Mitarbeiter Front Office & Digitalisierungsunterstützung (m/w/d) in Teilzeit (mind. 30 Std./Woche)

Mitarbeiter Front Office & Digitalisierungsunterstützung (m/w/d) in Teilzeit (mind. 30 Std./Woche)

Kurzüberblick

• Standort: Wiesbaden
• Arbeitsmodell: Teilzeit
• Anstellungsart: Beschäftigung

Aufgaben

• Backup & Service-Präsenz: Sie sind die feste Unterstützung für unseren Empfang und unsere Telefonzentrale. Insbesondere während der Pausenzeiten sowie bei personellen Engpässen übernehmen Sie eigenverantwortlich den Empfang und die Kommunikation. Sie sind eine freundliche Ansprechperson (m/w/d) für Besucher sowie für Anrufende.
• Digitale Poststelle: Aufbau, Weiterentwicklung und tägliche Bearbeitung der digitalen Post. Scannen, Klassifizieren und digitale Verteilung der Eingangspost. Mitwirkung bei der Optimierung interner Postprozesse.
• Smartes Bestellwesen: Eigenverantwortliche Bedarfsermittlung und Bestellung von Büromaterial, Verpflegung und Verbrauchsgütern. Pflege von Übersichten und Sicherstellung der Verfügbarkeit. Zusammenarbeit mit internen Fachbereichen und externen Dienstleistern.
• Office-Organisation: Unterstützung bei administrativen Prozessen im Backoffice. Allgemeine organisatorische Aufgaben in der Abteilung.

Anforderungen

• Eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung und idealerweise bereits mehrjährige Berufserfahrung im Front Office / Empfangsbereich und/oder in der digitalen Postbearbeitung.
• Ausgeprägte Serviceorientierung und eine freundliche, klare Kommunikation sowie eine positive Ausstrahlung – insbesondere am Telefon.
• Hohe Affinität zu digitalen Tools und Prozessen (z.B. Dokumentenmanagement, Office-Anwendungen).
• Flexibilität im Wechsel zwischen konzentrierter Projektarbeit und aktivem Kundenservice.
• Strukturierte, sorgfältige Arbeitsweise und Organisationstalent.
• Verantwortungsbewusstsein, Zuverlässigkeit und Teamgeist.

Benefits

• Ein moderner Arbeitsplatz mit Gestaltungsspielraum beim schrittweisen Aufbau und der Weiterentwicklung unserer digitalen Postprozesse.
• Eine strukturierte Einarbeitung in Ihre Aufgaben – gleichzeitig wirken Sie aktiv an der Einführung unserer digitalen Postbearbeitung mit.
• Sie werden Teil eines Teams, das sich derzeit neu ausrichtet und in dem Ihre Ideen und Ihre Erfahrung von Beginn an gefragt sind.
• Entgelt gemäß Tarifvertrag des Landes Hessen (TV-H).
• Betriebliche Altersversorgung.
• Jahressonderzahlung.
• Jobticket gültig im gesamten RMV-Gebiet.
• Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten.
• Abwechslungsreiche Speisen in unserer Kantine.