Mitarbeiter*(m/w/d) Empfang und Office-Organisation

Als erste Ansprechperson für unsere Kunden, Lieferanten und Gäste gestaltest Du den ersten Eindruck unseres Unternehmens aktiv mit. Zur Verstärkung unserer Zentrale in Freiburg suchen wir im Rahmen einer Elternzeitvertretung, zunächst befristet auf ein Jahr, zum nächstmöglichen Zeitpunkt einen Mitarbeiter* (m/w/d) Empfang und Office-Organisation .

Deine Aufgaben

• Empfang von Kunden, Lieferanten, Bewerbenden und Gästen an unserem Hauptstandort
• Telefonzentrale: Annahme und Weiterleitung von Anrufen an die zuständigen Ansprechpartner*innen
• E-Mail-Weiterleitung zentraler Postfächer an die entsprechenden Fachabteilungen
• Intranetpflege: Verfassen, Einstellen und Verwalten interner Mitteilungen und Meldungen
• Projektbezogene Assistenz im Vertriebsbereich: Organisation, Nachverfolgung und Verwaltung laufender Projekte
• Reiseorganisation: Buchung von Hotelübernachtungen, Bahn- und Flugreisen, Verwaltung von BahnCards
• Besuchermanagement & Raumorganisation: Koordination von Besprechungsräumen, Tagungsequipment und Meeting-Vorbereitungen
• Poolfahrzeugverwaltung: Koordination und Vergabe der unternehmensinternen Fahrzeuge
• Verpflegungsorganisation: Bestellung und Abstimmung von Speisen und Getränken für interne Veranstaltungen und Schulungen
• Postbearbeitung: Unterstützung bei der Verteilung von Ein- und Ausgangspost

Dein Profil

• Eine offene, freundliche und kommunikative Persönlichkeit - Du gehst gern auf Menschen zu und behältst auch bei hohem Besucheraufkommen am Empfang einen kühlen Kopf
• Eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, z. B. als Kauffrau/-mann für Büromanagement, Industriekauffrau/-mann, Hotelkauffrau/-mann o. ä. oder eine vergleichbare Berufserfahrung im Bereich Empfang, Assistenz oder Organisation (Quereinsteiger sind willkommen)
• Eine zuverlässige, strukturierte und selbstständige Arbeitsweise
• Eine gute schriftliche und mündliche Ausdrucksweise in deutscher Sprache - Du kommunizierst klar, verbindlich und freundlich
• Sicherer Umgang mit MS Office, insbesondere Outlook, Word und Excel
• Ein sicheres, gepflegtes und sympathisches Auftreten - Du repräsentierst unser Unternehmen gegenüber Gästen, Kunden und Lieferanten
• Du erkennst, wo Du gebraucht wirst, und packst mit an
• Englisch- oder Französischkenntnisse sind von Vorteil, aber kein Muss

*Wir handeln und sprechen von Mensch zu Mensch. Andere Kategorien, wie Geschlecht oder Herkunft, braucht es nicht. Wir setzen auf Vielfalt und lehnen Diskriminierung ab.