Office Manager mit Herz (alle Geschlechter) / in Teilzeit

Du magst es, wenn du dafür sorgen kannst, dass Menschen sich gut aufgehoben fühlen – und dass im Hintergrund alles rund läuft? Du behältst den Überblick, denkst mit und hast Freude daran, ein Team zu unterstützen?

Dann bist du bei uns genau richtig.

Wir suchen Dich, als positiven Menschen mit Herz, als gründliches Organisationstalent und als klugen Kopf zur Unterstützung unserer Agenturleitung mitten in München.

Wir sind Schwartz PR, eine der führenden Kommunikationsagenturen für Technologie und Digitalisierung in Deutschland. Hier findest du ein offenes, herzliches Team ohne Allüren, das respektvoll zusammenarbeitet und sich gegenseitig unterstützt.

Bei uns erwartet dich ein sicherer Arbeitsplatz, planbare Arbeitszeiten und eine Aufgabe mit echter Verantwortung im Herzen unserer Agentur.

Wichtig zu wissen: Die Aufgaben teilst du dir mit einer Person, die bereits bei uns im Office Management arbeitet. Lass uns gemeinsam überlegen, wie die Bereiche aufgeteilt werden und wie ihr eure Zusammenarbeit gestaltet.

Aufgaben

Hier ein erster Einblick, welche Aufgaben dich in Zukunft begeistern könnten:

• Du bist der erste Kontakt beim Betreten unserer Agentur und füllst diese wichtige Rolle mit deiner kommunikativen und freundlichen Persönlichkeit von ganzem Herzen aus.
• Du stellst unsere Team-Events auf die Beine – kreativ, strukturiert und bis ins Detail durchdacht.
• Du bringst eigene Ideen ein und optimierst Abläufe und Prozesse aktiv mit.
• Dienstleister, Bestellungen und Abläufe koordinierst du vorausschauend und zuverlässig.
• Du unterstützt die Agenturleitung in allen täglichen Aufgaben und hast die Büroorganisation und -technischen Abläufe fest im Griff.
• Du stellst sicher, dass unser Büro und unsere Meeting-Räume jederzeit einen exzellenten Eindruck machen und sorgst für eine hohe Servicequalität in Kundenmeetings.
• Du übernimmst die Rechnungserstellung und vorbereitende Buchhaltung – spezielle Buchhaltungskenntnisse sind aber ausdrücklich nicht erforderlich.
• Du arbeitest eng mit der zweiten Person im Office Management zusammen, gemeinsam sorgt ihr dafür, dass im Hintergrund alles läuft.

Qualifikation

Findest du dich hier wieder? Dann haben wir ein Match!

• Das Wohl des Teams liegt dir am Herzen: Mit deiner empathischen und positiven Art trägst du aktiv zu einem guten Miteinander im Team und einer guten Arbeitsatmosphäre bei.
• Beim Planen von Team-Events bist du kreativ, hast jederzeit alle to Dos im Blick – und bist bis zur Veranstaltung selbst mit Freude dabei.
• Du bist proaktiv und organisiert – du siehst, was zu tun ist, kümmerst dich darum, behältst den Überblick und bringst Dinge zuverlässig zu Ende.
• Du hast den Anspruch, dass Dinge nicht nur erledigt, sondern richtig gut gemacht sind. Dabei bleibst du aber pragmatisch und weißt Aufgaben effizient umzusetzen.
• Sollte es mal stressig werden, behältst du einen kühlen Kopf und alle Aufgaben im Blick – und bleibst dabei freundlich.
• Du bist hilfsbereit und geduldig, verbindlich, zuvorkommend und verstehst die Rolle eines Dienstleistungsunternehmens.
• Idealerweise bringst du Berufserfahrung mit aus einer PR-Agentur oder im Dienstleistungsumfeld (gerne Hotellerie, Tourismus …).
• Du verfügst über sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse.
• Du bist offen für eine Tätigkeit in unserem Büro in der Sendlinger Straße in München - die Position ist nicht für remote arbeiten geeignet.
• Du suchst eine langfristige Perspektive und könntest bestenfalls im Juli 2026 bei uns starten.
• Wir möchten die Position explizit in Teilzeit besetzen - idealerweise für 20-25 Stunden pro Woche.

Benefits

Dich erwartet bei uns

• Faire, planbare Arbeitszeiten (keine Wochenenden, keine Schichten)
• Sehr gute Vereinbarkeit von Beruf und Privatem, auch Teilzeit möglich
• Unbefristeter, krisensicherer Arbeitsplatz
• Strukturiertes Onboarding und persönliche Einarbeitung
• Flache Hierarchien, kurze Wege und hohe Transparenz
• Ein wertschätzendes, diverses Team ohne Allüren oder Konkurrenzdenken
• Benefits wie Pluxee Card oder Wellpass sowie Vergünstigungen bei Partnern (z. B. Samsung, Expedia, Sky, Tchibo)
• Eine zweite Person im Office Management, mit der du dir die Aufgaben aufteilen kannst

Wir freuen uns darauf, dich kennenzulernen.