Executive Assistant - Besuchermanagement / Veranstaltungsmanagement (w/m/d)

Ich halte in einer anspruchsvollen Schnittstellenfunktion des Unternehmens intern und extern alle Fäden zusammen.

Das macht diesen Job für mich interessant: 50Hertz engagiert sich seit langem für die Energiewende. In meiner Position verantworte ich sämtliche Assistenzaufgaben für die IT-Bereichsleitung (IDS) und unterstütze auch darüber hinaus Führungskräfte und Teammitglieder, auch bei deren Planungs- und Reporting-Prozessen.

Meine Aufgaben:

• Planung und Organisation von Veranstaltungen und Besprechungen inkl. Besuchermanagement einschließlich Protokollerstellung sowie Koordination,
• Ansprechpartner*in für Anfragen und Auskünfte, insbesondere für zeitwirtschaftliche Fragestellungen und Erfassung von Daten sowie Reisekostenabrechnung,
• Pflege von Stammdaten in SAP-Systemen,
• Telefonische und schriftliche Korrespondenz auf Deutsch und Englisch, insbesondere Koordination und Nachhaltung des Schriftverkehrs mit relevanten Stakeholdern einschlicht Nachalten von Fristen,
• Terminkoordination und -überwachung einschließlich inhaltlicher Vor- und Nachbereitung, auch im Austausch mit anderen Bereichen,
• Verantwortung des Posteingangs und aller administrativer Aufgaben und Pflege der Ablage /Dokumentation,
• Unterstützung und Mitgestaltung bei der kontinuierlichen Verbesserung von Prozessen und IT-Systemen,
• Unterstützung bei der bereichsinternen und unternehmensweiten Kommunikation.

Meine Kompetenzen:

• Abgeschlossene Berufsausbildung sowie einschlägige Berufserfahrung in einem vergleichbaren Umfeld,
• Versierter Umgang mit MS Office und SAP-Systemen,
• Hohes Maß an Selbstständigkeit und Teamfähigkeit,
• Ausgezeichnetes Kontakt- und Kommunikationsverhalten,
• Professioneller Umgang mit vertraulichen Unterlagen und Informationen,
• Sehr gute Deutsch- (C1) und Englischkenntnisse (C1) in Wort und Schrift.

Kein Muss, aber von Vorteil:

• Kenntnisse der Energiewirtschaft.
  

Flexikompass - so flexibel ist diese Stelle

• Arbeitszeit: 37 Wochenstunden (Vollzeit),
• Flexible Arbeitszeiten mit Langzeitkonto zur Unterstützung Ihrer Work-Life-Balance,
• Die Zahl der Gleittage ist nicht begrenzt,
• Keine Kernarbeitszeit,
• Mobiles Arbeiten (auch von zuhause) möglich.