Executive Operations Manager to CEO (m/w/d)

Die meisten Assistenzen verwalten. Du lieferst.

Wenn du aus drei Stichworten per WhatsApp ein fertiges Ergebnis machst, ohne nachzufragen, bist du hier richtig.

15 bis 25 parallele Themen. Direkte Zuarbeit zum CEO. Diskretion wie in einem Family Office.

Nicht Kalender pflegen, sondern den Kopf des Gründers freiräumen. Dein Ziel: Dem CEO 8 Stunden pro Woche zurückgeben.

Du sorgst dafür, dass keine Abbuchung durchrutscht, kein Thema liegenbleibt und keine Information nach außen dringt. Du arbeitest direkt mit dem CEO und niemandem dazwischen.

Aufgaben

• BRUCHSTÜCKE VERARBEITEN – Der CEO gibt halbe Sätze, WhatsApp-Fragmente, drei Stichworte im Vorbeigehen. Du recherchierst eigenständig, entscheidest im definierten Rahmen und lieferst ein fertiges Ergebnis in Stunden, nicht in Tagen.
• INBOX VERANTWORTEN – Die CEO-Inbox wird täglich durchgesehen, Mails sind bearbeitet, geroutet oder bewusst geparkt 95 % binnen 24 Stunden. 0 verpasste Termine, null verpasste Fristen über 12 Monate.
• KOSTEN JAGEN – SaaS-Abos, Kreditkarten-Abbuchungen, Lieferanten-Rechnungen. Du jagst Leichen, prüfst Plausibilität, verhandelst Preise und dokumentierst Einsparungen quartalsweise.
• VERTRÄGE PRÜFEN – Standard-Verträge, NDAs, Bestellungen bis 1.500 €: Du entscheidest im Rahmen selbst. Darüber: Entscheidungsvorlage mit Empfehlung, nicht mit Frage.
• STAKEHOLDER STEUERN – Anwälte, Steuerberater, Behörden, externe Partner. Du nimmst proaktiv Kontakt, hältst Fäden zusammen und schließt Loops, ohne dass der CEO nachfragt.
• RED LINES ERKENNEN – Du unterscheidest zwischen operativ entscheiden und Chefsache. Gesellschafterdaten, Finanzkennzahlen, Familien-Interna gehen nie ohne CEO raus, auch nicht bei Druck von außen. DISKRETION LEBEN – Was du weißt, bleibt bei dir. Nicht mit Familie, nicht mit Kollegen, nicht unter „zwischen uns gesagt