Executive Assistant / Team Operations (m/w/d)

Intro

Strukturstark, lösungsorientiert und Lust auf die perfekte Mischung aus HR, Admin & Agentur-Prozessen? We’d love to meet you!

Summary

Du liebst es, wenn die Fäden im Hintergrund perfekt zusammenlaufen? Du hast ein Auge fürs Detail, verlierst auch bei vielen Parallelprojekten nicht den Überblick und hast Lust, ein dynamisches Team an der Schnittstelle von Fashion, Beauty und Lifestyle zu unterstützen? Bei SESAMY bist du die organisatorische Schaltzentrale: Du hältst unserem Team den Rücken frei, koordinierst Abläufe und sorgst dafür, dass Kampagnen und Admin-Prozesse reibungslos funktionieren.

Description

Was du bei uns machst

AlsExecutive Assistant (m/w/d) bist du eine zentrale Stütze für unser Account- und Talent-Management-Team sowie für die operative Leitung. Du begleitest das Tagesgeschäft mit Weitblick und sorgst mit deinem Organisationstalent für klare Strukturen und reibungslose Abläufe in unserer Agentur.

• Du unterstützt bei administrativen HR-Themen (z. B. Vorbereitung von Onboardings, Pflege von Team-Listen oder Urlaubsverwaltung) und arbeitest hierbei eng mit der operativen Leitung und den internen Stakeholdern zusammen.
• Du unterstützt bei der Kontrolle und Aufbereitung von Verträgen zwischen unseren Kund:innen und Talents und achtest auf Vollständigkeit und Richtigkeit.
• Du begleitest den generellen Kundenkontakt und hilfst dabei, dass Anfragen schnell und professionell bearbeitet werden.
• Du unterstützt das Team bei der operativen Abwicklung und Organisation unserer Kampagnen – von der ersten Planung bis zum finalen Reporting.
• Du pflegst unsere Excel-Sheets, hältst den Google Drive sauber und sorgst dafür, dass alle Projektdaten jederzeit aktuell und auffindbar sind.
• Du hast ein Auge für die Details, die unser Daily Business im Office angenehmer machen. Von der Organisation interner Events bis hin zur Optimierung unserer Arbeitsumgebung sorgst du proaktiv dafür, dass SESAMY ein Ort bleibt, an dem das Team gerne zusammenkommt.

Was du mitbringst

• Du hast mindestens 2–3 Jahre Berufserfahrung in einer vergleichbaren Rolle (Assistenz, Projektkoordination oder HR-Admin), idealerweise im Agentur- oder Startup-Umfeld.
• Du bist extrem organisiert, arbeitest gewissenhaft und hast eine proaktive „Hands-on“-Mentalität.
• Sicherer Umgang mit den gängigen Office-Tools ist für dich selbstverständlich.
• Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift.
• Du bewahrst auch in stressigen Phasen einen kühlen Kopf, arbeitest lösungsorientiert und bist ein absoluter Teamplayer.

Was dich bei SESAMY erwartet

• Ein vielfältiger Kundenstamm aus Fashion, Beauty und Lifestyle.
• Ein kreatives, diverses Team, das sich gegenseitig unterstützt.
• Flexible Arbeitsmodelle & modernes Büro in Berlin-Mitte.
• Raum für eigene Ideen, schnelle Verantwortungsübernahme und Entwicklungsmöglichkeiten.
• Regelmäßiger Austausch, ehrliches Feedback und klare Kommunikation