Office Administrator - Organisation & Assistenz der Geschäftsleitung (gn) Ludwigshafen, Deutschland

Wir bei ISD FENIQS stellen Zukunftsorientierung und nachhaltige Veränderung ins Zentrum unseres Handelns.

Als inhabergeführtes IT-Beratungs- und Dienstleistungsunternehmen zeichnen wir uns vor allem in den Kompetenzfeldern Modern Workplace, Cloud & Infrastructure, Solution & Application Engineering sowie Cybersecurity als zuverlässiger Partner für unsere Kunden aus. Um das beste Kundenerlebnis zu gewährleisten und Mehrwerte zu generieren, nutzen wir sowohl das Potenzial von Informationstechnologien und der digitalen Transformation als auch die Expertise von über 170 IT-Consultants und IT-Fachkräften.

Wir von ISD FENIQS suchen motivierte Menschen, die Verantwortung übernehmen und mitgestalten wollen, kundenorientiert handeln und Freude haben an der Arbeit in einem engagierten Team. Du hast Lust, dabei mitzuwirken und mit uns Deinen nächsten Karriereschritt zu gehen?

Dann bewirb Dich bei uns! Dich erwarten spannende Projekte, flache Hierarchien und ein vertrauensvolles Miteinander bei der ISD FENIQS, wo Du der entscheidende Faktor bist.

Deine Aufgaben

Du bist ein echtes Organisationstalent, behältst auch bei vielen parallelen Themen den Überblick und sorgst gern dafür, dass im Hintergrund alles rundläuft? Dann bist du bei uns genau richtig! In dieser vielseitigen Rolle kombinierst du die Assistenz unserer Geschäftsführung und Office Management und übernimmst Verantwortung für zentrale organisatorische Themen.

Assistenz der Geschäftsführung

• Als vertrauensvolle Schnittstelle unterstützt du unsere Geschäftsführung strukturiert und proaktiv:
• Termin- und Kalendermanagement inkl. Priorisierung und Abstimmung mit internen sowie externen Stakeholdern
• Reiseorganisation inkl. Buchungen, Reiseplänen, Abrechnungen sowie ggf. Visa- und Hotelkoordination
• Erstellung und Aufbereitung von Unterlagen (Recherchen, Reports, Decision Papers, Excel-Auswertungen)
• Organisation interner und externer Veranstaltungen (z. B. Team-Events, Workshops, Management‑Meetings)
• Dokumenten- und Vertragsmanagement (Ablage, Versionierung, Freigabeprozesse, Vertraulichkeit)
• Besuchs- und Empfangsmanagement für Gäste (Terminabstimmung, Raumplanung, Catering, Zugänge)
• Unterstützung bei Ad‑hoc-Themen und strategischen Sonderaufgaben
• Teilnahme an Terminen mit unserem externen Datenschutzbeauftragten
• Rolle als Sicherheitsbeauftragte:r
• Ansprechperson für unsere externe Sicherheitsfachkraft
• Du hältst unserem Office organisatorisch den Rücken frei und gestaltest aktiv unseren Arbeitsalltag mit:
• Verwaltung der firmeneigenen Mobiltelefone und IT‑nahen Arbeitsmittel
• Organisation und Buchung von Geschäftsreisen
• Planung, Organisation und aktive Mitgestaltung von Firmenveranstaltungen und Events
• Empfangs- und Front‑Office‑Tätigkeiten
• Übernahme klassischer Assistenz‑ und Verwaltungsaufgaben

Fuhrparkmanagement

• Du sorgst dafür, dass unsere Mitarbeitenden mobil und bestens ausgestattet sind:
• Betreuung und Verwaltung unseres Fuhrparks
• Bestellung und Koordination von Firmenfahrzeugen
• Organisation von Fahrzeugübernahmen und -rückgaben
• Abwicklung von Unfall- und Schadensfällen
• Prüfung und Kontrolle eingehender Rechnungen

Das bringst du mit

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation
• Erste Erfahrung im Office Management, in der Administration oder in der Assistenz – du weißt, wie man den Laden am Laufen hält
• Organisationstalent durch und durch: strukturiert, selbstständig und immer einen Schritt voraus
• Ein hohes Maß an Verantwortungsbewusstsein, Zuverlässigkeit und Diskretion
• Freude daran, Dinge zu koordinieren, zu optimieren und auch mal kreativ zu denken – besonders bei Events & internen Abläufen
• Sicherer Umgang mit MS Office; eine IT‑Affinität ist von Vorteil

Was macht unsere Unternehmenskultur aus?

