Executive Assistant to the CEO and VP HR (m/w/d)

Executive Assistant to the CEO (m/w/d)

Standort: München (mit regelmäßiger Anwesenheit in Jenbach/Österreich)

Wir suchen eine engagierte, professionelle und vorausschauend agierende Persönlichkeit, die unseren CEO in einem dynamischen, internationalen Umfeld unterstützt.

Als zentrale Schnittstelle im Unternehmen sorgen Sie für einen reibungslosen Informationsfluss, schaffen Struktur im Tagesgeschäft und ermöglichen es dem CEO, sich auf strategische Prioritäten zu konzentrieren.

Sie lieben Abwechslung und Herausforderung – und behalten auch in anspruchsvollen Situationen stets den Überblick.

Ihre Aufgaben

• Eigenverantwortliche Unterstützung des CEO in allen administrativen und organisatorischen Belangen
• Professionelles Kalender‑, Reise‑ und Meetingmanagement, inklusive Priorisierung, Vor- und Nachbereitung sowie Follow‑up von Entscheidungen
• Erste Ansprechperson und Kommunikationsdrehscheibe zwischen CEO, Führungskräften, Mitarbeitenden sowie externen Stakeholdern
• Erstellung und Aufbereitung von Präsentationen, Briefings, Reports, Protokollen sowie Entscheidungsunterlagen
• Proaktive Unterstützung strategischer Initiativen und Projekte, inkl. Monitoring und Terminverfolgung
• Planung und Organisation von Leadership‑Meetings, internen Events, Investor Meetings und weiteren CEO‑Formaten
• Vertrauliche Bearbeitung sensibler Informationen sowie professionelle Kommunikation im Namen des CEO
• Unterstützung im Office Management
• Übernahme vertraulicher HR-Themen in enger Abstimmung mit VP HR
• Umsetzung wichtiger lokaler HR Prozesse
• Allgemeine administrative Unterstützung für die INNIO Holding

Ihr Profil

• Mehrjährige Erfahrung in der Executive‑ oder CEO‑Assistenz in einem internationalen Unternehmensumfeld
• Abgeschlossenes wirtschaftsnahes Studium oder vergleichbarer Hintergrund
• Exzellente Deutsch‑ und Englischkenntnisse sowie sehr gute MS‑Office‑Skills
• Ausgeprägtes Organisationstalent und die Fähigkeit, mehrere Themen parallel zu steuern
• Souveränes, freundliches Auftreten, hohe Diskretion und ausgezeichnete Umgangsformen
• Starke Kommunikationsfähigkeit, strukturierte Arbeitsweise und ein hohes Maß an Eigeninitiative
• Belastbar, lösungsorientiert und in der Lage, auch unter Zeitdruck den Überblick zu behalten
• Teamorientiert, vertrauenswürdig und mit einer natürlichen Fähigkeit, Prioritäten richtig zu setzen

Wir bieten

• Eine herausfordernde Schlüsselrolle mit direktem Einblick in strategische Unternehmensentscheidungen
• Verantwortungsvolles Arbeiten auf Top‑Management‑Ebene
• Einen abwechslungsreichen & dynamischen Arbeitsalltag
• Moderne Arbeitsumgebung, flexible Rahmenbedingungen und attraktive Entwicklungsmöglichkeiten
• Ein internationales, wertschätzendes Umfeld mit kurzen Entscheidungswegen