Executive Assistant CFO/COO (m/w/d)

Sie denken mit, gestalten mit – und halten dabei alle Fäden in der Hand.

Grisebach befindet sich mitten in einer digitalen Transformation und sucht eine Persönlichkeit, die diesen Prozess aus einer zentralen Rolle mitgestaltet. Als Executive Assistant des CFO/COO sind Sie nicht nur Organisationstalent, sondern Sparringspartner, Projektverantwortliche und Schnittstelle in einem. Eine Stelle mit echtem Gestaltungsspielraum in einem der bekanntesten Kunsthäuser Deutschlands. Berufseinsteiger mit relevantem Studienabschluss sind ausdrücklich willkommen.

Aufgaben

Was Sie bei uns tun

• Vorbereitung von Entscheidungsvorlagen, Präsentationen und Berichten für Geschäftsführung und Gesellschafter
• Eigenverantwortliche Mitarbeit bei strategischen Projekten: Digitalisierung, Prozessoptimierung, Organisationsentwicklung
• Wirtschaftlichkeitsanalysen, Marktrecherchen und Aufbereitung relevanter Informationen
• Unterstützung bei Budgetplanung, Controlling und dem Aufbau eines KPI-basierten Reportings
• Mitwirkung bei Compliance-Themen: Datenschutz, interne Kontrollsysteme, IT-Sicherheit, Geldwäscheprävention
• Aktiver Einsatz und Weiterentwicklung von KI-Tools im Tagesgeschäft
• Steuerung und Nachverfolgung laufender Projekte: Pläne, Meilensteine, Aufgaben-Follow-up
• Vor- und Nachbereitung von Meetings sowie Bearbeitung vertraulicher Themen

Qualifikation

Was Sie mitbringen sollten

Wenn Sie die meisten Punkte erfüllen, freuen wir uns über Ihre Bewerbung – auch als Berufseinsteiger:

• Wirtschaftswissenschaftliches Studium (z. B. BWL, Controlling, Prozessmanagement) oder vergleichbare Qualifikation
• Erste Erfahrung als Assistenz, im Projektmanagement, Consulting oder einer WP‑Kanzlei – auch Praktika zählen
• Strukturierte, lösungsorientierte Arbeitsweise mit Hands‑on‑Mentalität und hoher Eigeninitiative
• Sicherer Umgang mit MS Office 365 und Kollaborationstools; Offenheit für KI‑gestützte Arbeitsprozesse
• Deutsch auf Muttersprach‑Niveau, Englisch verhandlungssicher
• Diskretion und Zuverlässigkeit im Umgang mit sensiblen Informationen

Benefits

Was wir bieten

• Direkte, vertrauensvolle Zusammenarbeit mit dem CFO/COO – näher an Entscheidungen geht es kaum
• Aktive Mitgestaltung der digitalen Transformation eines etablierten Kulturunternehmens
• Breites Aufgabenspektrum mit echtem Gestaltungsspielraum und individuelle Entwicklungsmöglichkeiten
• Flexible Arbeitszeiten und ein wertschätzendes Arbeitsumfeld
• Flache Hierarchien und kurze Entscheidungswege
• 30 Tage Urlaub
• Deutschlandticket oder steuerfreie Sachzuwendungen (50 €/Monat)
• Betriebliche Altersvorsorge, VWL
• Zentraler Standort in Berlin-Charlottenburg, sehr gut erreichbar

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