Assistenz für das Vorzimmer der Leitung des Ausbildungszentrums für Verwaltung (m/w/d)

Über uns

Das Ausbildungszentrum für Verwaltung mit Sitz in Altenholz sucht zum nächstmöglichen Zeitpunkt unbefristet in Teilzeit (19,5 Stunden, vorzugsweise vormittags) eine

Assistenz für das Vorzimmer der Leitung des Ausbildungszentrums für Verwaltung (m/w/d) (EG 6 TVöD-VKA)

Das Ausbildungszentrum für Verwaltung (AZV) ist die zentrale Aus-, Fort- und Weiter­bildungseinrichtung für die öffentliche Verwaltung in Schleswig-Holstein. Zum AZV ge­hören die Fachhochschule für Verwaltung und Dienstleistung (FHVD) mit Standorten in Altenholz und Reinfeld sowie das Kompetenzzentrum für Verwaltungs- Management (KOMMA) in Bordesholm und die Verwaltungsakademie in Bordesholm (VAB).

Das AZV versteht sich als moderner Dienstleister, der seinen Beschäftigten flexible Arbeitszeitregelungen, umfangreiche Personalentwicklungsmaßnahmen sowie ein be­triebliches Gesundheitsmanagement bietet.

Sie sind zentrale Anlaufstelle für den Leiter / die Leiterin des AZV sowie Schnittstelle zur Verwaltungsleitung und für interne und externe Ansprechpartner.  

Ihre Aufgaben

Zum Aufgabenbereich der ausgeschriebenen Stelle gehören insbesondere:

• Sicherstellung, dass Termine, Vorgänge und Unterlagen vorausschauend vorbereitet, koordiniert und zuverlässig nachgehalten werden

• Priorisierung und Beantwortung von E-Mails & Nachrichten im Namen der Leiterin / des Leiters des AZV

• Bewirtung von Gästen, Besucherbetreuung und Aktenverwaltung

• allgemeine Sekretariatsaufgaben  

• Die Übertragung weiterer Aufgaben bleibt der Leiterin / dem Leiter des AZV vorbehalten. 

Wir bieten Ihnen

• einen konjunkturunabhängigen und zukunftssicheren Arbeitsplatz im unmittelbaren Umfeld der Leitung  

• eine unbefristete Teilzeitbeschäftigung mit der Wertigkeit EG 6 TVöD-VKA bei einem modernen Bildungsdienstleister

• eine verantwortungsvolle, abwechslungsreiche Tätigkeit in einem dynamischen Umfeld

• ein betriebliches Gesundheitsmanagement

• attraktiven Leistungen des öffentlichen Dienstes wie betriebliche Altersvorsorge (VBL), Jahressonderzahlung, vermögenswirksame Leistungen

• Zuschuss zum Job- / Deutschlandticket

• Fahrradleasing

• Firmenfitness  

• zahlreiche Mitarbeiterrabatte dank unserer „corporate benefits “ 

Ihr Profil

Fachliche Qualifikation: 

• eine abgeschlossene Ausbildung zur oder zum Verwaltungsfachangestell­ten oder die 1. Angestelltenprüfung oder eine abgeschlossene dreijährige kaufmännische Ausbildung

• eine mindestens zweijährige einschlägige Berufserfahrung im Bereich der Büroorganisation, möglichst im Bereich eines Vorzimmers

• gute Kenntnisse in MS-Office-Programmen (Word, Excel, Outlook) und Fähig­keit, sich schnell in neue Anwendungsprogramme einarbei­ten zu können  

Persönliche Qualifikation:

• Fähigkeit und Bereitschaft zur kooperativen Zusammenarbeit, Teamfähigkeit und Serviceori­entierung

• Besondere Sorgfalt und Zuverlässigkeit, Verantwortungs- und Qualitätsbewusstsein, Organisationsgeschick auch in Hinblick auf wirtschaftliche und terminliche Notwendigkeiten

• Eigeninitiative, Leistungsbereitschaft, Belastbarkeit und Durchsetzungsvermögen

• Lernbereitschaft und Aufgeschlossenheit für neue Lösungsmöglichkeiten

• Kommunikationsfähigkeit in Schrift und Sprache

• Loyalität und Verschwiegenheit