Office Manager*in (m/w/d) – Schulorganisation & Front Office

Die Dr. med. Christine Schrammek Fachschule für dermatologische Kosmetik ist eine private Berufsfachschule mitten im Herzen von Düsseldorf. Seit über 50 Jahren bilden wir mit Leidenschaft Kosmetiker*innen aus – praxisnah, medizinisch fundiert und mit klarem Qualitätsanspruch. Für diese fundierte Ausbildung genießen wir einen exzellenten Ruf in der Fachwelt. Unsere Schüler*innen – zwischen 16 und 50 Jahren – durchlaufen eine dreisemestrige Ausbildung in einem modernen und wertschätzenden Lernumfeld, welches Professionalität und zeitgemäße Kosmetik verbindet. Im November 2025 wurden wir beim Beauty Forum Stars Award in der Kategorie „Ausbildung“ mit dem 1. Platz ausgezeichnet.

Zur Unterstützung unseres Teams suchen wir ab sofort eine(n):

Office Manager*in (m/w/d) – Schulorganisation & Front Office

In Ihrer Rolle sind Sie die zentrale Ansprechperson unserer Fachschule und sorgen dafür, dass im täglichen Ablauf alles reibungslos funktioniert – organisiert, lösungsorientiert und mit einem herzlichen Auftreten. Sie koordinieren Anfragen von Schüler*innen, Modellkund*innen und Interessent*innen, steuern das Terminmanagement und organisieren die Abläufe strukturiert und vorausschauend. Die Organisation administrativer Abläufe, die Pflege von Daten sowie Bestellungen und interne Abstimmungen liegen ebenfalls in Ihrer Verantwortung. Mit Ihrer empathischen und professionellen Art prägen Sie den ersten Eindruck unserer Schule nachhaltig. Sie treten souverän, klar und freundlich auf und geben auch in dynamischen Situationen Orientierung.

Ihre Aufgaben

• Zentrale Ansprechperson im Front Office unserer Fachschule für dermatologische Kosmetik
• Sicherstellung einer verlässlichen telefonischen und persönlichen Erreichbarkeit sowie professionelle Bearbeitung eingehender Anfragen
• Eigenverantwortliches Terminmanagement für Behandlungstermine unserer Modellkund*innen (online & telefonisch)
• Empfang, Betreuung und Verabschiedung von Modellkund*innen inklusive Abrechnung und serviceorientierter Beratung
• Digitale Pflege und Verwaltung von Schüler- und Kundendaten im ERP-System sowie administrative Bearbeitung schulbezogener Vorgänge
• Organisation von Bestellungen, Material- und Büroverwaltung sowie Koordination von Terminen mit externen Partnern
• Unterstützung der Schulleitung im operativen Tagesgeschäft

Ihr Profil

• Erfahrung im Front Office, in der Organisation oder in einer serviceorientierten Branche (z. B. Kosmetik, Hotel, medizinisches Umfeld o. Ä.)
• Ausgeprägtes Organisationstalent und Freude daran, mehrere Abläufe strukturiert zu koordinieren
• Digitale Affinität und guter Umgang mit gängigen Microsoft Office Anwendungen
• Selbstständige, sorgfältige und verantwortungsbewusste Arbeitsweise
• Freude am wertschätzenden Umgang mit Schüler*innen, Modellkund*innen und Interessent*innen
• Ein kosmetischer Hintergrund oder Interesse an dermatologischer Kosmetik ist wünschenswert, aber keine Voraussetzung

Perspektivisch besteht bei passendem fachlichem Hintergrund die Möglichkeit, sich auf Wunsch auch punktuell im Unterricht oder bei Fachseminaren einzubringen.

Die Stelle wird in Vollzeit (bevorzugt) oder Teilzeit (mindestens 30 Stunden/Woche, 5 Arbeitstage) ausgeschrieben.

Ihre Vorteile

Bei uns erwartet Sie eine spannende und erfüllende Aufgabe in einer etablierten und innovativen privaten Berufsfachschule mit hervorragendem Ruf. Als fester Teil eines Teams gestalten Sie die weitere Entwicklung durch Ihre Arbeit mit, bringen Ideen ein und arbeiten mit spannenden Menschen zusammen. Wir bieten Ihnen viele Vorteile in einem ausgezeichneten Umfeld (Great Place to Work – Beste Arbeitgeber NRW) und freuen uns darauf, gemeinsam zu wachsen.

Unsere moderne Fachschule befindet sich zentral gelegen mitten in der Düsseldorfer Innenstadt, zwischen der Königsallee und dem Carlsplatz. Freuen Sie sich auf top-moderne Ausstattung und zahlreiche Mitarbeiter‑Benefits im Team von Dr. med. Schrammek. Viele Einkaufs- und Freizeitmöglichkeiten befinden sich in fußläufiger Entfernung, die U-Bahn‑Station „Benrather Str.“ direkt vor der Tür.

Mehr über Ihre Vorteile und uns als Arbeitgeber erfahren Sie unter Einblicke hinter die Kulissen bekommen Sie auf Instagram @kosmetikschule.schrammek

Haben wir Ihr Interesse geweckt?

Dann senden Sie uns bitte Ihre Bewerbungsunterlagen mit Gehaltsvorstellung und frühestem Eintrittstermin per E-Mail an c.dellenbusch (at) schrammek.de

Wir freuen uns auf Sie!