Order Management & Logistics Specialist (m/w/d) – mit Perspektive Projekte Digitalisierung & Pr[...]

Order Management & Logistics Specialist (m/w/d) – Customer Operations / Order-to-Cash | Digitalisierung & Prozessoptimierung

Standort: Heidelberg (vor Ort) | Vollzeit | optional 1 Tag/Woche Homeoffice

Warum BioCat / Warum jetzt:

• BioCat (20 Mitarbeitende, Heidelberg) liefert seit über 20 Jahren Life Science Forschungsreagenzien und Technologien an Universitäten, Biotech und Pharma. Jetzt gehen wir den nächsten Schritt: Prozesse automatisieren, eCommerce/eProcurement ausbauen und Systeme modernisieren . Dafür suchen wir eine Person, die operativ stark ist – und Lust hat, Dinge nachhaltig besser zu machen.

Deine Rolle

• Du arbeitest entlang des Order-to-Cash (O2C) Prozesses und sorgst für saubere Abläufe zwischen Customer Operations, Logistik und ERP. Gleichzeitig kannst du (je nach Erfahrung) Teilprojekte zur Prozessoptimierung und Digitalisierung übernehmen.

Deine Aufgaben:

• End-to-End Abwicklung von Kundenaufträgen (Auftragsanlage, Bestätigung, Nachverfolgung, Reklamationen)
• Koordination von Versand, Import/Export, Lieferterminen und Dokumenten
• Kommunikation mit internationalen Lieferanten und Kunden (DE/EN)
• Sicherstellen eines sauberen Waren- und Informationsflusses im ERP
• Identifikation von Prozessbrüchen + Mitarbeit an Verbesserungen (Schnittstellen, Standards, Templates, KPIs)
• Optional/perspektivisch: Übernahme von Teilprojekten (z.B. Automatisierung, eProcurement/EDI, ERP-Weiterentwicklung)

Das bringst Du mit (Must-Have)

• Kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Erfahrung im Order Management / Auftragsabwicklung / Logistik
• Strukturierte, zuverlässige Arbeitsweise und Freude an Abstimmung mit vielen Schnittstellen
• Digitale Offenheit: sicher im Arbeiten mit ERP/Excel und Lust auf neue Tools & Automatisierung

Sprachkenntnisse

• Effektive Kommunikation mit unseren Kunden (z.B. über Vertragsbedingungen) ist eine essentielle Voraussetzung, um in dieser Position erfolgreich zu sein. Deshalb ist es wichtig, dass Du fundierte Kenntnisse der deutschen (mindestens C1) und englischen Sprache (mindestens B2) besitzt.

Das wünschen wir uns (Nice-to-Have)

• Erfahrung mit Prozess-/Projektarbeit (LEAN, Agile, SOPs, KPI-Tracking)
• Berührungspunkte zu eCommerce, eProcurement oder EDI
• Erfahrung im Life-Science-Umfeld oder technische Affinität
• Zusammenarbeit mit Sales/Customer Service in einem B2B-Umfeld

Dein Impact in 6 - 12 Monaten

• Du hast unsere Auftragsabwicklung stabil im Griff und Transparenz in Status/Lieferzeiten geschaffen
• Du hast mindestens 1–2 konkrete Verbesserungen umgesetzt (z.B. Standardisierung, weniger manuelle Schritte, bessere Datenqualität)
• Du bist ein verlässlicher Ansprechpartner für Kunden & Lieferanten – und intern ein echter „Process Owner“

Was wir Dir bieten

• Weiterentwicklung mit System: starker Fokus auf Training & persönliches Wachstum – aktiv gefördert und unterstützt (auch durch unsere AddLife-Gruppe)
• Verantwortung mit Gestaltungsspielraum in einem kleinen, schnellen Team
• Moderne Tools im Aufbau (HubSpot CRM, Sana KI-Workspace) und echte Transformationsprojekte
• Kurze Entscheidungswege, direkte Zusammenarbeit mit Geschäftsführung/Operations
• Benefits: Jobticket, Parkplatz am Haus, Zuschuss/Beitrag zur Altersversorgung
• Arbeitsmodell: vor Ort in Heidelberg (unsere klare Präferenz), optional 1 Tag/Woche Homeoffice möglich

Gehalt

• Marktüblich und erfahrungsabhängig – kombiniert mit starkem Entwicklungspfad, Gestaltungsspielraum und der Möglichkeit, in 6–12 Monaten messbar Prozesse zu verbessern und Verantwortung auszubauen.
• Sende uns dein Profil/Lebenslauf oder schreib uns kurz, was dich reizt (auch wenn du nicht alle Nice-to-haves erfüllst).