Office & Admin Manager (Bürokauffrau / Bürokaufmann)

Beschreibung

ÜBER GOMEDICUS

GoMedicus ist kein klassisches Praxisnetzwerk. Wir bauen den ersten digitalen Primärversorger Deutschlands: physische Praxen, Telemedizin und B2B-Gesundheitskanäle unter einem Dach — vernetzt durch eigene Technologie, gesteuert durch Daten.

Gegründet und geführt von einem interdisziplinären Team aus Medizin, Wirtschaft und Technologie. Wir sind eine AI-first Organisation: künstliche Intelligenz ist kein Add-on, sondern Teil unserer DNA und bestimmt wie wir täglich arbeiten, entscheiden und skalieren.

In den nächsten Monaten wachsen wir von ~150 auf 400+ Mitarbeiter und 13 auf 40+ Praxen und befinden uns genau in der Phase, in der du den größten Unterschied machen wirst. Du kannst bei uns wirklich mitgestalten: ein Unternehmen und die Zukunft der Gesundheitsversorgung in Deutschland.

GoMedicus ist vollständig remote organisiert — und genau das braucht eine Person, die administrative Abläufe aus der Distanz souverän hält. Du brauchst keinen Schreibtisch im Büro um Dinge zu erledigen. Du weißt, wie man remote arbeitet, ohne dass etwas liegen bleibt.

MEINE MISSION

Ich halte das administrative Rückgrat von GoMedicus am Laufen — vollständig remote, zuverlässig und strukturiert. Verträge, Rechnungen, Buchhaltung, Arbeitszeiten, Dokumente, HR-Vorgänge, allgemeine Sachbearbeitung: ich sorge dafür, dass nichts zwischen den Stühlen bleibt.

Was Dich erwartet

✅ Vorbereitende Buchhaltung & Finanzverwaltung

• Du pflegst die vorbereitende Buchhaltung: Belege erfassen, sortieren und für den Steuerberater aufbereiten.
• Du bearbeitest Ein- und Ausgangsrechnungen, prüfst Zahlungseingänge und behältst Fristen im Blick.
• Du bist die Schnittstelle zum externen Steuerberater und sorgst dafür, dass alle Unterlagen vollständig und rechtzeitig vorliegen.

✅ Vertrags- & Dokumentenverwaltung

• Du erstellst und verwaltest Verträge, Dokumente und Schriftwechsel — strukturiert, vollständig, auffindbar.
• Du pflegst digitale Ablagen und sorgst dafür, dass nichts verloren geht und alles versioniert ist.
• Du koordinierst Unterschriften, Freigaben und Versand — auch wenn alle remote arbeiten.

✅ Allgemeine Unternehmensverwaltung

• Du bearbeitest den allgemeinen Schriftverkehr mit Behörden, Dienstleistern und Partnern.
• Du kümmerst Dich um den kleinen und mittleren Verwaltungsaufwand, der in einem wachsenden Unternehmen täglich anfällt — zuverlässig, ohne dass es jemand zweimal ansprechen muss.
• Du unterstützt CFO und Geschäftsführung bei administrativen Aufgaben und Sonderanfragen — diskret und lösungsorientiert.

Was solltest Du mitbringen?

✔ Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung (Bürokauffrau/-mann, Kauffrau/-mann für Büromanagement o.ä.) oder vergleichbare Qualifikation

✔ 5+ Jahre Berufserfahrung in Sachbearbeitung, Office Management oder vergleichbarer Rolle

✔ Sorgfältige, strukturierte Arbeitsweise und ein hohes Maß an Diskretion

✔ Sicherer Umgang mit digitalen Tools — Du findest Dich in neuen Systemen schnell zurecht

✔ Deutsch fließend (C1), Englisch von Vorteil

✔ Nice to have: Kenntnisse in Personio, DATEV oder vergleichbaren Tools

Benefits

• Karriereentwicklung: Fortbildungen und Verantwortung nach dem Motto "build your own career"

• Teamarbeit: Zusammenarbeit in einem interdisziplinären Team von motivierten Experten und Allroundern zwischen Praxis und Technologie

• Attraktive Vergütung: 35.000–40.000 € im Jahr, abhängig von Erfahrung und Qualifikation, mit fixer und variabler Komponente

• Corporate Benefits: Exklusive Rabatte bei namhaften Marken

• Flexibles Arbeiten: 100% Remote Deutschland · Vollzeit oder Teilzeit möglich

• Weiterbildung & Entwicklung: Individuelle Förderung und spannende Herausforderungen