Unsere Zusammenarbeit – intern wie extern – basiert auf klaren Guiding Principles, nach denen wir unseren Arbeitsalltag ausrichten. Sie prägen, wie wir miteinander umgehen, Entscheidungen treffen und Verantwortung übernehmen.

Wir wünschen uns Bewerber:innen, die sich mit diesen Werten identifizieren und sie gemeinsam mit uns leben möchten. Nimm dir daher gerne vor deiner Bewerbung einen Moment Zeit, unsere Guiding Principles kennenzulernen.

1/ Kunden begeistern

Wir wandeln die Herausforderungen der Kunden zu unseren eigenen – mit Verlässlichkeit, Engagement und dem täglichen Antrieb, ihnen echten Peace of Mind zu geben. Für uns heißt das, Erwartungen nicht nur zu erfüllen, sondern sie übertreffen.

2/ Kollegialität leben

Wir teilen Wissen, unterstützen proaktiv und nehmen uns auch privat Zeit füreinander. Wir begegnen uns respektvoll, mit Vertrauen und immer auf Augenhöhe. So bewahren wir den engen Zusammenhalt, der uns auszeichnet und uns zu etwas besonderem macht.

3/ Unternehmerisch denken

Unsere Denkweise ist wirtschaftlich geprägt und orientiert sich über den eigenen Bereich hinaus an den Zielen des gesamten Unternehmens. Dabei nutzen wir Ressourcen verantwortungsvoll und handeln gewissenhaft auf Basis von unterschiedlichen Perspektiven.

4/ Initiative zeigen

Wir übernehmen Verantwortung, wenn die Zuständigkeit unklar ist und packen dort an, wo wir gebraucht werden. Als Macher treffen wir bei kalkulierbaren Risiken eigenständige Entscheidungen. Durch zügiges Handeln entstehen kleine Vorsprünge, die sich zu einem Wettbewerbsvorteil summieren.

5/ Ziele erreichen

Leistung und Einsatz sind die Basis für unseren gemeinsamen Erfolg. Unsere ambitionierten Ziele verfolgen wir mit Disziplin und Konsequenz. Strukturiertes und planvolles Arbeiten hilft uns, unsere Energie gezielt einzusetzen und so dauerhaft leistungsfähig zu bleiben.

Wir arbeiten sorgfältig, präzise und mit fachlicher Kompetenz. Unser Anspruch an Exzellenz motiviert uns, Prozesse kontinuierlich zu verbessern und außergewöhnliche Qualität zu liefern.

7/ Klar kommunizieren

Wir sprechen offen miteinander, bleiben sachlich und hören aktiv zu. Indem wir einander konstruktives Feedback geben und Fehlentwicklungen frühzeitig sichtbar machen, werden wir gemeinsam besser.

8/ Veränderung nutzen

Wir sehen Veränderung als Chance und Treiber unseres Fortschritts. Mit Offenheit, Innovationsgeist und flexiblen Arbeitsweisen gestalten wir aktiv die Zukunft und sichern uns den Erfolg von morgen.

9/ Neugierig bleiben

Neugier ist unser Antrieb: Sie motiviert uns, Gewohntes zu hinterfragen, Wissen stetig zu erweitern und Ideen zu entwickeln. So entstehen neue Perspektiven, die persönliches Wachstum fördern und echte Innovation ermöglichen.

10/ Integrität vorleben

Wir stehen für Ehrlichkeit und Transparenz - auf unser Wort ist Verlass. Wir vertreten unsere Meinung, ziehen aber mit, wenn anders entschieden wird. Wir bleiben bodenständig, feiern gemeinsam Erfolge und handeln im Einklang mit unseren Werten, auch wenn niemand zusieht.

Führungsqualität

Administrative Arbeit

Technische Expertise

Welche Benefits wir Dir bieten

• Jeder Mitarbeiter hat die Möglichkeit, die Auswirkungen seiner Arbeit zu sehen. Du kannst einen echten Beitrag zum Erfolg des Unternehmens leisten. Auf dem Weg dorthin kannst Du an vielen unserer Benefits partizipieren.