Customer Support Representative (m/w/d)

Your ticket to make a difference

Mesa Labs ist weltweit führend in der Entwicklung und Herstellung von Life-Science-Tools und kritischen Qualitätskontrolllösungen für Anwendungen in der Pharma-, Gesundheits- und Medizingeräteindustrie. Wir bieten Produkte und Dienstleistungen an, die unseren Kunden helfen, die Produktintegrität sicherzustellen sowie die Patienten- und Arbeitssicherheit zu erhöhen.

Für unseren Standort München suchen wir zum nächstmöglichen Zeitpunkt
zunächst befristet für ein Jahr einen

Als Customer Support Representative II bearbeiten Sie Kundenaufträge eigenverantwortlich und sorgen für eine effiziente, termingerechte und fehlerfreie Auftragsabwicklung. Sie bearbeiten komplexe Kundenanliegen, arbeiten eng mit internen Teams zusammen und leisten durch Ihre Unterstützung neuer Teammitglieder sowie die kontinuierliche Optimierung von Prozessen einen wichtigen Beitrag zu hoher Kundenzufriedenheit und operativer Exzellenz.

Auftragsbearbeitung und -management:

• Kundenaufträge erfassen, prüfen und bearbeiten, einschließlich aller relevanten Daten wie Produkte, Mengen, Preise, Rabatte, Verfügbarkeit und Lieferanweisungen sowie Priorisierung nach Dringlichkeit und Komplexität.
• Kundeninteraktionen und auftragsbezogene Dokumente, einschließlich Rechnungen, im Order-Management-System bearbeiten und dokumentieren.
• Rücksendungen, Umtauschvorgänge und Rückstände bearbeiten und dabei eine korrekte, vollständige Dokumentation sowie die Einhaltung interner Richtlinien sicherstellen.

Kundenkommunikation:

• Kundenanfragen zum Auftragsstatus, zur Produktverfügbarkeit, zu Lieferterminen und weiteren auftragsbezogenen Themen per Telefon und E-Mail bearbeiten.
• Kunden proaktiv über Auftragsstatus, Versand, Liefertermine, Verzögerungen und Änderungen informieren sowie eine transparente Kommunikation sicherstellen.

Zusammenarbeit mit internen Teams:

• Enge Zusammenarbeit mit Logistik, Finance, Vertrieb, sowie Quality- und Produktteams zur Sicherstellung einer reibungslosen, termingerechten und korrekten Auftragsabwicklung.
• Unterstützung bei der Klärung von Abweichungen, Sonderanfragen, Produktproblemen und Retouren sowie Bereitstellung relevanter Auftrags- und Produktinformationen.

Problemlösung:

• Komplexe auftragsbezogene Anliegen, Reklamationen und Lieferprobleme analysieren, bearbeiten und kundenorientiert lösen.
• Komplexe Fälle an die zuständigen Fachbereiche oder den zuständigen Manager eskalieren sowie Optimierungspotenziale erkennen und zur kontinuierlichen Verbesserung der Prozesse beitragen.

Prozessverbesserung:

• Auftragsbearbeitungsprozesse analysieren, Optimierungspotenziale identifizieren und Maßnahmen zur Steigerung von Effizienz, Qualität und Kundenzufriedenheit entwickeln und umsetzen.
• Mit funktionsübergreifenden Teams sowie der IT zusammenarbeiten, um Order-Management-Prozesse und Systeme kontinuierlich zu optimieren und die Auftragsbearbeitung nachhaltig zu verbessern.
• Bei der Erstellung von Berichten zu Kundenfeedback unterstützen und Erkenntnisse zur kontinuierlichen Verbesserung mit dem Team teilen.

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation.
• Mindestens 1–2 Jahre Berufserfahrung in der Auftragsbearbeitung, im Kundenservice oder einer vergleichbaren administrativen Tätigkeit.
• Sehr gute Deutsch- und gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift sowie ausgeprägte Kommunikationsfähigkeit im Umgang mit Kunden und internen Ansprechpartnern.
• Sorgfältige, strukturierte und eigenverantwortliche Arbeitsweise mit hoher Detailgenauigkeit und ausgeprägten Organisationsfähigkeiten sowie analytischem Denkvermögen und Lösungsorientierung zur selbstständigen und teamorientierten Bearbeitung komplexer Kundenanliegen in einem dynamischen Umfeld.
• Erfahrung mit CRM, ERP-Systemen und Order-Management-Software.

• Kurze Entscheidungswege
• Kontinuierliche Weiterentwicklung und Förderung durch ein umfangreiches Schulungsangebot
• Ein internationales Arbeitsumfeld mit tollem Betriebsklima
• 30 Tage Urlaub
• 38,5-Stunden-Woche
• Obstkorb
• Flexibles Arbeiten