Transport Operations Coordinator (m/w/d)

Standort: Essen | Team: Operations | Start: ab sofort | Arbeitszeit: 5-Tage-Woche in Wechselschichten, Zeitfenster 07:00-18:30 (Mo-Sa) | Anstellung: Vollzeit

Das ist Deine Rolle

Als Transport Operations Coordinator verantwortest du die operative Abwicklung laufender Transporte nach der Disposition. Du stellst sicher, dass Aufträge korrekt erfasst, aktiv überwacht und vollständig abgeschlossen werden – inklusive lückenloser Zustellnachweise (POD). Der Fokus liegt auf Execution Excellence : Transparenz, Geschwindigkeit und Verlässlichkeit in der laufenden Transportdurchführung.

Deine Aufgaben

• Auftragsannahme & Anlage
• Entgegennahme von Transportaufträgen (Telefon, E-Mail, Schnittstellen)
• Prüfung auf Vollständigkeit und Plausibilität
• Anlage und Pflege im TMS (Sirum)
• Klärung offener Details mit Kunden und Disposition
• Sendungsüberwachung (Control Tower)
• Aktives Tracking laufender Transporte
• Proaktive Kommunikation bei Abweichungen (Verspätung, Probleme)
• Abstimmung mit Fahrern, Subunternehmern und Disposition
• Sicherstellung der termingerechten Zustellung
• POD-Management (Proof of Delivery)
• Einholung, Prüfung und Zuordnung von Ablieferbelegen
• Nachverfolgung fehlender PODs
• Sicherstellung vollständiger Dokumentation für Abrechnung
• Kommunikation mit Kunden bei Rückfragen
• Kundenkommunikation
• Statusupdates zu laufenden Sendungen
• Bearbeitung von Rückfragen und Reklamationen im Tagesgeschäft
• Schnittstelle zwischen Kunde, Disposition und Fahrern
• Datenqualität & Abschluss
• Pflege und Aktualisierung aller relevanten Auftragsdaten
• Sicherstellung abrechnungsfähiger Daten
• Unterstützung bei Auswertungen und Reporting

Dein Profil

• Mind. 2 Jahre Erfahrung in Transportsteuerung (Kurier/KEP, Spedition o. ä.)
• Strukturiert, entscheidungsstark; sehr gutes Deutsch (C1)
• IT-fit (TMS, MS Office)
• Teamgeist und Verlässlichkeit; einfaches Führungszeugnis bei Einstellung

Warum DWK

Starke Basis, modernes Setup: 35+ Jahre am Markt, moderne Software und klare Prozesse

Planbare Schichten: Zeitfenster 07:00–18:30, keine Nachtschichten

Ausstattung: ergonomische Arbeitsplätze, aktuelle Tools, moderne Hardware

Entwicklung: Trainings & Mentoring

Vergütung & Benefits: marktgerechter Gehaltsrahmen zzgl. Zuschlägen; moderne Arbeitsumgebung und kurze Entscheidungswege