgang mit digitalen Tools sowie die Fähigkeit, moderne Hilfsmittel (z. B. KI-gestützte Tools) effizient und verantwortungsvoll einzusetzen

Wichtig für die Zusammenarbeit

• Ein durchgehend freundlicher, respektvoller und professioneller Umgang ist Grundvoraussetzung
• Diese Rolle ist nicht geeignet für Personen mit passiv-aggressivem Verhalten, Unzuverlässigkeit oder negativer Grundhaltung
• Klare Orientierung an definierten Aufgaben und Prozessen sowie präzise Umsetzung von Anweisungen
• Die Fähigkeit, klaren Hierarchien zu folgen und Vorgaben zuverlässig umzusetzen, ist essenziell
• Nach einer strukturierten Einarbeitung wird erwartet, dass Aufgaben eigenständig, zuverlässig und konsistent umgesetzt werden

Vor Ort in Berlin (Büro, kein Remote)

Teilzeit zum Start, mit Entwicklungsperspektive auf Vollzeit