Executive Assistance (w/m/x) in Berlin

Stellenbeschreibung:

Deine Aufgaben

PIABO steht für Pioniergeist, Individualität, Arbeiten auf Augenhöhe, Bestleistung und Offenheit gegenüber Neuem. Als führender europäischer Full‑Service‑Partner der Digitalwirtschaft erzielt PIABO mit Hauptsitz in Berlin internationale Sichtbarkeit für Unternehmen aus Bereichen wie Fintech, AI, SaaS, Greentech und vielen mehr – mit einem multidisziplinären Team aus PR, Social Media, Content und Markenstrategie.

Wir suchen keine klassische Assistenz. Wir suchen jemanden, der schon mal Agentur‑Zirkusluft geschnuppert hat, weiß, dass „spontan“ das neue „geplant“ ist und trotzdem die Übersicht behält. Jemanden, der nicht nur Kalender‑Tetris spielt, sondern das Spiel gewinnt.

Warum diese Rolle mehr ist als „nur“ Assistance

Hier geht es nicht ums Abarbeiten. Hier geht es darum, die entscheidende Person zu sein, die unserem CEO Tilo den Rücken freihält. Du bist drei Schritte voraus, während andere noch sortieren, wo sie stehen. Du erkennst, dass „Können wir kurz?“ nie kurz ist und dass „nur eine Dienstreise“ immer eine kleine logistische Meisterleistung bedeutet.

Du bist Dreh‑ und Angelpunkt, Schaltzentrale und Navigator:in durch interne und externe Stakeholder‑Landschaften. Offiziell heißt das „Assistenz“. In Wahrheit bist du die Person, die dafür sorgt, dass wichtige Entscheidungen überhaupt möglich werden.

Du arbeitest eng mit der Geschäftsführung und im People & Operations Team. Das bedeutet kurze Wege, Verantwortung im eigenen Bereich und die Möglichkeit, Prozesse aktiv mitzugestalten.

Dein Alltag (Spoiler: langweilig wird es nicht)

Stratege:in für alles Organisatorische: Von „Wann ist der nächste Flug?“ bis „Kriegen wir das Event noch diese Woche hochgezogen?“ – du hast die Antwort parat, bevor die Frage zu Ende gestellt ist.
Reise‑Architekt:in: Internationale Trips, Jetlag, Last‑Minute‑Änderungen – du jonglierst das souverän und weißt, dass WLAN im Flieger ein Mythos ist.
Event‑Profi: Du planst, organisierst, begleitest und stellst sicher, dass Networking‑Events und Co. nicht nur laufen, sondern Eindruck machen.
Kalender‑Mastermind: Dein Spielfeld ist ein Terminplan, der bunter ist als ein Rubik’s Cube und du erkennst sofort, was Priorität hat.
Operative Basis: Abrechnungen, Belege, Erinnerungen – nicht glamourös, aber wichtig. Du machst’s nebenbei mit Links.
Unterstützung des Office Managements

Dein Profil

du mindestens 1,5 Jahre Erfahrung in einer ähnlichen Rolle mitbringst – Agenturhintergrund ist ein echtes Plus.
Organisation deine Superkraft ist: Du liebst es, wenn ein Plan aufgeht, und kannst improvisieren, wenn Plan A bis Z mal wieder Feuer fängt.
Drucksituationen dich nicht ins Schwitzen bringen, sondern höchstens zum Augenrollen mit einem Lächeln.
du weißt, wann ein „Nein“ das beste „Ja“ ist – und das auch klar kommunizierst.
du mit G Suite blind navigierst und weißt, wann KI deine eigene Assistenz ist.
Deutsch und Englisch fließend – schriftlich wie mündlich.

Warum wir?

Arbeit ist ein integraler Bestandteil des Lebens, weshalb wir bei PIABO besonderen Wert darauf legen, ein wertstiftendes Arbeitsumfeld für jede:n einzelne:n zu gestalten. Wir geben einander regelmäßig Feedback: Peer‑to‑peer, in 1on1s mit deiner Führungskraft oder in Entwicklungsgesprächen gemeinsam mit dem People Team. Dadurch arbeiten wir Stärken‑basiert und schaffen Raum zur persönlichen Entwicklung.