People Operations Specialist (w/m/d) (HR Administration)

Du liebst es, wenn am Ende alles stimmt: Dokumente vollständig, Fristen gehalten, Prozesse nachvollziehbar – und Menschen merken, dass sie sich auf dich verlassen können.
Genau diese Mischung aus Sorgfalt, Service, Struktur und Menschlichkeit macht People & Culture für dich aus? Dann passt du zu uns. Wir sind ein zertifiziertes Unternehmen, und unsere Standards sind kein Selbstzweck: Sie sorgen dafür, dass sich Mitarbeitende sicher fühlen und Führungskräfte handlungsfähig bleiben.
Jetzt suchen wir dich, um unseren administrativen Bereich zu stärken – mit einem klaren Kopf, einem offenen Ohr und dem Anspruch, dass Prozesse nicht nur funktionieren, sondern sich gut anfühlen .

• ⏲ Teilzeit
• oder früher

Deine Aufgaben

Im Alltag

• Du erstellst und pflegst Dokumente wie Verträge, Zeugnisse oder Bescheinigungen – korrekt, termintreu und mit Blick für die Menschen dahinter.
• Digitale und physische Personalakten hältst du so aktuell, dass man sofort erkennt: Hier arbeitet jemand mit System .
• On- und Offboardings begleitest du administrativ mit Checklisten, Fristen, Übergaben und allem, was neue Kolleg:innen willkommen heißt oder Austritte professionell und wertschätzend gestaltet.
• Fragen von Mitarbeitenden und Führungskräften klärst du lösungsorientiert und servicebewusst .
• Du hältst Zusagen, Fristen und To-dos im Blick, damit wir uns aufeinander verlassen können.

Regelmäßig / monatlich

• Payroll-Daten bereitest du sorgfältig vor, prüfst Abweichungen und stellst sicher, dass alles pünktlich weiterläuft.
• Du führst Übersichten und Wiedervorlagen, sodass Prozesse transparent und prüfsicher bleiben.

In Projekten

• Du bringst dich in Themen wie Standardisierung und Digitalisierung von Dokumentenprozessen ein, damit People & Culture schlank und effizient bleibt.
• Optimierungspotenziale erkennst du und setzt sie pragmatisch um – kleine Anpassungen, große Wirkung .

Dein Profil

• Mind. 3 Jahre Erfahrung in Administration im People-&-Culture- / HR-Umfeld (generalistisch ist ok)
• Du arbeitest rechts- und prozesssicher , sorgfältig und strukturiert – und behältst auch bei Parallelaufgaben den Überblick
• Du bist zuverlässig, serviceorientiert und diskret im Umgang mit sensiblen Daten
• Du kommunizierst auf Deutsch klar und wertschätzend – Humor ist willkommen

Vielfalt macht uns stark. Bei IBYKUS fördern wir ein Arbeitsumfeld, in dem jede:r willkommen ist – unabhängig von Herkunft, Geschlecht, körperlichen Voraussetzungen oder Identität.

In ganz Deutschland sind wir an sechs Standorten zu finden. Neben unserem Hauptsitz in Erfurt, befinden sich in Leipzig, Chemnitz, Jena, Stuttgart und auch Berlin Standorte der IBYKUS AG.